Feedback geven en ontvangen

Wat verstaan we onder feedback geven en ontvangen?

In het dagelijks leven wisselen we veel meer feedback uit dan we ons realiseren. Ga maar na hoe vaak je iemand een compliment maakt, een suggestie doet, of vraagt om een mening. Een ander voorbeeld is de informatie die je krijgt tijdens ‘leren on the job’. Feedback is een onderdeel van onze interactie. Zonder dat zouden we asociale en onaangepaste wezens zijn. We vinden het zelfs zo normaal, dat we er niet bij stilstaan. Maar zodra we het als ‘feedback’ gaan benoemen, wordt het een ander verhaal.

Zodra het woord ‘feedback’ valt zijn we ons ervan bewust dat er iets over ons gezegd gaat worden. Het is of je even stilstaat en er speciale aandacht voor je is. En dat is precies waar het om gaat als we het in dit kader over feedback hebben. Het is de communicatie die je uitwisselt over de waarneming van het gedrag van de ander met de bedoeling dat de ander ervan kan leren. Die laatste toevoeging is niet te onderschatten. Wil je een veilige en vertrouwde feedbackcultuur creëren, dan is de intentie waarmee feedback wordt uitgewisseld cruciaal. De feedback moet constructief zijn, de feedback is kwalitatief goed en is niet bedoeld om de ander onderuit te halen.

Hoe draagt feedback bij aan ontwikkeling?

Iedereen heeft een beeld van zichzelf. Je kunt er alleen achter komen of dit beeld realistisch is door het te spiegelen aan het beeld dat anderen van jou hebben. Hoe meer jouw eigen beeld overeenkomt met dat van anderen, hoe beter je weet wat je van jezelf en wat anderen van jou kunnen verwachten. Met 360 graden feedback krijg je inzicht in hoe anderen jou waarnemen. 

De toevoeging ‘360 graden’ betekent dat je vanuit breed perspectief een beeld van jezelf krijgt omdat je feedback krijgt van mensen die jou vanuit een verschillende hoedanigheid kennen. In de werksfeer betekent dat, dat je bijvoorbeeld van je manager of leidinggevende, van collega’s en van externen zoals leveranciers of klanten feedback krijgt, en dat er ruimte is voor zelfreflectie. Belangrijke voordelen van 360 graden feedback zijn dat je je bewust wordt van je eigen blinde vlek en dat je een gefundeerde basis krijgt voor je eigen ontwikkeling.

Hoewel feedback, zeker in het begin, als spannend kan worden ervaren, vindt het overgrote deel van de medewerkers het een essentieel onderdeel voor hun persoonlijke groei. Omdat het enerzijds dus zo belangrijk is, en anderzijds ook spannend kan zijn, is het cruciaal om het werken met feedback goed voor te bereiden, te begeleiden en te blijven monitoren. In de praktijk zien we nog wel eens dat feedback ‘verbloemd’ wordt gegeven, terwijl transparantie juist zo belangrijk is voor de effectiviteit van feedback. Wat kunnen we daar aan doen?

Aan welke criteria moet 360 feedback voldoen?

Om het werken met feedback succesvol te laten zijn is het zaak dat je weet wat kwalitatief goede feedback is. Kwalitatief goede feedback is feedback die eenduidig en constructief is. Het laat geen ruimte over voor verschil in interpretaties en het wordt ervaren als opbouwend. De een is van nature meer begenadigd in het geven van kwalitatief goede feedback dan de ander. Het goede nieuws is dat iedereen het kan leren. We bespreken hieronder de criteria waaraan goede feedback moet voldoen en geven tips waar je als feedbackgever rekening kunt houden.

Wat is kwalitatief goede feedback?

Kwalitatief goede feedback:

• is eenduidig en specifiek
• is gebaseerd op waarnemingen van gedrag
• is op positieve wijze geformuleerd (ook als het kritisch opbouwend is)
• wordt gegeven met de intentie om de andere beter te maken 
• wordt tijdig gegeven

Hoe kun je kwalitatief goede feedback geven: effectieve tips.

Als je weet aan welke criteria goede feedback voldoet, kun je dit vertalen naar je eigen manier van feedback geven. Met de onderstaande tips zorg je ervoor dat je feedback zo effectief mogelijk is:

1. Vraag toestemming: Vraag eerst of de ander openstaat voor feedback en of het schikt. Het geeft de ontvanger een gevoel van controle en hij of zij voelt zich meer voorbereid.
2. Baseer op feiten: Richt je op feitelijke waarnemingen, niet op de persoon, om defensieve reacties te voorkomen. Zeg dus bijvoorbeeld niet: ‘ik vind je dominant’, maar baseer het op je waarneming: ‘Je viel me 4 keer in de reden’. 
3. Wees specifiek: Geef concrete feedback zodat de ontvanger weet wat goed ging of beter kan. ‘Dat heb je goed gedaan’ klinkt leuk, maar je hebt meer aan: ‘Je hebt de presentatie in heldere en voor de doelgroep begrijpelijke taal gegeven’. 
4. Gebruik positief taalgebruik: Formuleer opmerkingen constructief om een betere samenwerking te bevorderen. Een negatieve insteek is bijvoorbeeld: ‘Je moet tijdens een meeting je mond eens houden.’ Een positieve insteek is: ‘Als je anderen de gelegenheid geeft om hun kijk op de zaak te geven, dan bevordert dat de onderlinge sfeer.’
5. Spreek vanuit jezelf: Deel je eigen observaties. Betrek niet de mening van anderen erbij. Zeg dus bijvoorbeeld niet ‘anderen vinden het ook’.
6. Geef tijdig feedback: Wacht niet te lang met het geven van je feedback. Vaak weten mensen niet meer waar je op doelt, of het is mosterd na de maaltijd.
7. Wees helder: Je kunt positieve en negatieve feedback afwisselen, maar combineer het niet in één opmerking. De zogenaamde ‘sandwichmethode’ leidt vaak tot verwarring. Hou er ook rekening mee dat negatieve feedback meer negatieve impact heeft op iemand, dan positieve feedback positieve impact heeft. Zoek daarin dus de balans.
8. Luister: Creëer een open dialoog en geef ruimte voor de reactie van de ontvanger. De beleving van de ontvanger kan anders zijn dan die van jou. Voorkom dat je spreekt vanuit aannames en bekijk het vanuit elkaars perspectieven.

Een methode die vaak wordt aangeraden voor het geven van kwalitatief goede feedback en die gemakkelijk te onthouden is, is de 3G methode:

• Beschrijf het Gedrag dat je hebt waargenomen
• Geef aan wat het Gevolg was
• Geef aan wat de Gewenste situatie is

Voorbeeldzinnen voor de 3G methode zijn:

• Ik merkte dat je gisteren tijdens de vergadering wat stil was (gedrag). 
• Hierdoor miste ik jouw input, die vaak waardevol is (gevolg). 
• Het zou fijn zijn als je in de volgende vergadering actief je ideeën deelt (gewenste situatie).

Welke fouten moet je vermijden als je feedback geeft?

Niets menselijks is ons vreemd, en we zullen vast niet altijd de ‘do’s’ van het feedback geven op ons netvlies hebben staan. In de praktijk kun je daarom vervallen in fouten die je het liefst wilt voorkomen als je feedback geeft. Om je ook daarvan bewust te laten zijn benoemen we hieronder ook de ‘don’ts’ van het feedback geven:  

1. Verkeerde intentie
   Feedback is bedoeld om constructief te zijn. Je wilt er iemand mee verder helpen. Het is niet een manier om iemand eens even flink de waarheid te zeggen.
2. Publiekelijk bekritiseren
   Zorg voor het juiste moment om iemand onder vier ogen te spreken als je kritische feedback wilt delen. Doe dit nooit in het bijzijn van anderen.
3. Welles-nietes discussie
   Feedback is bedoeld om constructief in gesprek te gaan. Voel je hevige emoties, misschien is het goed om dan even tot 10 te tellen, of er een nachtje over te slapen.
4. ‘Altijd’ of ‘nooit’ woorden
   Vermijd het gebruik van woorden als ‘altijd’ of ‘nooit’. Deze woorden generaliseren en maken de feedback eerder een persoonlijke aanval. Houd de feedback specifiek en feitelijk.
5. Sandwich methode? Toch maar niet.
   De sandwich methode werd in het verleden nog wel eens aanbevolen: begin met iets positiefs, daarna de kritische feedback en sluit af met weer iets positiefs. Helaas is het ook een doorzichtige methode die voor verwarring kan zorgen.
6. Afvinken op je lijstje
   Neem feedback serieus. Zie het niet als iets dat je nou eenmaal moet doen. Denk na over de feedback die je geeft en de manier waarop je dat doet.

Effectieve tips: hoe kun je om feedback vragen?

Het geven van feedback vraagt om training en ervaring. Daar zijn we ons vaak van bewust en we hebben er aandacht voor. Maar het vragen om feedback heeft ook effect op de effectiviteit van de feedback die wordt gegeven. Je kunt je voorstellen dat een vraag als ‘wat vind je van mij?’ veel lastiger te beantwoorden is omdat het veel ruimte laat voor interpretatie, dan een vraag als ‘wat vond je van mijn input tijdens de kwartaalmeeting?’. Het vragen van feedback is nog wel eens onderbelicht. Het is daarom raadzaam om ook oog te hebben voor de manier waarop je feedback vraagt. De volgende tips helpen daarbij:

1. Kies het juiste moment
   Vraag om feedback direct na een project of een taak en zorg dat de persoon voldoende tijd heeft om een antwoord te geven.
2. Wees specifiek
   Richt je vraag op een specifieke taak, prestatie of vaardigheid en vermijd vage vragen zoals ‘Hoe ging het?’. Een betere vraag is: ‘Hoe vond je mijn bijdrage aan het project?’
3. Stel open vragen
   Gebruik vragen die niet met ‘ja’ of ‘nee’ te beantwoorden zijn.
4. Vraag naar verbeteringen én sterke punten
   Vraag niet alleen naar wat beter kan, maar ook naar wat goed ging.
5. Bedank voor de feedback
   Spreek je waardering ervoor uit dat iemand de moeite heeft genomen om je feedback te geven en geef aan wat je ermee kunt doen.

Een voorbeeldvraag die je waardevolle feedback kan opleveren is: ‘In welke projecten of onderwerpen denk je dat mijn vaardigheden de meeste waarde toevoegen? Waarom juist in die projecten?’ 

Het ontvangen van feedback: hoe doe je dat?

De manier waarop feedback wordt gevraagd en gegeven heeft impact op de effectiviteit van de feedback. Maar de ontvanger van de feedback speelt daar zelf ook een rol in. Hoe ontvankelijk ben je voor feedback? Dat wordt mede bepaald door iemands persoonlijkheid. De een zal feedback heel gemakkelijk naast zich neer leggen en er niets mee doen terwijl een ander dagenlang spanning kan ervaren en ieder woord zwaar zal laten wegen. Persoonlijkheid is slechts in beperkte mate te beïnvloeden. Wel kun je mensen bewust maken van hun eigen rol met de volgende tips:

1. Stel jezelf open
   Stel jezelf open, dat zorgt voor meer vertrouwen en je zal zien dat de ander zich dan ook sneller open zal stellen waardoor je meer waardevolle feedback krijgt.
2. Wees niet bang
   Feedback gaat namelijk over jezelf. Anderen vertellen wat je goed doet, maar ook wat minder goed gaat. Dat kan spannend zijn. Maar vergeet niet: voor degene die jou feedback moet geven is het ook eng.
3. Luister
   Luister goed naar de feedback die wordt gegeven. Vat samen wat je hebt gehoord en check of het klopt door te vragen of je begrepen hebt wat de ander bedoeld.
4. Neem de tijd om het te verwerken
   Of het nou positief of opbouwend is, er zijn vaak emoties aan verbonden. Neem de tijd om deze emoties te verwerken. Na deze fase van nadenken komt er een fase waarin je kan bedenken wat je van de feedback kan leren.
5. Schiet niet in de verdediging
   Stel je open voor opbouwende feedback. Wanneer jij in de verdediging schiet schaad je het vertrouwen en zullen de waardevolle gedachten van de ander verloren gaan.

De rol van de organisatie: hoe begeleid je het werken met feedback?

Tot nu toe hebben we het vooral gehad over de rol van de feedbackontvanger en de feedbackgever. We hebben de individuele feedback uitwisseling belicht. Voor de organisatie, en HR professionals in het bijzonder, is er echter een cruciale rol weggelegd om het werken met feedback te begeleiden. Je komt namelijk niet van de ene op de andere dag tot een volwassen feedback cultuur waarin mensen vertrouwen en veiligheid ervaren en waarin ze actief feedback uitwisselen. Een dergelijke cultuur moet groeien en dat vergt voorbereiding, begeleiding en monitoring. Met andere woorden: het verdient continue aandacht.

In vier fases naar een volwassen feedback cultuur

Als je gaat werken met feedback is daarvoor een aanleiding. Zo volstaat bijvoorbeeld de klassieke beoordelingscyclus niet meer of wil je overgaan naar meer zelfregie voor medewerkers. Feit is dat een eigentijdse HR cyclus zijn intrede heeft gedaan bij heel veel organisaties. Feedback is daar een essentieel onderdeel van. 

In de Feedback Toolkit van Treams worden de vier fases beschreven die je als organisatie doorloopt naar een volwassen en actieve feedback cultuur. De Toolkit biedt praktische handvatten zoals workshopvormen, oefeningen, do’s and don’ts en verdieping per fase. We geven hieronder een korte samenvatting.

• Fase 1: Ben je er klaar voor? 
  In deze fase verken je of je als organisatie klaar bent om met feedback te gaan werken. Een heldere visie en draagvlak staan centraal in deze fase.  
• Fase 2: Voorbereiding en snuffelfase
  De manier waarop je het werken met feedback introduceert is de focus in deze fase. Doe de eerste ervaringen op en leer van de feedback die je zelf krijgt. Met een oefening als ‘liefdevol roddelen’ kun je deelnemers op positieve wijze feedback laten ervaren. Je vindt meer oefeningen in de Feedback Toolkit.
• Fase 3: Introductie van de werkwijze
  Je gaat nu daadwerkelijk starten met feedback. Communicatie en activatie zijn sleutelwoorden. In de Feedback Toolkit vind je allerlei workshopvormen, spellen en voorbeeldvragen om je mensen vertrouwen te geven en op weg te helpen. Meer ideeën voor oefeningen in feedbackvaardigheden vind je op Werkvormen.info.
• Fase 4: Wordt het stil?
  Merk je na verloop van tijd dat de feedback uitwisseling wat stil komt te liggen? Dat kan komen omdat de aandacht is verslapt. Je doet er goed aan om structureel het feedback thema te belichten! Dat kan ook op ludieke manieren. Denk bijvoorbeeld aan een feedback spel.  En misschien moet je weer even een stapje terug gaan naar een vorige fase.

Een belangrijke succesfactor voor feedback: maak het eenvoudig!

Hoe goed je ook voorbereid bent en hoe weldoordacht je je mensen ook hebt meegenomen in het werken met feedback, in de praktijk is er een cruciale factor die het succes bepaalt: feedback moet een eenvoudig en natuurlijk  onderdeel worden van de dagelijkse werkpraktijk. We weten allemaal hoe de hectiek van de dag je op kan slurpen, waardoor ‘secundaire’ zaken blijven liggen. Helaas valt persoonlijke ontwikkeling en feedback daar voor sommigen ook onder. 

De cijfers tonen aan dat HR en medewerkers gebaat zijn bij het werken met feedback software. Zo geeft 64% van de HR managers aan dat een feedbacktool positief bijdraagt aan de motivatie van medewerkers en 53% zegt dat medewerkers meer verantwoordelijkheid nemen voor hun persoonlijke ontwikkeling.

Hoe helpt tooling het werken met feedback?

Een software systeem kent veel voordelen. Het helpt je om feedback te vragen en te geven, alle input centraal te verzamelen en te delen, concrete opvolging en acties concreet te maken en de voortgang te monitoren. Middels notificaties helpt het je herinneren aan feedbackmomenten en AI helpt je bij het geven van kwalitatief goede feedback. We noemen enkele concrete voordelen:

1. Ingerichte processen
   Het werken met een feedback module maakt het voor je mensen eenvoudiger om feedback te vragen, te geven en eventueel te delen. De processen zijn al ingericht, je hoeft alleen je feedback vraag te stellen en de feedbackontvanger in te vullen. Easy does it.
2. Werken met templates
   Je kunt je mensen helpen door met feedback templates te werken die ze in de software eenvoudig kunnen kiezen. Je helpt ze zo op weg om een keuze te maken uit voor hen relevante feedback onderwerpen en specifieke vragen. Werk je met veel verschillende functies, dan kun je in het Treams platform de templates bijvoorbeeld per functie inrichten. En wie dat wil kan natuurlijk ook gewoon eigen vragen blijven formuleren.
3. Alle feedback op één plek
   Alle feedback die je uitwisselt vind je centraal in je eigen Treams omgeving. Niet zoeken naar wie, wanneer, wat ook alweer had gezegd, maar één plek waar alles samenkomt.
4. Feedback koppelen aan ontwikkeling
   Feedback is de voedingsbodem voor ontwikkeling. Je wilt feedback en ontwikkeling niet los zien van elkaar. In de praktijk is die koppeling niet altijd gemakkelijk gelegd. In het Treams platform koppel je feedback direct aan ontwikkeldoelen en -plannen. Een essentiële basis om feedback waardevol en levendig te houden. En de software helpt je bovendien om de voortgang van je doelen te monitoren.
5. Loopbaanmogelijkheden 
   Het Treams platform geeft inzicht in de functies of rollen binnen je bedrijf en de competenties die je in huis moet hebben om deze te vervullen. 360 Feedback geeft inzicht in welke competenties je al ontwikkeld hebt en welke voor een volgende stap nog de aandacht verdienen. Zo weten je mensen precies hoe ze hun ambities binnen de organisatie kunnen waarmaken en welke talenten ze daarvoor nog moeten aanboren of ontwikkelen.
6. AI: Feedback op feedback
   De AI functionaliteit in Treams leert je om je feedback nog beter te maken: concreter, specifieker, gerichter of met een andere tone of voice. Zo leer je al doende om je feedback te optimaliseren. Hier worden je mensen blij van!
7. Analytics: Hoeveel feedback wordt er uitgewisseld?
   Je onderbuik vertelt je dat het werken met feedback is stilgevallen. Maar geldt dat voor iedereen? Wie is actief met het uitwisselen van feedback? Welke personen, maar misschien ook wel teams of afdelingen? En waarom zij wel en anderen niet? De analytics in Treams geven je inzicht in de frequenties van feedback. Je onderbuik geeft het signaal. Treams geeft je de feitelijke data. En met een druk op de knop stuur je reminders waar nodig. 
   
   Met de Treams pulse survey ontdek je wat er achter zit. Ontdek waarom het ene team juist wel met feedback werkt en het andere niet. De resultaten geven je inzicht en daarmee het fundament om uiteindelijk te kunnen leren van elkaar.
8. Feedback als basis voor het goede gesprek
   Feedback vormt belangrijke input voor een gesprek tussen manager en medewerker. Het aloude ‘beoordelen’ ligt inmiddels steeds verder achter ons. In Treams heeft de leidinggevende inzicht in de feedback die de medewerker ook van anderen heeft ontvangen en in de zelfreflectie van de medewerker. Een volledig beeld dus waarmee zowel de medewerkers als de manager zich goed kunnen voorbereiden op het goede gesprek, of functioneringsgesprek, tussen beiden.

Alles over feedback: zo zet je de juiste stappen.

Je hebt nu een goed beeld van wat het werken met feedback vraagt van je mensen en van je organisatie. Wil je praktijkcases bekijken van organisaties die de stappen al hebben gezet en wil je leren van hun lessen? We hebben een aantal relevante cases voor je in beeld gebracht:

• MCI: Van hiërarchie naar een feedbackcultuur
• Consumentenbond: Hoe feedback de succesformule werd
• Richting: Laat feedback groeien in een zelfsturende organisatie
• ING en Freshheads: Performance Management in een agile organisatie

Het kan natuurlijk zijn dat je alles nog even op een rijtje wilt hebben en dat je vragen over jullie eigen situatie en organisatie hebt. Meld je in dat geval aan voor de Treams masterclass ‘Feedback: blijft het stil?’ met live Q&A! We zien je er graag en zijn geïnteresseerd in je vragen!

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 december 2024 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Universiteit Utrecht: feedback geven en ontvangen, PW: Feedback en beoordeling: zo bloeien medewerkers ervan op,  en Werkvormen. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.