WPS

WPS is sinds begin 2021 gestart met het werken met de OKR-methode. “Voorheen werkten wij met een traditioneel jaarplan. Onze manier van werken met doelen was top-down gestructureerd. Zo werden doelen aan het begin van het jaar opgesteld door het management en gepresenteerd aan alle medewerkers. Tijdens iedere kwartaalmeeting werd er geëvalueerd op deze doelen”, vertelt Shelley. “De betrokkenheid van medewerkers in dit proces was erg laag. Managers waren verantwoordelijk voor de doelen, maar op de werkvloer leefden de doelen totaal niet. Medewerkers wisten niet hoe zij de doorvertaling naar hun persoonlijke doelen moesten maken, en dus hadden zij geen idee wat zij konden bijdragen aan de organisatiedoelen.” Tijd om daar verandering in te brengen. 2020 stond bij WPS dan ook in het teken van het verdiepen in de OKR-methode, en vanaf 2021 zijn ze begonnen om het te implementeren.

Implementeren kost tijd

Dat implementeren van de OKR-methode kost tijd. “Het is een nieuwe manier van werken, daarom is het lastig om het daadwerkelijk te integreren in de dagelijkse manier van werken”, vertelt Shelley. Volgens haar is het implementeren van de OKR-methode echt een leerproces. “Dat heeft even tijd nodig, maar je zal naarmate de tijd vordert merken dat het steeds beter en makkelijker gaat. Stapje voor stapje zal je resultaat boeken.”

Succesfactoren

Consistentie is volgens Shelley een belangrijke factor om van de OKR-methode een succes te maken. “Zorg ervoor dat je met iedere afdeling wekelijks blijft inchecken op de doelen. Daarnaast is het goed om structureel momenten in te plannen met alle collega’s bij elkaar om de voortgang van alle afdelingsdoelen te bespreken. Dit zorgt voor transparantie en focus.” Communicatie was bij WPS cruciaal. “Communiceer waarom je het doet en hoe je het doet. Koppel continu terug aan medewerkers waar je mee bezig ben en link de initiatives met de doelen. En heel belangrijk: houd het luchtig en maak het begrijpelijk en leuk voor iedereen. Wij noemen het intern bijvoorbeeld niet de ‘OKR-methode’, maar gewoon ‘onze kwartaaldoelen’. Daarnaast vergelijken we onze kwartalen met een voetbalwedstrijd en beginnen we ieder kwartaal met de aftrap. En als we gewonnen hebben, dan vieren we samen onze successen.”

Meer focus, alignment en betrokkenheid

Een half jaar na het starten met de OKR-methode durft Shelley al voorzichtige conclusies te trekken. “We zien dat doelen duidelijker zijn voor medewerkers en dat er meer alignment en focus is. Dit alles leidt tot een hogere betrokkenheid van medewerkers met betrekking tot doelen. We stellen nu aan het begin van het jaar samen onze jaardoelen op en die vertalen we elk kwartaal naar afdelingsdoelen. Doordat de jaardoelen zijn opgesplitst in meetbare resultaten per kwartaal, wordt de voortgang veel inzichtelijker. Daarnaast is het voor medewerkers makkelijker om te bepalen welke acties zij moeten ondernemen zodat we samen de jaardoelen kunnen bereiken. Door wekelijks met elkaar in te checken houden we elkaar scherp, zorgen we dat we de doelen niet uit het oog verliezen en kunnen we bijsturen wanneer nodig.” En ook de cijfers liegen er niet om bij WPS. “Tijdens onze werkgelukmeting hebben we medewerkers gevraagd naar hun mening over de nieuwe manier van werken. Op de vraag of organisatiedoelen duidelijk zijn antwoordde 76% van de medewerkers met ‘ja’. Een half jaar daarvoor was dat nog maar 56%.”

Meer verantwoordelijkheid bij medewerkers

Toch zijn er ook nog genoeg dingen waar WPS beter in wil worden. Zo blijft het opstellen van doelen voor veel medewerkers een uitdaging. “Voor velen is het lastig om een ‘objective’ inspirerend op te stellen, maar vervolgens de ‘results’ wél meetbaar te maken. ‘X aantal nieuwe klanten binnenhalen’ is bijvoorbeeld heel makkelijk te concretiseren, maar dit geldt niet voor alle doelen. Uiteindelijk is het vooral een kwestie van ‘veel doen’. Hoe vaker je bezig bent met het stellen van doelen, hoe beter het gaat. Ga hier ook met elkaar over in gesprek en vraag hulp van collega’s. Een goede tip om hierin mee te nemen is om jezelf twee vragen te stellen. Allereerst: wat wil je bereiken? En om dit concreet te maken vraag je vervolgens: So what? Dat helpt echt!”

“Daarnaast valt er nog winst te behalen in de doorvertaling naar persoonlijke doelen en medewerkers nog meer verantwoordelijkheid geven om zelf doelen op te stellen”, vertelt Shelley. “We zijn ook bezig om dit aan te passen in onze HR-cyclus. Het doel is uiteindelijk dat medewerkers vaker doelen stellen en/of bijsturen, vaker inchecken om de voortgang over hun doelen te bewaken en vaker in gesprek zijn met hun leidinggevende om te kijken wat er nog nodig is om de doelen te bereiken. Wij geloven namelijk dat deze nieuwe gesprekscyclus beter aansluit op de huidige manier van werken binnen onze organisatie en dat dit de persoonlijke groei en ontwikkeling van medewerkers stimuleert.”

Tips voor organisaties die willen starten

Uiteraard heeft Shelley ook een aantal tips voor organisaties die aan de slag willen gaan met de OKR-methode. “Ten eerste is het belangrijk om te beseffen dat het een geheel andere manier van werken is. Het is niet een methode die je zomaar even toepast. Het vraagt dus veel inzet van iedereen binnen de organisatie. Steek daarom vooraf veel tijd in de voorbereidingen en communicatie. Zo is het goed om, voordat je aan de slag gaat met deze nieuwe methode, genoeg tijd neemt om je te verdiepen in hoe je doelen opstelt. Ga hier ook daadwerkelijk mee oefenen. Het klinkt namelijk eenvoudig, maar dat is het zeker niet altijd. Een training kan je hier bijvoorbeeld bij helpen. Vergeet daarbij niet om ook leidinggevenden te trainen om deze methode toe te passen. Daarnaast is het slim om de kwartaaldoelen visueel te maken, bijvoorbeeld met behulp van posters, dna gaat het echt leven” Een andere tip van Shelley is om ambassadeurs aan te stellen. Medewerkers die het boegbeeld zijn voor deze methode. “Deze ambassadeurs zouden bijvoorbeeld de wekelijkse check-ins kunnen initiëren.” Een laatste tip van Shelley is om goed na te denken over een structuur die voor jouw organisatie werkt. “Ieder bedrijf is anders en ook aan de OKR-methode kan je je eigen draai geven.”