True

Eerst een korte introductie van True. Vanuit haar twee vestigingen, in Amsterdam en Maastricht, verzorgen 150 medewerkers web- en workspaces voor hun klanten. Denk hierbij aan webhosting en het beheer en onderhoud van Microsoft en Citrix software. Haar missie is om ontwikkelaars, digital officers en IT-managers net dat stukje extra verder te helpen. “Killing complexity is één van de drie speerpunten in onze visie,” legt Melissa uit. “Simpel gezegd, we maken dingen makkelijker.  Wat we ook vaak zeggen is ’Saving the world from IT-monsters’. Dit zit het DNA van iedere ‘Trueligan’.”

Vooruit en niet achteruit

Zo slim en efficiënt als hun techoplossingen zijn, zo traditioneel was tot 2017 hun beoordelingssysteem. Het was ingebouwd in het salarisadministratiepakket. Voor de HR-afdeling heel prettig, voor performance management daarentegen niet. “We werkten met een lange vragenlijst met vaste vragen waarbij we normeringen aanhielden. Dat was verre van gebruiksvriendelijk. Bovendien willen wij vooruitkijken en niet achteraf het functioneren beoordelen. In 2018 zijn we rigoureus gestopt met deze wijze van cyclisch beoordelen. We wilden het voor onze managers en medewerkers zo makkelijk mogelijk maken door ze alle tools te geven die ze nodig hebben.”

Meer sturen op gedrag

Treams is klant bij True en zo kwam het balletje aan het rollen. “Bij mijn kennismaking met Iris Zonneveldt, de oprichtster en CEO, was voor mij al meteen duidelijk dat er heel veel mogelijkheden waren om ons performance management anders in te richten. We zijn meteen in het diepe gesprongen en gestart Treams. We hebben dit klein uitgerold en later verder uitgebouwd. Iedere True-medewerker heeft nu altijd en overal toegang tot zijn of haar doelen- en ontwikkelplan waarin men wensen kan aangeven. Daarnaast worden alle overleggen tussen een manager en medewerker vastgelegd Beide partijen kunnen hierbij zelf bepalen wat het onderwerp van gesprek zal zijn. Hoewel medewerkers gestimuleerd worden proactief te zijn in hun doelen, ontwikkeling en leerwensen, blijft de manager eindverantwoordelijk. “We sturen nu veel meer op gedrag en vinken niet meer aan of je goed of niet goed functioneert.”

“We werkten met een lange vragenlijst met vaste vragen waarbij we normeringen aanhielden. Dat was verre van gebruiksvriendelijk. Bovendien willen wij vooruitkijken en niet achteraf het functioneren beoordelen. In 2018 zijn we rigoureus gestopt met deze wijze van cyclisch beoordelen.”

Medewerkers meekrijgen

Om medewerkers mee te krijgen in deze nieuwe manier van beoordelen en functioneren, is het volgens Melissa belangrijk dat je iedereen goed informeert. “We hebben samen met Treams een kick-off georganiseerd om onze plannen duidelijk te maken. De managers en medewerkers zijn persoonlijk geïnformeerd waarna ze een mail ontvingen met hoe de modules optimaal te gebruiken.”

Volgende stappen in Performance Management

De volgende stap is om de functioneringsgesprekken niet meer op initiatief van HR te laten plaatsvinden, maar het initiatief en de verantwoordelijkheid neer te leggen bij managers en medewerkers. Zij krijgen uiteraard ook hiervoor alle tools die ze nodig hebben. “Tevens laten we de planning los. De wereld verandert snel, zeker de technologische wereld waarin wij opereren. Je moet flexibel en adaptief zijn. We leven in het hier en nu en kijken niet meer achteruit, maar vooruit. Treams levert daarbij een waardevolle bijdrage.”

Gesprekscyclus vormgeven

“De mogelijkheden voor een eigentijds performance management tool zijn groot. Als je als organisatie hiermee aan de slag wil, is het verstandig om eerst zelf na te denken hoe je jouw proces wilt vormgeven. Treams kan daarbij goed ondersteunen en een voorstel neerleggen van een werkwijze dat aansluit op je organisatie en wensen.” Ook over de samenwerking is Melissa goed te spreken. “De communicatie is helder en verloopt heel fijn. Wij zijn echt partners die gezamenlijk zoeken naar de beste oplossing en invulling.”