Gen25: persoonlijke groei in een ambitieuze organisatie

Toen de paden van Gen25 en Treams elkaar kruisten was er al gelijk een match. De persoonlijke klik, de visie op ontwikkeling en de voorliefde voor technologie vormden de solide basis voor de huidige, fijne samenwerking. We blikken met Laurien Kraan, HR manager bij Gen25, terug op de stappen die ze met Treams hebben gezet. Wat waren hun uitdagingen, hun wensen, welke stappen hebben ze gezet en wat hebben ze onderweg geleerd?

De uitdaging: de juiste tool vinden

Omdat performance management hoog op de agenda stond, had een HR voorganger ervoor gekozen om managers en medewerkers bij het thema te ondersteunen middels een tool. Helaas voldeed die in de praktijk niet helemaal aan de verwachtingen. Het systeem voelde wat te beperkt, het design sprak onvoldoende tot de verbeelding en Gen25 had de indruk dat de ontwikkeling van de software niet in de pas liep met hun eigen voortschrijdende inzicht. Het systeem leverde met name templates op, maar de wens om met ongoing feedback te werken, ook in het Engels, werd onvoldoende ondersteund. Daarnaast voelde Gen25 meer voor een platform dat niet alleen paste bij hun huidige wensen, maar dat medewerkers ook actief zou motiveren om zich te ontwikkelen. 

De people first visie van Treams, in combinatie met de praktische functionaliteiten van het platform, sprak aan. Bovendien hadden Gen25 en Treams een aantal overeenkomsten: beide hebben technologie als core business met oog voor de consultancy daaromheen, beide hebben een persoonlijke, no-nonsense aanpak met oog voor kwaliteit en beide onderkennen en stimuleren het belang van ontwikkeling en een mensgerichte cultuur. Dat schept een band.

De voorbereiding: een stevige basis met Treams

Gen25 besloot om het traject van meet af aan goed neer te zetten. Laurien vertelt: “We namen deel aan een tweedaagse workshop van Treams waarin we onderzochten wat onze visie precies was op de ontwikkeling van medewerkers. Zo kwamen we niet alleen tot heldere inzichten, maar we konden onze visie ook duidelijk communiceren naar onze mensen. We maakten een eigen playbook waarin we drie kernwaarden benadrukten: motivatie, duidelijke verwachtingen en een focus op coaching en groei. In plaats van traditionele scoresystemen met een 5-puntsschaal kozen we ervoor om te werken met open vragen, zodat betekenisvolle gesprekken over ontwikkeling konden ontstaan.”

Aan de slag met de nieuwe werkwijze

“Om ervaring op te doen met het platform en de nieuwe werkwijze in de praktijk zijn we begonnen met een pilotgroep. Dit stelde ons in staat om nog wat te finetunen en de puntjes op de i te zetten. De pilotgroep gaf uiteindelijk een ‘Go’, waarna we het werken met Treams en de nieuwe HR cyclus gedegen hebben geïntroduceerd. De kick off fase bestond uit een aantal trainingen voor zowel de medewerkers als de managers. Zowel de medewerkers als de managers werden gestimuleerd om actief met feedback aan de slag te gaan.

Bij de medewerkers lag het accent tijdens de trainingen vooral op het kunnen stellen van SMART doelen. Het werken met doelen is super waardevol omdat het focus en richting geeft; je kunt onderlinge verwachtingen beter managen en nagaan of je on track bent. Maar het stellen van doelen is in de praktijk nog niet zo gemakkelijk. Het SMART maken van je doelen is een essentiële vaardigheid die je onder de knie moet krijgen.

We namen de managers tijdens hun trainingen vooral mee in de achtergrond en wijze van het coachen van medewerkers. Ze leerden bijvoorbeeld hoe je constructieve feedback geeft. Wanneer medewerkers namelijk meer zelf aan het roer staan van hun ontwikkeling, betekent dat voor managers ook iets. Waar zij vroeger in de lead waren tijdens beoordelingsgesprekken, reflecteren ze nu  meer op de ideeën die medewerkers zelf hebben over hun ontwikkeling. De medewerker spiegelt de verzamelde input en voorgenomen doelen dus aan de manager en deze stuurt bij waar nodig.

De ervaringen: wat werkte goed?

Een van de wensen van Gen25 was om de drempel om te werken aan persoonlijke ontwikkeling zo veel mogelijk te verlagen. Medewerkers liepen er vooral tegenaan dat ze tijd vrij moesten maken om met hun ontwikkeling aan de slag te gaan. In de hectiek van het werk schoot dat er nog wel eens bij in.  Een systeem moest dus vooral gebruiksvriendelijk zijn en passen in de praktijk van alledag. Daar heeft het werken met Treams ons erg bij geholpen. Zo zijn de automatische herinneringen heel prettig gebleken. Ze houden je steeds weer even scherp.

Laurien: “Uiteraard zijn we zelf als HR ook steeds in ontwikkeling en maken we stappen. We blijven dus ook de werkwijze en het gebruik van het Treams platform monitoren en uitbreiden. Dit jaar hebben we bijvoorbeeld, naast de focus op ontwikkeling, het accent ook gelegd op performance. We hebben aan de templates, die onze mensen hanteren voor hun ontwikkeling, ook vragen toegevoegd over hun performance. Zo blijft ontwikkeling centraal staan, terwijl we de prestaties van medewerkers beter kunnen evalueren.”

Leren en verbeteren

Natuurlijk is er ook voortschrijdend inzicht geweest. Laurien legt uit: “Het aantal coachingsgesprekken dat we jaarlijks voerden, hebben we verlaagd van zes naar drie per jaar. We merkten dat maar weinig medewerkers aan de zes coachingsgesprekken per jaar toekwamen. Drie is nu dus de standaard, maar meer mag absoluut wel. 

Daarnaast loopt de communicatie over ontwikkeling en performance nu vaker via de teamleads terwijl dat voorheen vooral vanuit HR kwam. We zien dat een direct lijntje tussen de teamlead en zijn of haar team effectiever is. Het verhoogt de betrokkenheid binnen teams en dat is wat we natuurlijk allemaal willen.”

De huidige situatie

Treams wordt inmiddels door de meeste medewerkers gebruikt. Dat was ook de bedoeling, dus daar zijn we blij mee. We zien medewerkers die het platform enthousiast gebruiken. Zij geven aan er veel aan te hebben en ze laten goede performances zien. Ik weet niet of de relatie één op één gelegd kan worden tussen de aandacht voor hun ontwikkeling en performance, maar het is wel opvallend. Maar eerlijk is eerlijk, er zijn ook nog steeds medewerkers die fulltime druk zijn met klantprojecten waardoor ze hun persoonlijke ontwikkeling minder prioriteit geven. We zouden dat natuurlijk graag anders zien, maar we moeten wel realistisch blijven. Een 100% score in het gebruik van Treams door medewerkers is waarschijnlijk wat ambitieus.  

Het blijft dus een uitdaging om de balans te vinden tussen het motiveren van medewerkers en hen de vrijheid te geven om zelf het initiatief te nemen. Een waardevolle les die we tot nu toe hebben geleerd is de belangrijke rol die managers spelen in het activeren van hun teams.

Daarnaast hebben we af en toe ludieke acties om medewerkers te stimuleren. Zo hebben we voor Nationale Complimentendag alle managers gevraagd om per teamlid een compliment aan te leveren. Als HR hebben we die, namens de manager, in het Treams platform gezet. Zo ontlastten we managers qua tijdsdruk en wisten we gelijk zeker dat er niemand werd vergeten. Het was een extra stimulans voor medewerkers om weer even in hun persoonlijke ontwikkelomgeving in te loggen en de complimenten werden als heel positief ervaren. Een leuke en motiverende actie dus.”

Performance en salaris

Een andere stap die Gen25 heeft genomen, is het toevoegen van salarisgesprekken aan het platform. Hoewel deze gesprekken eerder los werden gehouden van performance reviews, lijkt het nu logisch om alles in één systeem te integreren. Laurien vervolgt: “Hoewel we zaken aangaande salaris en promotie voorheen echt apart wilden houden, lijkt dat in de praktijk niet helemaal te werken. Medewerkers verwachten een gesprek over hun salaris aan het einde van het jaar. Aangezien alle performance gesprekken in Treams zitten, voelt het voor de medewerkers logisch om dat gesprek vanuit Treams te plannen. We hebben daarom nu ook de Year End Talks toegevoegd.”

Het ideale toekomstplaatje

“Over twee jaar hopen we dat persoonlijke ontwikkeling volledig geïntegreerd is in de dagelijkse werkroutine van alle medewerkers. Het uiteindelijke doel is dat we een organisatie zijn waarin iedereen actief bezig is met groei, en waarin systemen zoals Treams een vanzelfsprekend onderdeel van het werk vormen. Idealiter besteden onze mensen dan wekelijks even aandacht aan hun ontwikkeling en kunnen we, vanuit HR, die activiteit in Treams monitoren. Het moment waarop we als HR niets meer hoeven aan te jagen is het moment waarop de champagne op tafel komt. Wanneer dat zal zijn, zal de toekomst uitwijzen. De champagne blijft in ieder geval gelukkig nog even goed.”