HR software consultancy
Je komt de term wel eens tegen: HR software consultancy. Maar wat is dat eigenlijk? Bij HR kun je je iets voorstellen, bij software ook en bij consultancy waarschijnlijk ook. Maar bij de combinatie van die drie wordt het misschien lastiger. En als we eerlijk zijn, is er niet een eenduidige, vastomlijnde betekenis van wat een HR software consultant doet.
Het verschil tussen IT en Software consultancy
Voordat we ingaan op de term ‘HR software consultancy’ willen we stilstaan bij een veelgehoord misverstand, namelijk dat IT en software vrijwel hetzelfde betekenen. Ben je niet thuis in technologie, dan is het goed mogelijk dat je ‘IT’ en ‘software’ als uitwisselbare termen gebruikt. IT betreft echter de hele infrastructuur die op orde moet zijn om digitaal te kunnen werken. Simpelweg alle bekabeling, draadloze netwerken, internettoegang, hardware enzovoort. Software daarentegen betreft de systemen die zijn geprogrammeerd om bepaalde taken of processen digitaal te ondersteunen. Denk aan een CRM systeem, de Microsoft Teams omgeving, een platform voor salarisadministratie enzovoort.
Hoewel IT en software elkaar dus zeker raken, zijn ze niet hetzelfde. Het kan wel zo zijn dat zowel de IT taken als de software taken bij een en dezelfde persoon of afdeling zijn ondergebracht.
Hieronder gaan we in op wat we verstaan onder ‘HR software consultant’ en laten we de ‘IT consultant’ verder buiten beschouwing. We nemen je mee in een aantal varianten van de ‘HR software consultant’.
De HR software implementatie consultant
Om te beginnen gaan we dieper in op de ‘HR software implementatie consultant’. Alleen al de toevoeging van het woordje ‘implementatie’ maakt het een stuk duidelijker wat deze HR software consultant doet: het helpen bij de implementatie van de software.
Als je gaat werken met HR software, dan betekent dat dat je iets met je HR processen gaat veranderen. Wat je eerst handmatig deed, ga je nu met software oplossen. Niet iedere organisatie werkt op dezelfde manier en niet iedere organisatie heeft dezelfde software behoefte. Daarom zal de HR software waar je mee gaat werken op jouw organisatie moeten worden ingericht en geïmplementeerd.
Dit is ook het geval wanneer je gaat werken met een SaaS oplossing. ‘SaaS’ staat voor Software as a Service. Het houdt in dat de software leverancier een platform levert dat ontwikkeld is om diverse organisaties op bepaalde thema’s te ondersteunen. Dit zou de indruk kunnen geven dat de software een ‘one-size-fits-all’ oplossing is; de software is niet ontwikkeld voor één specifieke organisatie. In de praktijk is de software inderdaad zo generiek mogelijk ontwikkeld. Tegelijkertijd laat het aan de beheerkant, ook wel de ‘achterkant’ van het systeem, veel ruimte om het helemaal in te richten op de behoefte en wens van een specifieke klant.
Juist bij die specifieke inrichting kan de HR software implementatie consultant een waardevolle rol spelen. De HR software implementatie consultant kent de software namelijk als geen ander en weet dus precies hoe het optimaal benut kan worden, afgestemd op jouw organisatie. Los van de inrichting moet jouw data worden overgenomen in de software, zodat je door kunt gaan met waar je inhoudelijk was gebleven. Misschien kun je je historische data ook overzetten. Dat laatste is overigens vaker niet, dan wel mogelijk.
Wat doet een HR software implementatie consultant?
Hoe ingewikkeld of eenvoudig het is om HR software te implementeren, varieert van geval tot geval. De noodzaak van begeleiding door een implementatie consultant correspondeert met de mate van complexiteit van het implementatietraject. In sommige gevallen kun je proberen de software zelf in te richten, zonder persoonlijke begeleiding. Je kunt dan op basis van bijvoorbeeld online instructies je systeem inrichten en je data importeren.
In andere gevallen is de begeleiding van een implementatie consultant absoluut onontbeerlijk. De consultant gaat met je in gesprek over jouw behoefte en wens en adviseert over de manier waarop het platform jou het beste kan ondersteunen. De consultant kan je vervolgens ondersteunen bij de inrichting, of de inrichting zelfs helemaal voor je uitvoeren. De consultant behoedt je voor verkeerde beslissingen. Optimalisatie van het gebruik van de software is uiteindelijk waar het om draait.
Optimalisatie is belangrijk bij de start van het werken met de HR software. Maar leveranciers ontwikkelen hun software continu en er moet dus structureel aandacht zijn voor optimalisatie. Een implementatie consultant kan je attenderen op de ontwikkelingen van nieuwe functionaliteiten of modules, waardoor je alle mogelijkheden van de software kunt benutten.
Pakketten voor de begeleiding van een implementatie consultant
In veel gevallen zijn er standaardpakketten voor de persoonlijke begeleiding met daarbij behorende vaste tarieven. In het geval je de software zelf inricht, worden er geen of beperkte kosten in rekening gebracht door de software leverancier. Naarmate de consultant meer werkzaamheden met, of voor je uitvoert, worden er hogere tarieven gerekend.
Hou er rekening mee dat de implementatie ook altijd tijd en aandacht vraagt van je organisatie zelf. Vaak zul je je ‘huiswerk’ moeten doen zodat de implementatie consultant verder kan. Heb je dat niet tijdig afgerond waardoor het traject, en daarmee de planning van de implementatie consultant vertraging oploopt, dan bestaat de kans dat er extra kosten in rekening worden gebracht.
Om je een beeld te geven van hoe de begeleiding door een implementatie consultant eruit ziet, in relatie tot implementatie pakketten, geven we graag de voorbeelden van Treams.
Bij Treams heb je de keuze uit:
- Self service
Je kunt ervoor kiezen om het platform volledig zelf in te richten op basis van online instructie en video’s. Het platform en de achterkant van het systeem zijn gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Desalniettemin wordt deze optie, zonder persoonlijke begeleiding van een implementatie consultant, niet aangeraden. Hoewel deze keuze van inrichting geen out of pocket kosten kent, en dus aantrekkelijk kan zijn, zien we dat de ervaring van Treams met zowel inhoud als techniek veel expertise kan bieden. Het kan je daardoor voor verkeerde keuzes en inrichtingen behoeden.
Het is belangrijk om gelijk de beste beleving voor je mensen te creëren waardoor je direct een enorme stap zet richting adoptie en acceptatie van de nieuwe werkwijze. Herstelwerkzaamheden achteraf zijn niet alleen tijdrovend en soms complex, maar ze hebben ook een averechts effect op de adoptie van het systeem door je medewerkers. - Tech ready
Heb je al je inhoudelijke zaken op orde? Denk aan de inrichting van je HR cyclus of cycli, eventuele templates voor gesprekken, feedback vragen, overzicht van functies of rollen met bijbehorende competenties of andere voor jou relevante zaken. Dan kun je kiezen voor een tech ready variant van implementatiebegeleiding. De implementatie consultant van Treams neemt je aan de hand bij het doorlopen van de online super user training. Je krijgt gerichte taken om de inrichting van de software uit te voeren en hebt daar met regelmaat contact over. Uiteraard kun je altijd vragen stellen of om advies vragen. - Visie en veranderen
Een laatste variant is de begeleiding op zowel technisch als inhoudelijk gebied. Ga je aan de slag met performance management, ontwikkeling of engagement, dan helpt de Treams software je enorm om daar structuur en handvatten voor te bieden. Het motiveert je mensen om het beste uit zichzelf te halen. Bovendien biedt het platform inzichten waardoor de sterke punten van mensen optimaal benut kunnen worden.
Tegelijkertijd betekent het werken met het platform zeer waarschijnlijk ook dat er inhoudelijk iets gaat veranderen. Misschien wil je van een klassiek, jaarlijks beoordelingsgesprek naar een meer eigentijdse gesprekscyclus gaan. Of ga je werken met 360 graden feedback, doelstellingen of flexibele groeipaden. Zo maar wat voorbeelden waarbij je ervoor moet zorgen dat de verandering geaccepteerd en uiteindelijk door je mensen omarmd wordt.
Met het verandertraject in het achterhoofd biedt Treams een tweedaagse workshop Visie en Veranderen die erop is gericht om je visie niet alleen helder te krijgen, maar om deze ook goed en structureel voor het voetlicht te brengen. Daarnaast leer je hoe je de verandering zo goed mogelijk kunt laten landen.
Deze laatste variant raakt aan een volgende betekenis van ‘HR software consultant’: de ‘HR consultant’.
De HR consultant
De toevoeging van het woordje ‘implementatie’ maakte duidelijk wat we met die variant van ‘HR software consultant’ bedoelen. De weglating van een een ander woordje, namelijk ‘software’, kan juist weer een andere variant duidelijk maken. De ‘HR consultant’ begeleidt op meer inhoudelijk gebied de verandertrajecten die gepaard gaan met het werken met de software.
Als je gaat werken met software, dan sta je er ongetwijfeld bij stil hoe je je mensen informeert over het gebruik ervan. Het gaat dan om de meer praktische kant van het gebruik. Denk aan een handleiding, FAQ’s, inlogopties en dergelijke.
Er wordt in de praktijk nog wel eens voorbijgegaan aan de inhoudelijke impact die het werken met HR software kan hebben. Omdat software een middel is om je doel te bereiken en geen doel op zich, is het belangrijk om je daadwerkelijke doel niet uit het oog te verliezen. Het is dus inderdaad goed om je mensen te instrueren in het gebruik van de software, maar het is minstens zo belangrijk om te anticiperen op wat het inhoudelijk voor je mensen betekent. Een HR consultant weet daar alles van en kan je daarbij begeleiden.
Wat doet een HR consultant?
Ter verduidelijking noemen een aantal voorbeelden die je tegenkomt als je gaat werken met HR software voor performance, engagement en talentontwikkeling.
- Meer zelfregie voor medewerkers
Ga je van een HR cyclus met een klassiek eindejaars beoordelingsgesprek naar een eigentijdse HR cyclus waarbij de medewerker zelf meer in de driver’s seat zit, dan ondersteunt de Treams software je enorm. Het biedt je mensen alle handvatten om met hun eigen ontwikkeling aan de slag te gaan. Tegelijkertijd betekent de nieuwe werkwijze dat je meer ruimte, maar ook meer verantwoordelijkheid geeft aan je medewerkers om met hun ontwikkeling aan de slag te gaan. Zo zullen ze zelf misschien feedback moeten gaan vragen of hun eigen ontwikkeldoelen moeten gaan stellen.
Mogelijk hebben je mensen begeleiding nodig in wat er van hen wordt verwacht en waarom er voor deze nieuwe werkwijze is gekozen. Uitleggen is namelijk belangrijk, maar het echt begrijpen is een werkelijk motivator.
Een HR consultant heeft de ervaring en expertise om te anticiperen op de verandering en deze te begeleiden door middel van workshops, trainingen of door het delen van kennis en inhoudelijke documenten. Dit kan rechtstreeks in relatie tot de medewerkers zijn of ter ondersteuning van de HR professional. Hij of zij kan daarbij ook gelijk de link leggen naar het gebruik van het software platform in de praktijk. - Manager gaan van beoordelen naar coachen
Wanneer medewerkers zelf meer aan het roer staan van hun ontwikkeling, verandert ook de rol van de managers. Waar zij eerst gewend waren om een meer dicterende rol te spelen en de medewerker te beoordelen, zal er nu een beroep worden gedaan op hun coachende vaardigheden. De manager zal reflecteren op de door de medewerker verzamelde input en de opgestelde ontwikkeldoelen. De manager zal de medewerker op basis daarvan meer op de rit helpen en ondersteunen.
Hoewel er managers zijn die dit van nature kunnen en ook al doen, zijn er ook managers die de coachende vaardigheden nog onder de knie moeten krijgen. Ook daarbij kan de HR consultant ondersteunen, bijvoorbeeld in de vorm van workshops, training, kennissessies of inhoudelijke coaching. De HR consultant kan daarbij laten zien hoe de manager de input van de medewerker in het platform kan benutten. - Het werken met 360 feedback
Feedback is een essentiële voedingsbodem voor ontwikkeling. Tegelijkertijd kan het werken met feedback, vooral in het begin, best spannend zijn. Het werken met feedback vergt een omgeving waarin psychologische veiligheid wordt ervaren. Daarnaast moet je leren hoe je goede feedback vraagt en geeft. Feedback kent namelijk do’s en don’ts die je gelukkig kunt aanleren.
Een HR consultant adviseert organisaties over wat er voor nodig is om tot een volwassen feedbackcultuur te komen. Daarnaast kan de HR consultant trainingen en workshops geven, waarbij deelnemers ervaring opdoen met feedback en waarbij ze leren aan welke criteria goede feedback voldoet.
De kennis die wordt opgedaan kan in de praktijk nog ondersteund worden met een AI functionaliteit in het software platform. AI geeft feedback op je feedback, waardoor het werken met kwalitatief goede feedback echt een vlucht kan nemen. Tijdens workshops of trainingen kan de HR consultant daar meer aandacht aan geven. - Het werken met doelen
Het lijkt zo eenvoudig om doelen te stellen, maar in de praktijk valt dat behoorlijk tegen. Tegelijkertijd zijn goede formuleringen van doelen erg belangrijk. Een abstract doel leidt tot verwarring en een te groot doel leidt tot frustratie. Doelen moeten daarom SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, en tijdgebonden. Hoe je de juiste doelen stelt kan een HR consultant je leren. In de praktijk kan de AI functionaliteit van je HR software je helpen om die kennis in naar de praktijk te vertalen. Zo stelt de AI je kritische vragen over je doel en doet het suggesties, waarna je zelf de keuze kunt maken voor het best geformuleerde doel.
Waarom kies je voor een HR software consultant?
Nu duidelijker is wat een HR software consultant doet, kun je voor jezelf bepalen waar jouw behoefte ligt. Software leveranciers hebben vrijwel zonder uitzondering implementatie consultants voor hen werken. Het is uitzonderlijker wanneer een software leverancier ook HR consultants in dienst heeft. Dergelijke diensten worden nog wel eens aangeboden op via externen op flexibele basis. Treams heeft zowel HR implementatie consultants, als HR consultants in huis. In enkele gevallen zelfs verenigd in een en dezelfde persoon.
Al met al doe je er dus goed aan om bij je keuze voor een HR software leverancier niet alleen te kijken naar de functionaliteiten en tarieven, maar ook naar de implementatietrajecten en overige diensten. Zoals eerder ook al aangegeven: houd je doel in het vizier! Het werken met software zal nooit je einddoel zijn. Met de software beoog je iets te bereiken. Dát is je uiteindelijke doel en dat wil je bereiken. Daarbij kunnen zowel een implementatie consultant als een HR consultant je helpen.
Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 februari 2025 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: PW: Waarom HR niet meer zonder technologische skills kan, PW: Navigeren door snelle technologische veranderingen, zo beweeg je als HR mee, en ICT Informatiecentrum: Wat doet een HRM consultant?. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.
