Kosten van HR software in 2024 in Nederland.

Door:

Vergelijk de kosten van HR software pakketten. Ontdek welk systeem het best bij jouw organisatie past.

HR software kosten vergelijken 2024

Yes! De kogel is door de kerk en je hebt groen licht om met HR software aan de slag te gaan. Je weet dat HR software jullie gaat helpen en je hebt het MT er ook van overtuigd. Dat was stap 1. Op naar stap 2: het kiezen van de juiste HR software. Je hebt een wensenlijst en je weet wat je budget is. Hoe moeilijk kan het nu zijn om een leverancier te kiezen? 

In de praktijk kan het kiezen van HR software een inspannende aangelegenheid zijn. Er komt vaak meer bij kijken dan je op voorhand overziet. Er zijn verschillende soorten HR software, van algemene systemen tot specialistische systemen. Leg je, op het eerste gezicht vergelijkbare systemen naast elkaar, dan kom je erachter dat de functionaliteiten in de praktijk toch echt essentieel anders werken. En je komt erachter dat het vergelijken van tarieven verwarrend is omdat je vaak verschillende kostenstructuren naast elkaar legt. 

We begrijpen heel goed hoe lastig het kan zijn om tot een verantwoorde en juiste beslissing te komen. Je wilt geen appels met peren vergelijken. Dus hoe nu verder? We helpen je graag meer wegwijs te worden.

Software systemen in Nederland vergelijken

Een eerste stap die je zet in het kiezen van HR software is het bepalen van het soort systeem. Ga je voor een totaaloplossing of kies je voor specialistische software?

1. Totaaloplossing

Het woord zegt het al: in deze software kun je vrijwel al je administratieve en juridische HR zaken vastleggen. Soms bieden deze systemen ook modules voor meer inhoudelijke HR thema’s. Denk aan recruitment of beoordelingsgesprekken. Een totaaloplossing kan goed klinken; grote stappen, snel thuis. Maar realiseer je wel dat deze oplossingen op specialistische thema’s tekort schieten in vergelijking tot specialistische systemen. Voor thema’s als talentontwikkeling, groeipaden, feedback en doelen zul je meer hebben aan een specialistisch systeem.

2.Specialistisch HR systeem

Een specialistisch HR systeem ondersteunt je bij meer inhoudelijke thema’s. Deze systemen zijn niet alleen bedoeld voor digitale registratie, maar ze helpen je daadwerkelijk om meer diepgang te creëren op de bewuste HR thema’s. Als voorbeeld noemen we een doordachte 360 graden feedback module die je ondersteunt bij talentontwikkeling en loopbaanpaden. Denk ook aan een doelenmodule, waarmee je inzicht creëert in de bijdrage van medewerkers of afdelingen aan organisatiedoelen. Of denk aan een skillsmodule waarmee jij en je medewerkers inzicht krijgen in het werk waarin zij kunnen floreren. Steeds vaker worden deze systemen verrijkt met AI functionaliteiten.

Overigens kunnen systemen vaak aan elkaar gekoppeld worden. In de praktijk worden daarom geregeld combinaties gemaakt van een algemene totaaloplossing en specialistische systemen. Door de koppeling worden bepaalde data automatisch van het ene systeem overgenomen in het andere. Dat scheelt dubbele administratieve handelingen.

Sta je nog helemaal aan het begin van je zoektocht en wil je HR software systemen gaan vergelijken? Lees meer over de vergelijking tussen een totaaloplossing en specialistische HR software.

 

Welke soort HR software past bij jullie?

Naast de keuze voor een totaaloplossing, een specialistisch HR systeem, of een combinatie van beide middels een koppeling, kom je nog andere soorten software tegen.

1. Open source versus Closed source HR software

In je verkenning zul je ook de begrippen ‘open source’ en ‘closed source’ tegenkomen. Het verschil zit hem in de rechten die de software je geeft om zelf met de broncode aan de slag te gaan. Bij ‘open source’ software krijg je de beschikbaarheid over de broncode. Vergelijk het met het recept van een uniek gerecht. Je kunt het aanpassen naar wens, maar daar staat in de regel tegenover dat je die aanpassingen openbaar maakt. Het werken met ‘open source’ software vergt expertise. Dit soort software is dus alleen te overwegen als je zelf die expertise aan boord hebt, of als je het budget hebt om deze in te huren.

Bij ‘closed source’ software krijg je geen toegang tot de broncode van de software. Om de vergelijking met het recept weer te hanteren: je kunt terecht in het restaurant en je kunt er eten, maar je krijgt geen recept. Het voordeel is dat je meelift op de verbeterslagen die gemaakt worden. Je hoeft je niet druk te maken om hiccups. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de leverancier. Het nadeel is dat je je wensen zelden voor de volle 100% terug zult zien in de software. Het is generieke software die voor alle  klanten van de software moet werken. Daar staat tegenover dat je ook profiteert van ontwikkelingen waar je zelf misschien nog niet eens over had nagedacht.

2. Saas of ‘On Premise’

Waar vroeger de meeste software ‘On premise’ was, heeft ‘SaaS’ de laatste jaren een enorme vlucht genomen. ‘On premise’ betekent dat de software is geïnstalleerd op servers in beheer van de organisatie zelf. De verantwoordelijkheid van alles wat daarmee te maken heeft ligt dus ook bij de organisatie. Denk niet alleen aan IT infrastructuur, maar ook aan privacy en security zaken. Werk je met ‘On Premise’ software, dan heb je dus ook de expertise en faciliteiten nodig om het te ondersteunen. Dat kost geld en is dus een belangrijke overweging als het om budget gaat. Tegenwoordig zien we ‘On Premise’ software vooral nog bij organisaties die met heel gevoelige en vertrouwelijke data werken. Zij willen de touwtjes volledig zelf in handen hebben als het gaat om security en privacy.

‘SaaS’ is een afkorting voor ‘Software as a Service’. De leverancier ontwikkelt de software en is verantwoordelijk voor de hele IT infrastructuur en de servers waarop de software is geïnstalleerd. De leverancier levert de software daarom niet zozeer als een product, maar als een dienst. Je maakt er als klant gebruik van. Het voordeel van een ‘SaaS’ oplossing is dat je beduidend minder kopzorgen en kosten hebt omdat ontwikkeling en onderhoud bij de leverancier liggen. Een bijkomend voordeel is dat je kosten daarom meer voorspelbaar en beheersbaar zijn.

Kosten vergelijken: waar moet je op letten?

Je hebt waarschijnlijk al gemerkt dat de verschillende soorten software ook verschillende consequenties hebben voor je budget. Het maakt nogal uit of je software inhouse ontwikkelt en onderhoudt, of dat je een maandelijkse licentie bij een externe leverancier afneemt. 
Word je zelf verantwoordelijk als organisatie voor de software, dan zul je vooral ook je interne kosten in kaart moeten brengen. Denk daarbij sowieso aan de volgende kosten:

  • Software developers: je hebt expertise inhouse nodig voor de ontwikkeling, hosting, onderhoud. Dit betekent dus extra personeelskosten met alles wat daarbij komt kijken.

  • IT infrastructuur: je bent zelf verantwoordelijk voor de hele infrastructuur die bij de software komt kijken. De kosten die dit met zich meebrengt betreffen niet alleen de technische kant, maar ook de personeelskant.

  • Kies je voor externe inhuur? Neem dan ook de kosten en risico’s in je berekening mee bij gebrek aan continuïteit en voor overdracht bij de inhuur van flexibele krachten.

  • Kans op downtime? De oplossing moet je zelf aandragen. Welke risico’s brengt eventuele downtime mee voor je organisatie?

  • Security en Privacy: een belangrijke reden om voor software in eigen beheer te kiezen is het thema Security en Privacy. Dit thema zal zwaar wegen en heeft ook weer consequenties voor je kosten. Het grijpt terug op zowel je personeelskosten (juridische zaken, IT en development, verantwoording en communicatie) als op de technische IT en development kant.

Kies je voor een externe leverancier middels een ‘closed source’, SaaS oplossing, dan weet je wat je krijgt en wat je gaat betalen. Dit is de meest voorspelbare en beheersbare keuze als het om je budget gaat. De kosten, zoals hierboven besproken, liggen vooral bij de leverancier. Als organisatie zelf zul je met name de leverancier op voorhand moeten controleren, bijvoorbeeld op (ISO)certificeringen, en je zult contracten moeten sluiten die waterdicht zijn. Let daarbij ook op de verwerkersovereenkomsten en de SLA’s (Service Level Agreements).

Prijsmodellen in Nederland

Ga je software afnemen van een leverancier, dan komen we een aantal prijsmodellen tegen. We noemen de meest voorkomende:

1.Licentie

De meeste leveranciers werken met een licentiemodel. Dat wil zeggen dat je gebruik maakt van de software van de leverancier voor een bepaalde periode, tegen een bepaald, periodiek terugkerend bedrag. Contracten worden meestal voor minimaal een of twee jaar afgesloten en betalingen vinden meestal maandelijks, per kwartaal of jaarlijks plaats. Hoe langer de contractduur (hoe meer jaren je op voorhand afspreekt), hoe lager de prijs. En betaal je niet maandelijks, maar een langere periode ineens (jaarlijkse facturatie bijvoorbeeld) dan ben je vaak iets goedkoper uit.

2.‘Perpetual’ licentie (eeuwigdurende licentie)

Deze licentievorm lijkt het meest op het ‘kopen’ van de software. Je betaalt een bedrag, waarmee je het voortdurende recht krijgt om de software te gebruiken. Het gaat hier vrijwel altijd om een On Premise constructie. Houd goed in de gaten wat wordt afgesproken over updates en onderhoud. In de meeste gevallen ligt dit bij de licentiehouder ( de ‘koper’) en niet bij de leverancier. Je ROI zal op den duur waarschijnlijk het hoogst zijn bij een perpetual licentie, maar het vergt een heel flinke, initiële investering en voortdurende personeelskosten voor IT, development, security en compliancy.

3.Afkoopmodel

In sommige gevallen is het mogelijk om een afkoopmodel overeen te komen. Dit is een gewone licentie, waarbij wordt afgeweken van het reguliere tarief. Op voorhand wordt het jaarlijks gebruik ingeschat. De afnemer betaalt een jaarlicentie vooruit en krijgt daarvoor een lager tarief. Soms wordt na afloop van het jaar het daadwerkelijke gebruik geverifieerd en eventueel verrekend. Hierover worden op voorhand afspraken gemaakt. Dit model komen we minder vaak tegen en het is slechts bij enkele leveranciers relevant.

Factoren die het licentietarief beïnvloeden

Er zijn verschillende factoren die de hoogte van de licentie beïnvloeden. We noemen de belangrijkste:

  • Pakketkeuze: vaak wordt er een aantal pakketten aangeboden. Van een basis-, of instappakket tot een PRO of enterprise pakket. Het verschil zit hem in het aantal modules of functionaliteiten dat je binnen het pakket krijgt. Hoe uitgebreider de mogelijkheden, hoe hoger de pakketprijs. Bekijk de pakketten goed en anticipeer op de toekomst. AI functionaliteiten worden bijvoorbeeld steeds belangrijker en gebruikelijker. De overstap naar een pakket dat deze AI functionaliteiten biedt kan op (korte) termijn een wens worden. Check ook hoe de leverancier omgaat met nieuw ontwikkelde functionaliteiten binnen je huidige pakket. Voorkom daarmee opgelegde, toekomstige budgetoverschrijdingen.

  • Aantal gebruikers: het aantal gebruikers is een belangrijke factor voor het tarief van de licentie. Hoe hoger het aantal gebruikers, hoe lager de prijs per gebruiker. Het komt erop neer dat je totale licentietarief met meer gebruikers hoger wordt, maar het relatieve bedrag per gebruiker wordt lager. Meestal wordt in deze structuur met staffels gewerkt. Let er op bij de bepaling van je tarief, dat de staffels meestal  ‘gestapeld’ worden. Dat betekent dat het lagere tarief per gebruiker pas gaat gelden binnen een volgende staffel, en dus niet eveneens geldt voor alle gebruikers die in lagere staffels vallen.

  • Aantal rollen: niet iedereen zal dezelfde rechten hebben om met de software te werken. Een reguliere medewerker zal minder, of andere, rechten nodig hebben dan een manager. En een HR manager zal ook weer andere, of aanvullende rechten hebben. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot de data en analytics. Een admin (dat is de beheerder) heeft over het algemeen de meest uitgebreide rechten, maar ook daar kunnen weer specifieke beperkingen op zitten. Het kan voorkomen dat specifieke rollen zijn gelinkt aan de eerder genoemde pakketten. En daarmee aan de licentieprijs.

  • Modules of functionaliteiten: in de meeste gevallen zijn aanvullende modules of functionaliteiten gekoppeld aan een pakket. Dit is niet altijd het geval. Bij sterk gemoduleerde software kunnen soms verschillende combinaties van modules gemaakt worden die van invloed zijn op de licentieprijs.

Bijkomende kosten

We vatten het nog even samen: bij het bepalen van je keuze voor een leverancier heb je nu, grofweg, de volgende zaken in je kostenoverwegingen meegenomen:

  • Een HR totaaloplossing, specialistische HR software of een combinatie van beide
  • HR software in eigen beheer of een externe leverancier
  • Je vereiste en gewenste functionaliteiten
  • Het aantal gebruikers en rollen
  • De duur van het contract

Je kunt nu al gemakkelijker leveranciers met vergelijkbare software naast elkaar gaan leggen. Maar om een uiteindelijke keuze te maken zul je in je kostenoverweging ook de bijkomende kosten mee moeten nemen. We noemen de belangrijkste.

Implementatiekosten

Je keuze voor interne HR software ontwikkeling of een samenwerking met een externe leverancier is natuurlijk sterk bepalend voor hoe een implementatietraject eruit ziet. In het eerste geval heb je dit, als het goed is, al meegenomen in je kostenoverwegingen. Was je nog niet zover, dan is dit het moment om daar aandacht voor te hebben.

Kies je voor een samenwerking met een externe partij, verwacht dan niet dat de software met een druk op de knop gelijk door jullie gebruikt kan worden. Schrik niet. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar de software moet wel worden ingericht naar jullie behoefte en wens en jullie data zullen moeten worden ingevoerd. De inrichting is over het algemeen niet heel complex. Vaak kan een organisatie dat zelf. Maar dat is niet altijd het geval. Check dit goed voordat je een definitieve keuze maakt voor een leverancier. 

In veel gevallen worden er online instructies gegeven waarmee je zelf vooruit kunt met de inrichting. Er is meestal ook de optie van persoonlijke begeleiding. Dit helpt je meer op weg en is over het algemeen aan te raden. Vervolgens is het meestal mogelijk dat de leverancier de inrichting voor je uitvoert. In enkele gevallen is dat zelfs de enige optie. Dat is veelal afhankelijk van de complexiteit van de software en de mate van maatwerk. Bedenk dat voor niets de zon op gaat. Hoe meer je zelf doet, hoe goedkoper het zal zijn. Maar bedenk ook dat goedkoop soms duurkoop is. Dat is hier niet anders.

Het is overigens wel raadzaam om zelf vertrouwd te raken met het systeem. Als je ‘de achterkant’ beheert, ben je minder afhankelijk van de leverancier en kun je zelf sneller wijzigingen doorvoeren.

Het invoeren van je data, denk aan medewerkersgegevens, kan handmatig, maar afhankelijk van de data en de software is een import vanuit bijvoorbeeld Excel ook vaak mogelijk. Import via een koppeling met andere systemen is ook meestal mogelijk. Hierover straks meer.

Houd dus in je vergelijking van tarieven rekening met factoren als

  • jullie eigen tijdsinvestering
  • persoonlijke begeleiding door de leverancier
  • afhankelijkheid van de leverancier voor toekomstige handelingen

Trainingen

We gaven al aan dat het raadzaam is om zelf de achterkant van het systeem te kunnen beheren. Eigenlijk leent alle HR software zich daar in meer of mindere mate toe. Je doet er goed aan om af te stemmen met de leverancier van je keuze, of je trainingen moet volgen. Denk aan trainingen voor de beheerkant van de software (de ‘achterkant’), maar ook trainingen voor het gebruik van de software op de werkvloer. Is de software intuïtief, zijn er online instructies, of moeten gebruikers vooraf een training volgen? 

Aan trainingen zijn vaak kosten verbonden, dus check dit vooraf bij de leverancier.

Bij veruit de meeste leveranciers zijn trainingen gericht op het werken met de software. Een enkele partij, zoals Treams, gaat verder dan dat. Er wordt dan niet alleen gelet op het werken met de software, maar ook op het effect ervan binnen de organisatie. Software is niet een doel op zich, het is een middel om een doel te bereiken. We nemen als voorbeeld tooling voor feedback. Met een tool kun je het werken met feedback faciliteren. Maar stel dat binnen de organisatie geen veilig klimaat wordt ervaren, of dat mensen geen idee hebben hoe ze met feedback om moeten gaan. Dan is een feedback tool niet direct de ultieme oplossing. Er is meer voor nodig om mensen in beweging te krijgen. Treams biedt ook daarvoor workshops en trainingen. Ze richten zich niet alleen op implementatie, maar ook op adoptie van de software. Richt je dus bij je keuze niet alleen op de software, maar anticipeer ook op hoe je met de software het gewenste effect gaat bereiken.

Support

In de meeste gevallen is er een support afdeling bij de leverancier. Support is van onschatbare waarde als het gaat om de gebruikerservaring met de software. Support kan worden geleverd in de vorm van een chatbot, FAQ’s, een online community, of een supportmedewerker. Vormen van persoonlijke support zijn soms inbegrepen in de licentieprijs, maar soms zijn er kosten aan verbonden. En vaak is er onderscheid naar support opties voor gebruikers en support opties voor beheerders. In dat laatste geval wordt er bijvoorbeeld gewerkt met een soort ‘strippenkaart’ waarmee je support uren afneemt. In de regel betreft de support in die gevallen de meer technische vragen. Zijn er hiccups in de software, dan ligt de verantwoordelijkheid uiteraard bij de leverancier zelf.

In dit kader is ook de klantcommunity van Treams interessant om te noemen. In de online klantcommunity worden allerlei tips, best practices, templates en ervaringen gedeeld. Naast reguliere support en Ask me Anything sessies, kunnen klanten ook hun specifieke, inhoudelijke HR vraagstukken voorleggen. Organisaties kunnen zo ook van elkaar leren en dat scheelt heel wat wielen die niet opnieuw uitgevonden hoeven te worden.

Koppelingen met andere systemen

Eerder spraken we al over de mogelijkheid van een koppeling met een ander HR softwaresysteem binnen de organisatie. Een dergelijke koppeling zorgt ervoor dat data van het ene systeem automatisch worden overgenomen in het andere systeem. Veel HR systemen hebben onderlinge, generieke koppelingen al gemaakt. Check dus altijd of een dergelijke koppeling al bestaat en hoe de precieze werking is. Maar ook als een koppeling nog niet bestaat, dan is die in veel gevallen te maken. Beide leveranciers van de  HR systemen moeten daar aan mee willen werken. 

Wil je met koppelingen werken, check dan of er eenmalige implementatiekosten worden gerekend en of dat er terugkerende kosten zijn voor het onderhoud van de koppeling.

Kosten: koste wat het kost?

De kosten zullen een belangrijke overweging vormen in je keuze voor HR software. Niemand zal de impact van kosten onderschatten. Maar de impact van een verkeerde software keuze is minstens zo groot. De impliciete kosten die daarmee gepaard gaan zijn lastiger in een business case te vatten, maar daarmee niet minder ernstig. Zoals gezegd: software is uiteindelijk geen doel op zich, maar een middel om je doel te bereiken. 

Ons advies is dan ook om software te kiezen die nu en in de toekomst bij jullie past en die jullie daadwerkelijk ondersteunt. Kies een leverancier of partner die ook gewoon ‘goed voelt’ en ga voor een duurzame relatie.

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 februari 2025 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Technology Advice, People HR, Tech.co, SPD load.

Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.

Meer weten? Verken alle mogelijkheden en word een onvergetelijke werkgever met Treams!

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

Loket.nl en Treams: samen sterk

Door:

Loket.nl is een Nederlands softwarebedrijf dat gespecialiseerd is in fundamentele HR administratie. Voorbeelden zijn salarisadministratie, verlof- en verzuimregistratie en het indienen en verwerken van declaraties. In die zin biedt Loket.nl een digitaal personeelsdossier. Daarnaast heeft Loket.nl ondersteunende functionaliteiten ten behoeve van werving en selectie. Een voorbeeld daarvan is een e-assessment waarvan de resultaten vertaald kunnen worden naar een match score die de kans geeft op succes van de kandidaat in jullie openstaande functie.


Wat zijn de voordelen van een integratie met Loket.nl?

Met een integratie tussen Loket.nl en een ander software systeem benut je de expertise van beide platforms, zonder dat je handelingen dubbel hoeft uit te voeren. Je hoeft bijvoorbeeld niet meermaals in te loggen of gegevens in te voeren. Door de koppeling gebeurt dit automatisch. We noemen de concrete voordelen van een integratie met Loket.nl

  • Efficiëntie:
    Door integraties tussen Loket.nl en andere systemen worden gegevens automatisch doorgegeven. Dit elimineert dubbel werk zoals handmatige invoer van personeelsgegevens of salarisinformatie, waardoor je tijd bespaart en processen sneller verlopen.
  • Data-synchronisatie:
    Automatische gegevensoverdracht zorgt ervoor dat informatie, zoals loonwijzigingen of nieuwe personeelsleden, in alle gekoppelde systemen wordt bijgewerkt. Hierdoor werk je in alle systemen met actuele en consistente data.
  • Kostenbesparing:
    Door minder handmatige processen worden fouten, zoals verkeerd ingevoerde gegevens, voorkomen. Dit bespaart kosten die anders zouden ontstaan door correcties of inefficiënties in de workflow.
  • Gebruiksvriendelijkheid:
    Door integraties hoeven medewerkers maar één systeem te gebruiken om toegang te krijgen tot verschillende tools.
  • Flexibiliteit:
    De mogelijkheid om Loket.nl te koppelen aan diverse software betekent dat het platform eenvoudig in bestaande digitale omgevingen kan worden geïntegreerd. Dit voorkomt de noodzaak om compleet nieuwe software aan te schaffen.
  • Betere inzichten:
    Geïntegreerde systemen maken het mogelijk om gegevens uit verschillende bronnen te combineren. Hierdoor krijg je complete rapportages en dashboards, wat betere besluitvorming mogelijk maakt. Denk bijvoorbeeld aan verlofdata gekoppeld aan productiviteitscijfers of salariskosten geïntegreerd in financiële overzichten.
  • Betrouwbaarheid:
    Automatische gegevensoverdracht via integraties minimaliseert menselijke fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van de administratie. Dit is cruciaal voor zaken als salarisverwerking en compliance met wet- en regelgeving.
  • Schaalbaarheid:
    Naarmate een organisatie groeit, kunnen bestaande integraties eenvoudig worden uitgebreid of aangepast om nieuwe systemen of grotere hoeveelheden gegevens te ondersteunen, zonder dat er complexe aanpassingen nodig zijn.

Met deze voordelen helpt Loket.nl bedrijven om processen te stroomlijnen, de gebruikservaring te verbeteren en kosten en risico’s te verminderen. Tegelijkertijd kun je de functionaliteiten benutten van andere software systemen die op aanvullende, inhoudelijke thema’s meer diepgang bieden.

Wat zijn integratiemogelijkheden van Loket of een Loket koppeling?

Loket.nl biedt integratiemogelijkheden met uiteenlopende software, waaronder:

  • HR administratie systemen zoals Nmbrs, Visma en een koppeling AFAS
  • Boekhoudsoftware zoals  e-Boekhouden, een koppeling Exact Online, een koppeling Twinfield, een koppeling SnelStart en een koppeling Accountview.
  • Tijdregistratie zoals TimeChimp, Nostradamus en een koppeling Dyflexis,.
  • Pensioenuitvoerders: Integraties met pensioenfondsen voor automatische gegevensuitwisseling.
  • Recruitment software zoals Recruitee, Homerun.
  • Performance management, talentontwikkeling en engagement zoals een koppeling Treams
  • ERP-systemen: Diverse ERP-pakketten voor een bredere bedrijfsadministratie.
  • Verzuim- en arbodiensten: Integraties voor verzuimregistratie en ondersteuning bij arbodiensten

Met deze veelheid aan mogelijkheden biedt Loket.nl een flexibel en veelzijdig platform voor bedrijven die hun HR- en salarisprocessen willen optimaliseren en op bepaalde HR thema’s inhoudelijke diepgang willen bieden.

Wat zijn de kosten?

Voor de integratie met Treams betaal je een vast bedrag per maand van €125 (2024). Je bent ervan verzekerd dat de integratie onderhouden wordt en technische updates automatisch worden doorgevoerd. 

Hoe verloopt het integratieproces van Loket.nl met Treams?

Het proces voor het inrichten van integraties verloopt volledig online. Je kunt het inrichten zelf doen, samen met een collega uit je organisatie die ervaring heeft met jullie HR informatie- of salarissysteem (afgekort HRIS). Uiteraard kun je, bij vragen, altijd een moment inplannen met een expert van Treams om ondersteund te worden.

Vereiste tijd: ongeveer 2 uur

Te ondernemen acties:

  1. Je kunt Treams en Loket.nl koppelen door in Treams de juiste toegangssleutels in te voeren en een paar simpele selecties te maken (bijv. welke organisaties uit het Loket.nl moeten worden ingeladen).
  2. Je selecteert de datum waarop de medewerkers toegang krijgen tot Treams.
  3. Je kunt eventuele uitsluitingen toevoegen, specifieke medewerkers of afdelingen die geen toegang mogen krijgen tot Treams.

Hoe maak je de koppeling tussen Loket.nl en Treams

Ben je klant bij Loket.nl en Treams en wil je de koppeling realiseren, dan heb je daarvoor de instructies ontvangen. Maar om je een zoektocht te besparen geven we onderaan deze pagina de instructies nogmaals.

eer weten over een integratie van Loket.nl en Treams?

Veel van onze klanten hebben de koppeling tussen Treams en Loket.nl al gerealiseerd en de toegevoegde waarde ervan al ervaren. Wil je weten hoe dit ook voor jullie in de praktijk kan werken? We vertellen je er graag meer over.

Uitleg: Loket integreren met Treams

Wil je jouw Loket omgeving integreren met Treams? Dan ben je op het juiste adres!

1. Voorwaarden om te beginnen

Op het opzetten van een Loket connector zijn de volgende voorwaarden van kracht:

  • Een actieve Treams omgeving
  • Een actieve Loket omgeving
  • Beheerdersrechten in beide omgevingen om de connector op te kunnen zetten
  • Kennis van de te integreren processen

Daarnaast zijn er nog enkele voorwaarden voor de data in Loket om te kunnen koppelen met Treams:

  • Elke medewerker moet een voornaam en achternaam hebben
  • Elke medewerker moet een geldig en uniek e-mailadres hebben
  • Elke medewerker moet een uniek personeelsnummer hebben welke nooit veranderd
  • Elke medewerker is lid van maximaal 1 organisatorische eenheid / afdeling. Wanneer een medewerker onderdeel is van meerdere eenheden, wordt de eerstgevonden eenheid toegewezen in Treams
  • Toegangsrechten worden alleen aangewezen op basis van organisatorische eenheid zoals aangegeven in het organigram. 1-1 rechten zijn niet mogelijk en kunnen handmatig worden aangewezen in Treams.

2. Loket koppeling activeren

Om de koppeling met Loket te configureren moet deze eerst worden geactiveerd. Dit doe je door als superuser in te loggen op jouw omgeving. Na het inloggen ga je links in de balk naar Beheer en kies je links in de balk voor Integraties. Klik op deze pagina op de Loket koppeling onder HR-informatiesysteem.

Lees de uitleg goed door en ga akkoord met de voorwaarden.

3. Loket koppeling configureren

Na het accepteren van de voorwaarden kom je op de pagina om de Loket koppeling te configureren. Hier vind je o.a. de opties om de startdatum van Treams en de standaardtaal voor nieuwe medewerkers in te stellen.

Toegang verlenen

Klik op de Log in om te verbinden knop, waarna je wordt doorgestuurd naar de loginpagina van Loket. Log hier in met een account dat toegang heeft tot de juiste werkgever(s) en overige informatie. Na het inloggen geef je Treams toestemming om te koppelen met jouw gegevens in Loket.

Na het geven van toestemming kom je terug op de configuratiepagina van de Loket koppeling. Hier zie je informatie over het Loket account waar je mee bent gekoppeld. Je kan op ieder moment het account wisselen.

Werkgevers en medewerkers selecteren

Nu kies je de werkgever(s) waarvan je gegevens wilt koppelen met Treams. Als laatste selecteer je de medewerkers die je wilt synchroniseren. Kies hier voor verander waarde en vul in of je standaard medewerkers wil insluiten of uitsluiten. Bij insluiten komt iedereen mee en kun je ervoor kiezen om bepaalde domeinen (e-mailadressen) niet mee te nemen. Bij uitsluiten komt niemand mee behalve de domeinen die je instelt.

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

Over alles rondom het vinden en gebruiken van gratis HR software.

Door:

Ontdek gratis HR software. Bekijk hier welke systemen er beschikbaar zijn en hoe je ze gebruikt. Leer alles over gratis HR software.

Gratis HR software

HR software is onmisbaar in elke professionele organisatie. Je kunt natuurlijk nog veel handmatig doen, maar streef je zelfs maar een beetje efficiëntie na, dan kijk je verder. Je komt er dan al snel achter dat de zoektocht naar passende HR software ingewikkeld is.

  1. Er zijn heel veel verschillende aanbieders van HR systemen. Van totaaloplossingen voor al je HR vraagstukken, tot specialistische HR systemen die specifieke HR thema’s ondersteunen. 
  2. Er zijn veel verschillende soorten software. Enkele voorbeelden zijn Open Source vs Closed Source en SaaS vs On Premise software. De gemiddelde HR manager is sterk in zijn of haar HR vakgebied. Kennis van software is over het algemeen geen veld van expertise. 
  3. En dan komen daarbij nog de verschillende kosten en tariefstructuren bij kijken. Je komt ook mogelijkheden voor gratis software tegen.

Gratis software is natuurlijk aantrekkelijk en zal je in eerste instantie aanspreken. Maar voor niets gaat de zon op. De vraag welk addertje er onder het gras steekt, komt misschien bij je op. We geven je daarom meer inzicht in de achtergrond en valkuilen van gratis HR software. We helpen je graag de eerste, stevige stappen te maken in het moeras dat HR software op het eerste gezicht kan zijn.

HR systemen: totaaloplossing vs specialistische ondersteuning

Voordat we je meenemen in de verschillende soorten software en de voor- en nadelen van gratis software raden we je aan om stil te staan bij het doel van je HR software. Welk probleem heb je opgelost als je met de HR software gaat werken? Welke wensen voor de toekomst kun je nu al in kaart brengen en meenemen in je keuze?

In HR systemen kun je grofweg onderscheid maken tussen: 

  1. Totaaloplossingen: deze HR systemen kun je zien als een digitaal personeelsdossier waar je al je administratieve en juridische zaken mee kunt regelen. Denk daarbij aan salarisadministratie, verzuim, verlof, payroll management en contractuele zaken. Soms bieden deze HR systemen ook ondersteuning op meer specifieke HR thema’s zoals recruitment, persoonlijke ontwikkeling en de HR gesprekscyclus. In de regel schieten deze systemen echter tekort op die specifieke thema’s, ten opzichte van de specialistische HR systemen.
  2. Specialistische HR systemen: deze systemen ondersteunen je bij specifieke HR thema’s. Enkele voorbeelden van die HR thema’s zijn performance management, talentontwikkeling, medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid. Deze systemen bieden functionaliteiten waarmee je beduidend meer diepgang op die HR thema’s kunt bieden aan je mensen. Daarnaast geven de analytics waardevolle inzichten voor HR en management. Overigens is het goed te weten dat deze specialistische HR systemen veelal gekoppeld kunnen worden aan de meer algemene HR totaaloplossingen. Daarmee omzeil je tijdrovende, dubbele, administratieve handelingen en inlog issues terwijl je wel per thema de inhoudelijke diepgang en praktische ondersteuning biedt.

Zit je nog in een sterk oriënterende fase en heb je geen goed beeld bij het soort HR systeem dat je wilt? Lees dan het stappenplan dat je helpt om daarin een keuze te maken.

Heb je wel al een duidelijker beeld bij het doel dat de HR software moet dienen, dan is de volgende vraag welke soort software het beste bij jullie past. Inzicht in de verschillen is belangrijk omdat het consequenties heeft voor je budget.

Welke soorten HR software zijn er?

Software is voor de meesten van ons ‘een systeem dat je digitale programma’s biedt’. En dat klopt. Net zoals een ‘auto’ voor velen van ons gewoon een vervoermiddel met vier wielen en een stuur is. Maar hoe meer verstand je hebt van auto’s, hoe beter je je keuze kunt maken. Ook in verhouding tot het kostenaspect. Niet alleen de prijs speelt een rol, maar ook de motorrijtuigenbelasting, onderhoud en reparaties. Je zult ook letten op eventuele garanties. En misschien is het leasen van een auto wel de beste oplossing. Zeker als je er verder geen omkijken naar wilt hebben.

Ook bij de keuze voor software kom je meer opties tegen. Zonder er een al te technisch verhaal van te maken, nemen we je mee in de belangrijkste overwegingen die je tegen gaat komen. We belichten daarbij ook de, soms verborgen, kosten die erbij komen kijken. En we bespreken de voor- en nadelen van gratis software.

Open Source HR Software

Open Source HR software is software waarvan de broncode wordt vrijgegeven. De broncode bij software kun je vergelijken met een (vaak ingewikkeld) recept bij het koken van een gerecht. Zonder recept kun je het gerecht niet maken. Zonder broncode kun je de specifieke software evenmin bouwen. 

De broncode is openbaar en beschikbaar voor iedereen. Dat wil niet zeggen dat het altijd gratis is. Vaak betaal je wel gewoon voor de licentie. Het voordeel van Open Source is dat iedereen bij kan dragen aan optimalisatie van de software. Door de bijdragen van een hele community zullen ook eventuele hiccups eerder aan het licht komen. Een bijkomend voordeel voor de individuele gebruiker is dat de software helemaal naar eigen wens kan worden aangepast.

Een nadeel is dat je gedegen software kennis in huis moet hebben om met deze software te werken. Je kunt hier natuurlijk ook een deskundige partner voor inschakelen. Een overweging zal dus zijn of je die expertise in huis hebt, wat de arbeidskosten inhouden of wat de inhuur van een externe partner gaat kosten.

Open Source HR software wordt onder licentie gebruikt, waarbij wordt vastgelegd wat wel en niet is toegestaan in relatie tot de broncode. In de licentie wordt ook bepaald in hoeverre er openbaarheid van jouw gebruik van de broncode is vereist. Om de vergelijking met het recept weer te maken: je krijgt het recept en mag er je eigen ingrediënten aan toevoegen, verhoudingen aanpassen enzovoort. Afhankelijk van de licentie met de chef kok moet je jouw eigen versie van het recept al dan niet openbaar maken.

Enkele voorbeelden van Open Source HR software systemen zijn:

  • Odoo (HR totaaloplossing) 
  • Orange HRM (HR totaaloplossing)
  • WordPress HRM plugins (WordPress is een veel gebruikte Open Source website builder met heel veel additionele opties: plugins. Heb je een WordPress website, dan kun je die eens verkennen.)

HR Software Closed Source

Bij Closed Source software wordt de broncode (het recept) niet vrijgegeven. Het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid liggen bij de organisatie die de software ontwikkelt. Het voordeel is dat je je niet hoeft bezig te houden met het oplossen van hiccups en de doorontwikkeling van functionaliteiten. Dat ligt bij de eigenaar. Je maakt van tevoren prijsafspraken en je budget blijft daarmee voorspelbaar en beheersbaar. 

Een bijkomend voordeel is dat de software met een doelgroep in het achterhoofd is ontwikkeld en al oplossingen biedt voor jouw vraagstuk. Het nadeel is dat je de software mogelijk niet voor de volle 100% tegemoetkomt aan jouw wensen.

Voorbeelden van Closed Source HR software systemen zijn:

  • Treams (Specialistische HR software)
  • Dialog (Specialistische HR software)
  • Learned (Specialistische HR software)

Om het je gemakkelijker te maken hebben we vast een vergelijking van onder andere deze drie leveranciers gemaakt.

Software as a Service (SaaS)

Een ander onderscheid dat je tegen gaat komen is enerzijds Software as a Service (Saas) en anderzijds Software on Premise. 

Een SaaS oplossing is software die je als een dienst afneemt. Dat wil zeggen dat je het gebruik van de software afneemt. De software staat dus niet op jouw eigen eigen server. Het enige dat je nodig hebt om gebruik te maken van SaaS is uiteraard een internetverbinding en een apparaat om het te ontsluiten, zoals een laptop. Groot voordeel is dat je zelf niet verantwoordelijk bent voor de hele IT infrastructuur die bij de software komt kijken. Dat ligt allemaal niet bij jou, maar bij de leverancier van de SaaS oplossing. De kosten van het gebruik van een SaaS licentie zijn dus voorspelbaar en beheersbaar.

Een nadeel kan zijn dat je afhankelijk bent van de security regels en naleving daarvan bij de SaaS leverancier. Zorg daarom dat je met een ISO 27001 gecertificeerde partij werkt en check hun Service Level Agreement voor Privacy en Security.

De hierboven genoemde voorbeelden van Closed Source HR Software, namelijk Treams, Dialog en Learned, zijn alle drie SaaS oplossingen.

Software on Premise

Software on Premise is downloadable software die bij een bedrijf zelf is geïnstalleerd. Het beheer van de software ligt bij het bedrijf zelf. De software draait op de eigen servers. Het gebruik van deze software vergt dus een hoge mate van expertise. Vaak is dit voor kleinere organisaties geen praktische oplossing. De kosten voor beheer en onderhoud zijn relatief hoog.

Software on Premise lijkt dus vanuit kostenoverweging en de vereiste IT expertise alleen geschikt voor grote organisaties. Maar werk je internationaal, dan zul je ook IT-ers in dienst moeten hebben die 24/7 problemen met downtime  direct kunnen oplossen. Voldoende argumenten om de keuze voor On Premise goed te overwegen.

Waar On Premise tot een jaar of 20 geleden nog de meest voorkomende software was, is het inmiddels flink ingehaald door SaaS.

Kostenoverwegingen samengevat

Je weet nu wat meer over de soorten HR software die je tegen kunt komen in je zoektocht. Samenvattend heb je jezelf antwoord gegeven op de volgende vragen:

  • Wil ik een HR totaaloplossing of een specialistisch HR systeem?
  • Wil ik koppelingen tussen systemen?
  • Wil ik een Open Source of een Closed Source oplossing?
  • Wil ik een SaaS oplossing of een On Premise oplossing?

Je zult hebben gemerkt dat bij de antwoorden op deze vragen je budget een belangrijke rol speelt. Dit is mogelijk zelfs een van de belangrijkste criteria in het bepalen van je keuze. Je bent je er nu van bewust dat je niet alleen de prijzen van verschillende HR software systemen moet vergelijken, maar ook rekening moet houden met de bijkomende kosten van het onderhoud en beheer van de software. Denk daarbij aan de kosten voor werving, selectie en salarissen van een IT afdeling, arbeidstijd voor onderhoud en beheer, eventueel bij externe inhuur, de kosten van inactiviteit bij downtime (je kunt niet werken als het systeem plat ligt).

Gratis HR software

Eerder gaven we al aan dat je gratis software tegen gaat komen in je zoektocht. Dit lijkt heel aantrekkelijk. En misschien is het dat ook wel voor jullie. Maar om te voorkomen dat goedkoop uiteindelijk duurkoop wordt, nemen we je graag mee in de valkuilen.

Gratis alternatieven voor HR Software

Bestaande templates

Een aantal alternatieven heb je misschien al overwogen. Voorbeelden van bestaande templates zijn Notion Templates, Jotform Templates en Etsy Templates. Wat je met deze templates bereikt is dat je de hard copy formulieren waar je nu misschien mee werkt, digitaliseert. Voor plannings- of administratieve boekhoudkundige zaken misschien enigszins afdoende. Maar realiseer je dat dit geen HR software is voor een degelijke, inhoudelijke en veilige ondersteuning van je HR beleid.

Word, Excel en Google documenten

Hoewel niet echt helemaal gratis, kun je ook denken aan Word of Excel documenten om je operationele HR zaken te ondersteunen. Je betaalt al voor je Google of Microsoft licentie. Daarmee heb je toegang tot verschillende ondersteunende documenten en templates. Je kunt gebruik maken van bestaande templates voor bijvoorbeeld Payroll, online calculators, planning van roosters enzovoort. Je leest meer over de mogelijkheden op Vertex42.

Met Excel of Google sheets kun je ook zelf templates bouwen die bij jullie passen. Vrijwel iedereen heeft ervaring met het werken ermee. De leercurve is dus relatief vlak. Om een goed template te bouwen heb je wel een Excel wizard nodig. Realiseer je ook dat je afhankelijk wordt van de expertise van die persoon. Tijdens vakanties, of bij het vertrek van die persoon, kan dat problemen opleveren.

Valkuilen:

  • Het werken met Excel of Google sheets is foutgevoelig. Een menselijk fout is snel gemaakt. Werk je met veel formules, koppelingen of filters, dan is het bijvoorbeeld vaak lastig om de fout te achterhalen en te herstellen.
  • Wil je aanpassingen maken in het template, dan moet je dit in het bronbestand doen. Het gebeurt al snel dat mensen zelf aanpassingen maken in eigen versies. Je raakt zo het overzicht kwijt en de data kloppen niet meer.
  • Excel bestanden kunnen doorgemaild worden en de beveiliging is daarom niet altijd gegarandeerd.
  • Groeit je organisatie of heb je behoefte aan meer functionaliteiten, dan loop je tegen de grenzen van Excel aan. Aan de ene kant lijkt Excel heel eenvoudig (en dat is het ook), maar wil je iets meer, dan stijgt de complexiteit exponentieel.
  • Excel is een bestand waarin je data invult. En hoe handig dat soms ook kan zijn, dat is wel ook de beperking. HR software daarentegen is een leidend systeem waar je veel meer mee kunt. Denk aan AI functionaliteit, het actief activeren van processen, het aan elkaar koppelen van data waardoor nieuwe inzichten ontstaan, hoge mate van interactiviteit, centrale opslag van verschillende data, email notificaties enzovoort.
  • Je kunt geen specifieke functie rollen toekennen in Excel, of vergelijkbaar bestand. De behoeften van een HR manager, operationeel manager, coach, medewerker of beheerder zijn specifiek en kennen andere toestemmmingsrechten. In HR software is dit vaak wel in te regelen.
  • Je kunt Excel bestanden niet automatisch koppelen aan andere HR software systemen. Dit betekent dat je aanpassingen in je personeelsbestand dubbel in alle systemen moet uitvoeren.
  • Bedenk welk signaal je wilt uitstralen naar je medewerkers. Excel kan soms wat houtje-touwtje zijn. Daarmee geef je een signaal af aan je mensen. Werk je met professionele HR software, dan geef je daarmee tegelijk aan hoe belangrijk je het vindt.

Is gratis ook echt gratis?

Ben je tot de conclusie gekomen dat je met HR software wilt werken, maar je hebt een beperkt, of geen, budget? Er zijn gratis versies van HR systemen. Deze systemen zijn overigens geen specialistische HR software voor performance management en talentontwikkeling zoals Treams dat is. Maar misschien voldoet het wel aan jouw specifieke vraag. We noemen er een paar:

  • Deel (voor payroll, HR administratief en compliance)
  • Remote (gratis versie voor HR administratieve taken)
  • Monday (HR projectmanagement)

Gratis is natuurlijk aantrekkelijk. Maar ook hier geldt: voor niets gaat de zon op. Hou daarom rekening met de volgende valkuilen.

Valkuilen:

  • Je krijgt gratis toegang tot een beperkt aantal functionaliteiten. In de praktijk merk je dat je meer nodig hebt. Je hebt je data dan al ingevoerd en je tijd erin geïnvesteerd. Voor meer functionaliteiten moet je (vaak fors) gaan betalen. 
  • Je krijgt gratis toegang voor een beperkt aantal medewerkers. Wil je het team uitbreiden, dan ga je (vaak fors) betalen. Hoe meer mensen je HR software gebruiken binnen je organisatie, hoe groter het gebruiksgemak dat je ervan hebt. Je hebt immers alle data centraal en kunt analytics gaan benutten. Realiseer je dus wel dat je daar uiteindelijk flink meer voor gaat betalen.
  • Data is het nieuwe goud. Is een HR systeem echt gratis, kijk dan heel goed naar GDPR en security. Zijn je gegevens veilig? Met welke andere partijen worden jouw data gedeeld? Is het bedrijf ISO 27001 gecertificeerd? Allemaal zaken om nauwlettend in de gaten te houden.
  • Wordt de software goed onderhouden? Wat staat daarover vastgelegd in de Service Level Agreement van de leverancier? 
  • Worden er advertenties getoond? Sommige gratis software heeft als verdienmodel het vertonen van advertenties. Realiseer je goed of je dat wilt voor je mensen. En vraag je ook af hoe de doelgroep van de advertenties wordt bepaald. Met andere woorden: wat geef je prijs van jouw data?

Al met al genoeg redenen om niet overhaast te zwichten voor gratis software.

Gratis proefversie

Tot slot zijn er nog gratis proefversies van HR software. Hiermee kun je een eerste indruk krijgen van de look and feel, het gebruiksgemak en de functionaliteiten. Om Treams als voorbeeld te nemen: tijdens een proefperiode kun je, onder andere, snuffelen aan de AI functionaliteit bij het stellen van doelen of het werken met feedback. Je hebt mogelijk nog geen ervaring met dit soort opties. Het biedt een zee aan mogelijkheden. Het zijn concrete oplossingen van vraagstukken waar je nu misschien tegenaan loopt.

Een gratis proefversie kan je dus waardevolle inzichten bieden. Realiseer je wel dat je vaak in een lege omgeving werkt, terwijl de software meestal juist optimaal werkt als er voldoende data zijn ingevoerd. Een gratis proefversie is dus echt een tipje van de sluier en niet meer dan dat.

In veel gevallen kan een gratis proefomgeving worden omgezet in een daadwerkelijke omgeving voor jouw organisatie. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten die passen bij de licentie die je hebt gekozen. Check voordat je start met een proefperiode of dit zo werkt bij de betreffende leverancier. Voorkom daarmee dat je met een vervuilde trial gaat werken waarin je herstelwerk moet verrichten.

Een proefperiode is overigens ook een tijd waarin je de leverancier zelf beter leert kennen. In een duurzame samenwerking is de match met de organisatie waarmee je werkt ook belangrijk. Passen jullie bij elkaar? Hoe ziet een implementatietraject eruit? Welke diensten biedt de leverancier, buiten alleen de software, verder aan? Neem ook dit mee in je keuze. 

Meer weten? Verken alle mogelijkheden en word een onvergetelijke werkgever met Treams!

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 februari 2025 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: SourceForge, Capterra, Vertex42, People managing People. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

Loket.nl software: een oplossing voor salaris- en personeelsadministratie

Door:

Loket.nl is een online platform voor salarisadministratie en HR-management. Het biedt gebruiksvriendelijke tools om personeelsadministratie te automatiseren, zoals loonverwerking, verlofregistratie, en digitale personeelsdossiers, met toegang voor zowel werkgevers als werknemers via een self-service portal. Accountantskantoren vormen een belangrijke klantgroep. Tegenwoordig biedt Loket.nl ook ondersteuning bij werving en selectie. Zo kun je een e-assessment voor kandidaten inzetten, waarbij de resultaten vertaald worden in een matchscore. Zo zie je gelijk hoe groot de kans is dat een kandidaat succesvol wordt in jouw organisatie en de openstaande functie.

Producten en diensten van Loket.nl

Wat biedt Loket.nl software? We geven een kort overzicht:

  1. Salarisadministratie:
    Complete ondersteuning voor loonverwerking, inclusief automatische berekening van salarissen, belastingafdrachten en pensioenpremies, met directe mogelijkheid om loonaangifte te doen bij de Belastingdienst.
  2. HR-administratie:
    Centraal beheer van personeelsdossiers, verlofaanvragen, contracten en ziekteverzuim, inclusief handige workflows om HR-processen efficiënter te maken.
  3. Werkgeversportaal:
    Biedt werkgevers inzicht in salaris- en HR-data, zoals rapportages en kostenoverzichten, en tools om snel wijzigingen door te voeren.
  4. Werknemersportaal:
    Medewerkers hebben toegang tot hun persoonlijke gegevens, zoals loonstroken, jaaropgaven en verlofsaldo, en kunnen eenvoudig verlof aanvragen of wijzigingen doorgeven.
  5. Integraties:
    Naadloze koppelingen met externe systemen zoals boekhouding, tijdregistratie, recruitmentsoftware en arbodiensten, om alle bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Koppelingen zijn ook mogelijk met meer HR inhoudelijke, specialistische software. Een voorbeeld is Treams voor performance management, talentontwikkeling en engagement.
  6. Rapportages:
    Mogelijkheid om op maat gemaakte rapporten te genereren over bijvoorbeeld loonkosten, ziekteverzuim of verlofsaldi, voor meer inzicht en betere besluitvorming.
  7. Digitale handtekeningen:
    Ondertekening van arbeidscontracten en andere HR-documenten rechtstreeks in het platform, waardoor papieren administratie overbodig wordt.

Met Loket.nl heb je een gebruiksvriendelijk platform waarin je al je salaris- en personeelsadministratie op orde kunt brengen en houden. Zoek je nog verdieping op bepaalde punten, dan kun je andere software platforms naadloos laten aansluiten op Loket.nl middels de integratiemogelijkheden. 

Een voorbeeld daarvan is de integratie met Treams. Treams is een platform voor performance management, talentontwikkeling en engagement. Modules als 360 graden feedback, doelen en skills bieden alle handvatten voor een eigentijdse HR cyclus. De AI functionaliteit zorgt voor praktische ondersteuning in het gebruik. Loket.nl en Treams vullen elkaar naadloos aan en vormen samen een waardevolle HR basis voor je mensen.

Loket.nl en Treams: de link snel gelegd?

Met Loket.nl heb je je administratieve HR zaken op orde en met Treams geef je je mensen alle handvatten om ze te laten floreren. Een super waardevolle combi die hout snijdt.

Wil je weten hoe je een integratie tussen Loket.nl en Treams tot stand kunt brengen? Lees hier hoe je dit eenvoudig zelf kunt realiseren.

Meer weten over Loket.nl?

Ben je benieuwd geworden en wil je meer weten? De website van Loket.nl geeft je uiteraard meer informatie. Voor specifieke vragen kun je digitaal of telefonisch contact met hen opnemen. En natuurlijk kun je ook vast enkele reviews bekijken.

Meer weten over Treams?

We horen graag van je! Met ons software platform en onze unieke implementatietrajecten werken we aan wat ons drijft: people first organisaties. We zijn meer dan een software leverancier. Onze kennis van zowel technologie als HR maakt dat we begrijpen wat er voor nodig is om je mensen te laten floreren en hoe je dat in de praktijk kunt ondersteunen. Samen met onze unieke en actieve klant community maken we ons iedere dag sterk voor organisaties waar je graag wilt werken. Heb je specifieke vragen of wil je vrijblijvend van gedachten wisselen, we denken graag met je mee!

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

Feedbackformulier

Door:

Feedback biedt waardevolle inzichten in prestaties en ervaringen, en helpt je te begrijpen wat goed gaat en wat verbeterd kan worden. Het is dan ook niet verwonderlijk dat feedback zo’n belangrijke rol speelt in organisaties. Er zijn verschillende manieren om feedback te verzamelen, en een effectief hulpmiddel is het gebruik van een feedbackformulier. Ontdek hier verschillende soorten feedbackformulieren, bekijk de voorbeelden en leer hoe je ze zelf kunt maken. Als afsluiter geven we je enkele handige feedbacktemplates cadeau.


Wat is een feedbackformulier?

Een feedbackformulier is een gestructureerd document waarmee je input verzamelt van mensen, zoals klanten, medewerkers, collega’s, studenten of bezoekers. Het bevat meestal vragen of velden waarin de respondent zijn of haar mening, suggesties, of ervaringen kan delen.

Feedbackformulieren kunnen zowel papieren checklists, als digitale templates zijn, of formulieren die je via software zoals Treams gebruikt. In dat geval kunnen medewerkers 360 graden feedback verzamelen met behulp van specifieke feedbacktemplates. Deze formulieren zijn vaak afgestemd op de functie of rol van de medewerker, en bieden gerichte vragen die helpen bij het evalueren van zowel sterke punten als ontwikkelpunten. Door het gebruik van deze feedback krijgen medewerkers waardevolle inzichten in hun talenten en verbeterpunten, niet alleen met betrekking tot hun werk, maar ook in hun interacties binnen de werkomgeving. Het bevordert persoonlijke en professionele groei en draagt bij aan een effectievere samenwerking binnen het team.

Waarvoor kun je een feedbackformulier gebruiken?

Je gebruikt een feedbackformulier om gerichte informatie op te halen bij respondenten. Uiteraard kun je mensen gewoon naar hun mening en ervaring vragen, maar een feedbackformulier geeft je gestructureerde input. Dat wil zeggen dat verschillende feedbackgevers antwoord kunnen geven op dezelfde vraag. Op die manier krijg je inzicht in de gemiddelde ervaring die mensen hebben op het onderwerp van de feedback. Bij 360 graden feedback krijg je inzicht in verschillende categorieën van respondenten, zoals managers, collega’s, externen of zelfreflectie.Bovendien kun je zelf exact bepalen waar je feedback op wilt krijgen. Het feedbackformulier helpt je dus om de feedback te pinpointen.

Feedbackformulieren kunnen in brede zin worden ingezet. We noemen een aantal voorbeelden:

  1. Verbetering van producten of diensten: Inzicht krijgen in wat goed werkt en wat beter kan.
  2. Klantenservice evalueren: Feedback over de kwaliteit van interacties.
  3. Gebruikerservaring meten: Beoordelen hoe mensen een website, app, of evenement ervaren.
  4. Tevredenheid meten: Het peilen van tevredenheid over een cursus, workshop, of bedrijfsproces.
  5. Ideeën verzamelen: Input krijgen voor toekomstige verbeteringen of innovaties.
  6. Persoonlijke ontwikkeling: Feedback biedt een essentiële basis om te werken aan je persoonlijke ontwikkeling. Het geeft inzicht in je talenten en verbeterpunten.
  7. Teamontwikkeling: Inzicht in de talenten binnen een team waardoor iedereen optimaal kan bijdragen.

Kortom: een goed feedbackformulier helpt om gerichte verbeteringen aan te brengen en versterkt de relatie met de betrokken partijen.

Voordelen van het werken met een feedbackformulier

We hebben het al eerder genoemd: je kunt ook gewoon om iemands mening vragen. Waarom moet dat via een formulier? Om je daar meer inzicht in te geven noemen we de voordelen van het werken met een feedbackformulier:

  1. Gestructureerde informatieverzameling:
    Feedbackformulieren bieden, zoals gezegd, een overzichtelijke en consistente manier om informatie te verzamelen. Hierdoor is het eenvoudiger om de input te analyseren en te vergelijken.
  2. Klanten en medewerkers betrekken:
    Het vragen om feedback laat zien dat je de mening van anderen waardeert, wat bijdraagt aan betrokkenheid en loyaliteit.
  3. Efficiëntie:
    Feedback verzamelen via een formulier is vaak sneller en praktischer dan persoonlijke gesprekken of andere methoden.
  4. Anonimiteit bevorderen:
    Respondenten kunnen vaak anoniem feedback geven, wat leidt tot eerlijkere en meer open antwoorden.
  5. Meetbare resultaten:
    Met een goed ontworpen formulier kun je data kwantificeren, trends volgen en resultaten visualiseren, bijvoorbeeld in grafieken.
  6. Eenvoudig opslaan en delen:
    Digitaal ingevulde formulieren kunnen gemakkelijk opgeslagen, gedeeld en bewerkt worden, wat handig is voor rapportages.
  7. Breed inzetbaar:
    Feedbackformulieren kunnen worden gebruikt voor allerlei doeleinden, zoals klanttevredenheid, productevaluaties, evenementbeoordelingen, en meer.

Door gebruik te maken van feedbackformulieren creëer je een systematische en professionele aanpak om waardevolle inzichten te verzamelen en toe te passen. Maar realiseer je wel dat het werken met een feedbackformulier geen doel op zich is. Het is een middel om een doel te bereiken. Je wilt iets doen met de feedback die je krijgt. Leg je de resultaten namelijk naast je neer en doe je er niets mee, dan is de kans heel groot dat de feedbackgevers een volgende keer niet meer de tijd en moeite nemen om het formulier in te vullen. Communiceer daarom ook structureel over de stappen die je hebt genomen, of gaat zetten, naar aanleiding van de feedback die je hebt ontvangen.

Ontdek meer over de impact van feedback

Benieuwd naar hoe feedback echte veranderingen teweegbrengt? Bekijk, lees of luister de inspirerende verhalen van klanten die feedback gebruiken om hun organisatie vooruit te helpen!

Toepassingen voor het gebruik van feedbackformulieren

Het werken met feedbackformulieren kent veel toepassingen. Denk aan formulieren die mensen op een website in kunnen vullen, tevredenheidsonderzoeken, polls, 1-op-1 feedback verzoeken. Naast een grote variëteit in de vorm, kent het werken met feedbackformulieren ook een brede toepasbaarheid in vakgebied of soort respondenten. Om je hier meer inzicht in te geven, noemen we een aantal voorbeelden.

  1. Collega’s
    Feedbackformulieren kunnen effectief worden ingezet om collega’s te helpen inzicht te krijgen in hoe zij samenwerken. Denk aan vragen over communicatie, betrouwbaarheid, en teamwork. Dit bevordert zelfreflectie en versterkt relaties binnen het team. Het biedt een veilige manier om verbeterpunten en waardering te delen, wat de samenwerking en werksfeer ten goede komt.
  2. Zorg
    In de zorg zijn feedbackformulieren waardevol om de kwaliteit van overdracht en samenwerking te verbeteren. Ze kunnen worden gebruikt om ervaringen van zorgverleners te evalueren, zoals tijdens ploegwisselingen of multidisciplinaire overleggen. Hierdoor ontstaan inzichten in knelpunten, bijvoorbeeld onduidelijke communicatie of onvolledige overdracht, wat direct bijdraagt aan betere zorgverlening.
  3. Presentatie
    Feedbackformulieren zijn nuttig om presentaties te evalueren. Ze bieden deelnemers een gestructureerde manier om feedback te geven over de duidelijkheid van de inhoud, het gebruik van visuele hulpmiddelen (zoals slides), de geschiktheid van de tijdsduur, en de mate van interactie met het publiek. Deze feedback helpt de spreker bij het verbeteren van toekomstige presentaties.
  4. Onderwijs
    In het onderwijs worden feedbackformulieren vaak gebruikt om de voortgang van studenten te beoordelen en om de kwaliteit van het lesgeven te verbeteren. Studenten kunnen feedback geven op de didactische vaardigheden van de docent, zoals duidelijkheid, betrokkenheid en interactie. Docenten kunnen op hun beurt feedback verzamelen over hoe studenten hun leerproces ervaren, waardoor zij hun lesmethodes beter kunnen afstemmen op de behoeften van de klas.

In alle gevallen dragen feedbackformulieren bij aan groei, kwaliteit en samenwerking door gestructureerde en bruikbare inzichten te bieden.

Waaraan moet een feedbackformulier voldoen?

Een effectief feedbackformulier moet voldoen aan een aantal basisvoorwaarden om waardevolle en bruikbare informatie te verzamelen. Hier zijn de punten en een toelichting:

  1. Thema: wat is het onderwerp van de feedback?
    Het formulier moet duidelijk aangeven waar de feedback over gaat, zoals een project, presentatie, samenwerking of specifieke situatie. Het is handig om een korte introductie of achtergrondinformatie te geven, zodat de respondent de context begrijpt. Dit helpt om de feedback gericht en relevant te maken.

    Bijvoorbeeld: “Dit formulier gaat over de presentatie ‘Innovatie in Zorg’, gehouden op 5 januari. Geef je feedback over de inhoud, structuur en presentatievaardigheden.”
  2. Wat ging goed?
    Een goed feedbackformulier nodigt uit om specifieke sterke punten te benoemen. Dit motiveert de ontvanger en benadrukt wat behouden kan blijven. Vraag naar gedrag, resultaten, of aspecten die goed zijn uitgevoerd.

    Bijvoorbeeld: “Wat vond je positief aan de presentatie? Denk aan de helderheid van de boodschap, de slides of de interactie met het publiek.”
  3. Wat kan beter?
    Het formulier moet ruimte bieden om concrete aandachtspunten te benoemen. Stel de vraag op een manier die constructieve kritiek aanmoedigt, zodat verbeteringen haalbaar en gericht zijn.

    Bijvoorbeeld: “Welke onderdelen van de presentatie kunnen worden verbeterd? Denk aan tempo, diepgang of tijdsbeheer.”
  4. Overige opmerkingen
    Geef de respondent de kans om aanvullende ideeën, vragen of suggesties te delen. Deze open vraag kan onverwachte en waardevolle inzichten opleveren.

    Bijvoorbeeld: “Heb je nog andere opmerkingen, vragen of suggesties die u wilt delen?”

Extra tips voor een goed feedbackformulier

Vraag je mensen om feedback, dan vraag je hen ook om hun tijd en aandacht. Hoewel de feedback voor jou belangrijk is, is ‘what’s in it for me’ voor de respondent meestal niet concreet. Hou dus rekening met wat je vraagt (heeft de respondent er zicht op?), hoe je het vraagt (wat is de tijdsinvestering?) en bedenk of de respondent zich vrij kan uitspreken (kan het consequenties hebben voor de respondent?).

We geven je concreet de volgende tips:

  1. Gebruik heldere en eenvoudige taal
    Het is belangrijk dat het feedbackformulier toegankelijk is voor alle doelgroepen. Vermijd jargon of ingewikkelde zinnen en zorg ervoor dat vragen eenvoudig te begrijpen zijn. Dit voorkomt misverstanden en maakt het makkelijker voor mensen om de vragen snel en correct te beantwoorden.

    Voorbeeld:
    In plaats van “Hoe evalueer je de interactieve dynamiek tussen stakeholders tijdens de presentatie?”, kun je schrijven:
    “Hoe vond je de samenwerking tussen de betrokkenen tijdens de presentatie?”
  2. Maak het formulier niet te lang
    Een te lang formulier kan ervoor zorgen dat respondenten afhaken of onvolledige antwoorden geven. Focus op de essentiële vragen die je nodig hebt om bruikbare feedback te verzamelen. Beperk het aantal vragen tot maximaal 8-10, afhankelijk van de situatie, en houd open vragen tot een minimum.

    Tip: Vraag jezelf af bij elke vraag: “Is deze vraag echt nodig om mijn doel te bereiken?”
  3. Gebruik zowel open als gesloten vragen
    Een goede balans tussen gesloten en open vragen zorgt voor een combinatie van meetbare gegevens (zoals cijfers of ja/nee-antwoorden) en gedetailleerde inzichten. Gesloten vragen (bijv. schaal van 1-5) maken het eenvoudiger om trends te analyseren, terwijl open vragen ruimte bieden voor persoonlijke feedback en nuance.

    Voorbeeld:
    – Gesloten vraag: “Hoe beoordeel je de presentatie op een schaal van 1-5?”
    – Open vraag: “Wat zou je nog willen verbeteren aan de presentatie?”
  4. Anoniem of niet?
    Het al dan niet anoniem maken van feedback kan een groot verschil maken. Anonieme feedbackformulieren kunnen mensen aanmoedigen om eerlijker te zijn, vooral als het gevoelige onderwerpen betreft. Echter, als je specifiekere follow-up nodig hebt, is het belangrijk om te vragen om contactgegevens.

    Tip: Geef respondenten de keuze:
    – “Wil je jouw feedback anoniem houden? [Ja/Nee]”
    – “Indien nee, kun je je naam en e-mailadres achterlaten voor verdere communicatie.”
  5. Zorg voor een logische volgorde
    Vragen moeten in een volgorde staan die logisch en intuïtief aanvoelt. Begin met algemene vragen en ga daarna dieper in op specifieke onderwerpen. Eindig met open vragen of ruimte voor aanvullende opmerkingen. Dit helpt respondenten om geleidelijk in het formulier te komen en zorgt voor een betere kwaliteit van de antwoorden.
  6. Gebruik visuele hulpmiddelen
    Als het formulier digitaal is, kan het toevoegen van visuele elementen zoals sliders, sterbeoordelingen of emoji’s de gebruiksvriendelijkheid verhogen. Dit maakt het invullen ook leuker en minder saai.

    Voorbeeld:
    In plaats van: “Beoordeel de presentatie op een schaal van 1-5,” gebruik je een sterrensysteem of smiley-icons.
  7. Test het formulier voordat je het verspreidt
    Laat een paar mensen het formulier testen om te zien of het duidelijk, gebruiksvriendelijk en to-the-point is. Vraag om feedback over de formulering en volgorde van de vragen en pas het formulier indien nodig aan.

    Tip: Een korte test kan voorkomen dat je later te weinig of irrelevante antwoorden krijgt.

Met deze toelichting kun je een feedbackformulier ontwerpen dat effectief is, mensen aanmoedigt om eerlijk te antwoorden en zorgt voor kwalitatief hoogwaardige feedback. Om een professionele indruk te maken kun je gebruik maken van platforms die feedbackformulieren genereren. Voorbeelden hiervan zijn Jotform, Clickup en Google forms.

Eenvoudig feedback uitwisselen met software

Werk je met feedback in een organisatie context, dan moet je er rekening mee houden dat het door medewerkers kan worden ervaren als een activiteit ‘on top of’ hun reguliere werk. Een extra tijdsinvestering dus op hun toch al hectische werkdag. Hoewel het gaat om hun persoonlijke ontwikkeling, of om andere zaken waarmee hun werk verbeterd wordt, is het direct te behalen voordeel niet altijd duidelijk. 

Om die reden is het cruciaal dat je het werken met feedback zo laagdrempelig mogelijk, to the point en verweven met de dagelijkse werkpraktijk maakt. Treams biedt een software platform dat precies dat mogelijk maakt. In het platform staan templates, specifiek gericht op de functie of rol van de medewerkers, waarmee ze zelf met een druk op de knop 360 graden feedback kunnen vragen.

Ook medewerkersbetrokkenheid, of -tevredenheid, meet je met hetzelfde platform. Pulse surveys verdienen de voorkeur, boven jaarlijkse uitgebreide metingen. Thematisch ingedeelde en wetenschappelijk onderbouwde vragenlijsten vind je terug in het Treams platform. Je kunt er gelijk mee aan de slag.

Het software platform helpt je enorm om alle informatie over performance, ontwikkeling en betrokkenheid centraal te houden. Zowel op individueel niveau voor medewerkers en managers, als voor HR en management middels alle analytics mogelijkheden.

Feedback templates: enkele gratis downloads

Gemak dient de mens. Bij Treams staat het gebruiksgemak van het platform dan ook hoog in het vaandel. Daarnaast heeft Treams veel kennis van inhoudelijke HR zaken zoals persoonlijke ontwikkeling, performance en medewerkersbetrokkenheid. Tenslotte zijn het die inhoudelijke zaken waar het echt om draait.

In het Treams platform kun je daarom verschillende feedbackformulieren gebruiken, specifiek gericht op jullie functies, rollen, competenties of doelen. In de Treams online klantcommunity deelt Treams, naast kennis, best practices en instructies, een veelheid aan templates. Om je hier alvast op weg te helpen vind je onderstaand een aantal downloads van feedbackformulieren die je direct kunt gebruiken:

  1. Feedbackformulier: Hoe vond je onze samenwerking?
  2. Feedbackformulier: Wat vond je van mijn presentatie?
  3. Feedbackformulier: Hoe vond je mijn communicatie? 
  4. Feedbackformulier: Wat vond je van mijn projectbijdrage?
  5. Feedbackformulier: Wat vind je van mijn leiderschap?
  6. Feedbackformulier: Hoe ervaar je de ondersteuning van HR?
  7. Feedbackformulier: Hoe ervaar je je sollicitatie?
  8. Feedbackformulier: Hoe ervaar je mijn colleges?
  9. Feedbackformulier: Hoe ervaar je onze huisartsenpraktijk?
  10. Feedbackformulier: Jouw mening over de brainstorm?

Hoe activeer je het vragen en geven van feedback?

Het werken met feedback binnen organisaties wordt idealiter een tweede natuur. De feedback vormt een cruciale, vruchtbare bodem voor ontwikkeling. Hoe meer feedback uitwisseling is ingebed in de werkwijze en organisatiecultuur, hoe sterker de positieve impact ervan op medewerkers én de organisatie als geheel merkbaar is. Tegelijkertijd is het werken met feedback iets dat je moet leren. 

Zoals we in het begin al aangaven is het belangrijk dat je het werken met feedback faciliteert. Feedbackformulieren bieden daarvoor een praktisch handvat. Maar ook het geven en het ontvangen van feedback moet geleerd worden. Bovendien moet de organisatie een veilige omgeving bieden, waarin mensen zich uit durven te spreken. Alles over het geven en ontvangen van feedback lees je op Feedback Geven en Ontvangen. Voor organisaties die willen werken met feedback vind je alle ins and outs in de Feedback Toolkit.

Feedback toolkit Alles wat je nodig hebt om te bouwen aan je feedbackcultuur!

Feedback faciliteren in de praktijk?

Zoals je inmiddels hebt begrepen, speelt feedback een belangrijke rol in zowel de ontwikkeling en groei als in het behalen van positieve resultaten, maar het vraagt wel de nodige zorg en aandacht om effectief te zijn. Heb je, na het lezen van alle informatie, nog vragen over het gebruik van feedbackformulieren of wil je meer weten over hoe je ze effectief kunt inzetten binnen jouw organisatie? Bij Treams staan we klaar om je te helpen. Of je nu advies nodig hebt de do’s and don’ts van feedback, het verzamelen van feedback, of het optimaliseren van je feedbackprocessen, wij bieden de ondersteuning die je nodig hebt. Neem gerust contact met ons op, en wij helpen je verder!

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 februari 2025 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Zendesk, Clickup en Young Capital. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.

Meer weten? Verken alle mogelijkheden en word een onvergetelijke werkgever met Treams!

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

Over alles rondom het vergelijken van HR software in 2024.

Door:

Vergelijk de beste HR software voor 2024. Bekijk hier welk systeem het beste past. HR systemen zoals Treams, Dialog, Learned, Welder, Leapsome en Teampeak.

HR software vergelijken 2024

HR software is niet meer weg te denken uit organisaties. Vroeger werden HR systemen vooral gebruikt om efficiëntie te bereiken. Het werken met Word documenten of Excel formats kon beter. Met HR software kon iedereen eenvoudiger en sneller data registreren, vinden en monitoren.

Tegenwoordig zijn HR systemen daarnaast onmisbaar door alle aanvullende functionaliteiten die ze bieden. We noemen er een paar:

  • 360 graden feedback
  • doelen alignment
  • onderlinge interactie
  • vlootschouw of talent review
  • medewerkertevredenheid
  • analytics
  • en natuurlijk AI

Deze aanvullende functionaliteiten bieden veel waardevolle mogelijkheden. Een HR systeem helpt je niet alleen als tool om data bij te houden. Het helpt je tegenwoordig ook om je HR beleid in de praktijk toe te passen.

Welke HR systemen zijn er?

Het  begrip HR systeem is veelomvattend. Er is HR software voor salarisadministratie, juridische en administratieve personeelszaken, recruitment, selectie en nog veel meer.

Het soort HR systeem dat als digitaal personeelsdossier dient, wordt ook wel HRIS (Human Resource Information System) genoemd. Voorbeelden daarvan zijn Humanwave en Workday en Personio. 

Daarnaast zijn er HR systemen die een meer specialistische insteek hebben. Deze HR systemen ondersteunen vooral bij specifieke HR thema’s. Als voorbeeld noemen we het thema recruitment, dat vaak ondersteund wordt met een ATS (applicant tracking system).

In de praktijk zul je een keuze moeten maken in wat je echt belangrijk vindt. We geven je enkele overwegingen zodat je de beste keuze maakt.

Tips

  1. Je kiest voor een HR systeem waar je alles mee kunt doen. Het voordeel is dat je veel HR zaken kunt regelen in één systeem. Bovendien heb je met maar een leverancier te maken. Of hooguit twee als je ook met een implementatiepartner werkt. Het nadeel is dat je van alles misschien wel wat hebt, maar niet voldoende. Je levert eigenlijk altijd in op diepgang per HR thema.
  2. Je kiest voor specialistische HR systemen. Het voordeel is dat je de HR thema’s die voor jou belangrijk zijn echt goed kunt ondersteunen.  Wil je als werkgever uitblinken op deze arbeidsmarkt, dan zul je serieus aan de slag moeten met thema’s als ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers. Neem dit dus mee in je keuze voor een HR systeem. Het nadeel is dat je met meer leveranciers te maken hebt. Aan de ene kant kost dit meer tijd. Tegelijkertijd zijn zij expert in hun vakgebied en kunnen ze je vaak sneller en beter helpen bij specifieke vragen.
  3. Je combineert HR systemen. In de praktijk zien we vaak dat organisaties kiezen voor een HRIS voor hun algemene personeelsadministratie. Daarnaast kiezen ze voor specialistische HR systemen op belangrijke HR thema’s. Deze systemen zijn doorgaans goed te koppelen met een HRIS. Zo benut je wel de expertise per HR systeem maar heb je geen extra administratieve handelingen of inlog-gedoe.

HR systemen vergelijken: dit past het beste bij jou

Om tot de beste keuze voor een HR systeem te komen stel je jezelf een paar vragen.

Tips

  • Wat wil je met een HR systeem bereiken? 
  • Welk probleem heb je opgelost als je met het HR systeem werkt? 
  • Welke HR ontwikkelingen voorzie je bij je organisatie?
  • Hoe kun je daar op anticiperen?

Antwoorden op deze vragen geven je een beeld van de noodzaak en wens voor een HR systeem. Ze geven je ook inzicht in wat je nu nodig hebt en wat in de toekomst.

Blijk je in de toekomst functionaliteiten te missen, dan kun je altijd overstappen naar een ander HR systeem. Bedenk wel dat je vaak vastzit aan een contractduur. Nu gelijk een duurzame keuze maken is dus wel zo handig.

Nou zullen budgettaire motieven ook een rol spelen. Het is daarom goed te weten dat de meeste HR systemen een modulaire opbouw kennen. Je kunt daarom nu al rekening houden met je wensen van de toekomst. Vaak kun je beginnen met een basispakket of instapmodel en van lieverlee functionaliteiten, modules of pakketten uitbreiden.

HR systemen voor performance, development en engagement

In deze vergelijking zoomen we in op HR systemen voor performance management, development en employee engagement. Vaak worden deze Engelse termen gebruikt. In de Nederlandse praktijk ondersteunen deze HR systemen bij:

  • functioneringsgesprekken
  • beoordelingsgesprekken
  • HR cyclus
  • talentontwikkeling
  • persoonlijke ontwikkeling
  • medewerkerstevredenheid of medewerkersbetrokkenheid

HR systemen die deze thema’s ondersteunen, richten zich er idealiter op dat medewerkers tot hun recht komen en hun talenten benutten. Medewerkers dragen zo optimaal bij aan de organisatie. Zeker in deze tijd van snelle ontwikkelingen en veranderend werk is het belangrijk om hier continu aandacht voor te hebben. Cruciaal dus om hiervoor het beste HR systeem te kiezen!

Kies een HR systeem voor organisatie, manager en medewerker

Ben je eruit dat je een specialistisch HR systeem zoekt voor performance management, development en engagement? Dan dient de volgende vraag zich aan: welk specialistisch HR systeem past het beste bij jullie organisatie?

Logischerwijs begin je te kijken naar requirements en functionaliteiten. Breng daar structuur in aan door te denken in doelgroepen. Hoe dient het HR systeem de verschillende doelgroepen? Betrek hen daarbij. Vul hun wensen niet allemaal zelf in, maar vraag er naar.

Tips

De organisatie Met ‘de organisatie’ bedoelen we de totale organisatie, vertegenwoordigd in directie, hoger management en Human Resources.

  • Denk vanuit de visie van de organisatie 
  • Onderzoek leveranciers die passen bij die visie
  • Breng de data in kaart waar het HR systeem inzicht in moet geven
  • Maak een lijst van requirements
  • Verdeel die naar must haves, should haves en nice to haves
  • Een voorbeeld van een requirements list vind je hieronder

  • Bepaal de mate van flexibiliteit die het HR systeem moet bieden
  • Ga na of er koppelingen met een HRIS nodig zijn

De manager

  • Breng de pijnpunten in de huidige werkwijze voor de manager in kaart
  • Breng de huidige behoeften in kaart
  • Breng de wensen voor de toekomst in kaart
  • Vergelijk deze met je requirement list
  • Voeg eventueel requirements toe aan je list
  • Verdeel die naar must haves, should haves en nice to haves
  • Denk vanuit de visie van de organisatie
  • Bepaal of het HR systeem de manager helpt bij het uitvoeren van die visie

De medewerker

  • Breng in kaart welke functies of rollen er zijn
  • Breng in kaart wat de behoeften per functie of rol zijn
  • Breng in kaart wat de wensen per functie of rol zijn
  • Vergelijk deze met je requirement list 
  • Voeg eventueel requirements toe aan je list
  • Verdeel die naar must haves, should haves en nice to haves
  • Ga na of het HR systeem flexibiliteit biedt in inrichting voor verschillende functies of rollen
  • Denk vanuit de visie van de organisatie
  • Bepaal of het HR systeem de medewerker helpt bij persoonlijke ontwikkeling volgens die visie

Aan de slag: vergelijk aanbieders van HR systemen voor performance, development en engagement

Om je op weg te helpen zetten we een aantal HR systemen naast elkaar. Op de Nederlandse markt komen we vooral de volgende partijen tegen:

Voor het maken van een vergelijking op alle functionaliteiten houd je je requirement list bij de hand. Maar functionaliteiten alleen zijn geen garantie voor succes. In onze vergelijking van aanbieders kijken we daarom vooral naar andere punten.

  • Onderscheidende factoren
  • Inhoudelijke expertise
  • Klantenservice 
  • Adoptiegraad

De laatstgenoemde ‘adoptiegraad’ is niet te onderschatten. Een HR systeem is uiteindelijk een middel om een doel te bereiken en geen doel op zich. Een overweging in je keuze is dus ook: gaan je mensen er mee werken?

Treams

Treams: onderscheidende factoren

Wat gelijk opvalt aan Treams is dat zij werken vanuit een mensgerichte visie. Ze combineren hun kennis van techniek met hun kennis van HR. Treams is daarmee niet alleen een software leverancier, maar ook een inhoudelijke HR partner. Treams heeft als enige partij een actieve online en offline klantcommunity.

Sterke punten

  • flexibiliteit van het platform
  • pulse surveys of MTO met optie voor anonieme dialoog
  • interactief
  • doelen alignment
  • skillsmodule en flexibele loopbaanpaden mogelijk
  • gebruiksvriendelijk 
  • sterke analytics
  • AI functionaliteit voor het stellen van doelen
  • AI functionaliteit bij het geven van feedback
  • AI functionaliteit voor het maken van competenties

Verbeterpunt

  • Toevoeging van een assessment module zou Treams nog meer kunnen onderscheiden.

Treams: inhoudelijke expertise

Treams is een inhoudelijk sterke partij met veel kennis op het gebied van techniek, people, culture en change. Oprichtster en CEO Iris Zonneveldt heeft door de jaren heen diverse HR, tech en ondernemers awards gewonnen. Zij heeft haar kennis en visie verwerkt in het platform. Treams geeft gratis masterclasses over HR thema’s en biedt veel informatie op hun site aan. Hun inhoudelijke kennis zie je ook terug in het implementatietraject.

Treams: klantenservice

De klantenservice van Treams wordt erg hoog gewaardeerd: een score van 98,8% door klanten als gemiddelde waardering in Crisp chatservice.

Treams: adoptiegraad

Treams onderscheidt zich door een gedegen implementatie aanpak. Aan het begin van het traject biedt Treams een workshop Visie en Veranderen. Dat is de basis voor de inrichting van het platform. Ook biedt Treams trainingen over coachend leiderschap, feedback en het stellen van doelen. In de online klantcommunity staan templates, tips and tricks en best practices. Klanten zoeken ook elkaar op om van elkaar te leren. Motto van Treams: ‘lanceer je visie, niet een tool’.

Leapsome

Leapsome: onderscheidende factoren

Leapsome is een Amerikaans/Duitse leverancier met een internationale focus. Leapsome is beschikbaar in diverse talen. De website is alleen in het Engels of Duits. Dat neemt niet weg dat Leapsome zich ook richt op de Nederlandse markt. Leapsome heeft een wat meer OKR gedreven benadering.

Sterke punten

  • sterk modulair opgebouwd
  • internationaal georiënteerd
  • in veel talen beschikbaar
  • AI functionaliteit om 360 graden feedback te vertalen naar OKR’s
  • AI functionaliteit om comments uit een survey om te zetten naar een samenvatting
  • ROI calculator op de Leapsome website
  • veel koppelingen met andere HR systemen

Verbeterpunt

  • Leapsome is vrij complex en kan daardoor als minder gebruiksvriendelijk worden ervaren
  • Geen kantoor in Nederland

Leapsome: expertise

Op de website van Leapsome worden artikelen aangeboden over relevante HR thema’s. De artikelen hebben veel verwijzingen naar externe sites en zijn in het Engels geschreven. Ook zijn er Engelstalige podcasts te beluisteren.

Leapsome: klantenservice

De klantenservice van Leapsome wordt goed gewaardeerd. De klanten waarderen de supportafdeling met een 4,8 op een schaal van 5. Leapsome merkt daarbij wel op dat klanten pas persoonlijk worden ondersteund bij een minimale jaarlijkse contractwaarde van €6.000.

Leapsome: adoptiegraad

Klanten krijgen online informatie en instructies om Leapsome te implementeren. Bij een jaarlijkse contractwaarde van >€6.000 krijgen zij persoonlijke begeleiding. Daarbij zijn de organisatiedoelen leidend. Leapsome stelt samen met de klant een actieplan op voor de implementatie.

Learned

Learned: onderscheidende factoren

Wat opvalt bij Learned is met name het accent dat Learned legt op het verkrijgen van data. Het meten en verbeteren van prestaties en retentie staan centraal. AI functionaliteit voor het bouwen van je functiehuis is een key feature.

Sterke punten

  • AI functionaliteit voor het genereren van een functiehuis
  • AI functionaliteit voor het koppelen van KPI’s, competenties en vaardigheden aan functies
  • MTO
  • AI functionaliteit voor verbeteracties naar aanleiding van MTO resultaten
  • benchmark MTO

Verbeterpunt

  • Meer inzicht in de werking van de AI functionaliteit is wenselijk. AI kan leiden tot meer inclusie, maar het kan in de praktijk ook het tegenovergestelde bewerkstelligen.

Learned: expertise

Learned is, op het eerste gezicht, duidelijk een software platform. De inhoudelijke HR thema’s en visie op mensen in organisaties vinden we minder terug. Op de website van Learned worden enkele artikelen en gespreks templates gedeeld. Learned is vooral een objective driven platform.

Learned: klantenservice

Learned vermeldt geen scores voor klantenservice op de website. Google geeft evenmin reviews weer.

Learned: adoptiegraad

Learned werkt met een gepersonaliseerd implementatieplan per klant. Of hier een minimum contractwaarde voor geldt is niet bekend. Ook zijn er helpdesk video’s, webinars en artikelen. Daarnaast zijn er check-ins waarin data worden geanalyseerd en geoptimaliseerd. Voor zover bekend betreft de dienstverlening de technische implementatie en biedt Learned geen dienstverlening gericht op het inhoudelijke veranderproces.

Dialog

Dialog: onderscheidende factoren

Vergelijkbaar met Treams, wil Dialog het goede gesprek binnen organisaties bevorderen. Het platform faciliteert de gesprekken over performance en talentontwikkeling. In de markt wordt Dialog nog wel eens gezien als onderdeel van NMBRS, een HRIS met het accent op salarisadministratie. Dat is echter niet het geval. Wel heeft Dialog een koppeling met NMBRS, maar dat geldt voor veel van de leveranciers in deze vergelijking.

Sterke punten

  • eenvoudige interface
  • pulse surveys of MTO met optie voor anonieme dialoog
  • successie planning
  • link tussen salaris en KPI’s mogelijk
  • alignment van OKR’s

Verbeterpunt

  • Dialog heeft geen AI functionaliteit
  • Het volgen van de HR gesprekscyclus mist flexibiliteit

Dialog: expertise

Net als bij Treams biedt de website van Dialog veel informatie over de relevante HR thema’s. Niet alleen vanuit de techniek van het platform benaderd, maar ook vanuit HR inhoudelijk perspectief. Zo zijn er video’s, webinars en artikelen.

Dialog: klantenservice

Dialog geeft geen scores over ervaringen met de klantenservice weer.

Dialog: adoptiegraad

Dialog kent drie opties voor de implementatie:

  1. Doe het zelf: de klant doet de implementatie zelfstandig
  2. Samen: Dialog maakt het ontwerp en begeleidt leidinggevenden. Dialog speelt geen rol in de adoptie bij de klant.
  3. Dialog: Dialog neemt de lead en zorgt voor de hele implementatie.

Voor zover bekend biedt Dialog geen HR inhoudelijke trainingen of workshops. Deze zouden de adoptie van het platform nog kunnen bevorderen.

Welder

Welder: Onderscheidende factoren

Welder is een beetje een vreemde eend in de bijt in deze vergelijking. Welder neigt namelijk naar een totaaloplossing. Welder richt zich niet alleen op functioneren en ontwikkelen, maar op interne communicatie binnen de organisatie in brede zin. Doelgroep van Welder zijn vooral organisaties met uitvoerende beroepen.

Sterke punten

  • veel mogelijkheden voor add ons
  • diversiteit aan modules, waaronder een LMS
  • digitale onboarding
  • intern communicatieplatform
  • medewerkersonderzoek

Vebeterpunt

  • Welder biedt veel en is daarmee een generalist. Op thema’s mist het daarmee de diepgang en opties van een specialistische partij.

Welder: expertise

Welder heeft een praktische aanpak voor organisaties met vooral uitvoerende beroepen. Inhoudelijke HR expertise staat minder op de voorgrond. Over HR vakinhoudelijke thema’s deelt Welder weinig tot geen kennis of expertise.

Welder: klantenservice

De klantenservice van Welder wordt beoordeeld met een 8,2.

Welder: adoptiegraad

Welder werkt met HR professionals en bureaus als partners. Partners van Welder dragen het platform van Welder aan bij hun klanten. Welder heeft een aantal online tutorials over het gebruik van de app voor beheerders, leidinggevenden en medewerkers.

Teampeak

Teampeak: onderscheidende factoren

Teampeak focust op groei, niet op controle. Net als Treams heeft Teampeak een mensgerichte benadering. Teampeak gaat uit van eigenaarschap. Groei en ontwikkeling staan aan de basis van performance.

Sterke punten

  • doelen alignment
  • coach marktplaats
  • opleidingengids gekoppeld aan competentiebibliotheek
  • positieve benadering

Verbeterpunt

  • Geen AI functionaliteit
  • De HR cyclus kan niet vooraf worden ingericht

Teampeak: expertise

De oprichter van Teampeak heeft een HR achtergrond en visie op mensen in organisaties. Dat is terug te zien in de benadering van de software. Tegelijkertijd is Teampeak een jonge organisatie in ontwikkeling. De inhoudelijke visie is nog niet overal omgezet in modules in de software. Een voorbeeld hiervan is een document dat de visie op MTO en pulse surveys beschrijft. In de software is deze module niet verwerkt. Een aantal modules en features worden nu ontsloten door koppelingen met andere apps.

Teampeak: klantenservice

Teampeak geeft een score van 9 aan op klantwaardering. Er wordt niet aangegeven op basis van welke criteria, aantallen of wijze die score tot stand is gekomen.

Teampeak: adoptiegraad

Teampeak neemt, evenals Treams, in het implementatietraject de visie van de organisatie als uitgangspunt. Een inhoudelijke voorbereiding is het startpunt voor het gebruik van Teampeak. Teampeak heeft een toolkit voor de implementatie.

Denk ook Security en Privacy bij de keuze voor een HR systeem.

Als je alle zaken op een rijtje hebt gezet en een keuze wilt maken, vergeet dan niet om ook te kijken naar Security en Privacy zaken. Dit is een minder sexy onderwerp, maar in de praktijk wel heel erg belangrijk. Check bij je keuze voor een leverancier daarom altijd het volgende:

  • is de leverancier ISO 27001 gecertificeerd?
  • is de leverancier GDPR (ook wel AVG) compliant?
  • wat is de uptime van de leverancier?
  • wordt de software door een externe partij gemonitord en structureel getest (pentest bijvoorbeeld)?
  • is Single Sign on mogelijk met 2FA?
  • kent de software verschillende autorisatieniveaus van gebruikers en beheerders?
  • is encryptie mogelijk?
  • hoe en hoe vaak worden backups gemaakt?
  • waar worden data opgeslagen?

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 februari 2025 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Treams, PeopleManagingPeople, Capterra, PeopleHR. Zie je content die niet klopt? Of heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.

Meer weten? Verken alle mogelijkheden en word een onvergetelijke werkgever met Treams!

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

HoorayHR en Treams: samen sterk

Door:

HoorayHR is een Nederlands bedrijf dat een gebruiksvriendelijk platform biedt voor het vereenvoudigen en automatiseren van HR-processen, specifiek gericht op MKB bedrijven en teams. Het doel van HoorayHR is om tijdrovende administratieve HR-taken te verlichten, zodat ondernemers en HR-managers meer tijd kunnen besteden aan de groei van hun bedrijf en de ontwikkeling van hun medewerkers.

Wat zijn de voordelen van een integratie met HoorayHR?

De integratiemogelijkheden van HoorayHR bieden verschillende voordelen die bijdragen aan efficiëntere processen en een betere samenwerking tussen systemen:

  • Efficiëntie en tijdbesparing: Door HR-processen te automatiseren en direct te koppelen met boekhouding, salarissystemen en communicatietools, vermindert de handmatige invoer van gegevens. Dit bespaart tijd en zorgt voor minder administratieve taken voor HR- en finance-afdelingen.
  • Minder fouten: Automatische synchronisatie tussen HoorayHR en andere systemen voorkomt dubbele invoer en reduceert het risico op fouten, zoals foutieve salarisbetalingen of onjuiste verlofregistraties.
  • Realtime inzicht: Integraties zorgen voor realtime updates, zodat managers en HR-professionals altijd toegang hebben tot de meest actuele informatie over verlof, verzuim, en declaraties. Dit maakt planningen en besluitvorming makkelijker en nauwkeuriger.
  • Betere samenwerking: Door HoorayHR te integreren met communicatietools en kalenders, wordt samenwerking binnen teams verbeterd. Medewerkers en managers kunnen direct inzicht krijgen in de beschikbaarheid van het personeel en kunnen snel reageren op verlofaanvragen of ziekmeldingen.
  • Compliance en overzicht: Door contractbeheer, personeelsdossiers en verzuim te centraliseren en te koppelen aan andere systemen, helpt HoorayHR bedrijven om makkelijker te voldoen aan wet- en regelgeving. Gegevens worden veilig opgeslagen en er is altijd een actueel overzicht van belangrijke HR-gerelateerde informatie.

Kortom, HoorayHR biedt MKB bedrijven een complete, flexibele oplossing voor hun HR-beheer, met naadloze integraties en een gebruiksvriendelijke interface die helpt om tijdrovende administratieve taken te minimaliseren.

Wat zijn integratiemogelijkheden van HoorayHR?

Het liefst heb je zo min mogelijk verschillende systemen omdat dat mogelijk betekent dat je bij ieder systeem een nieuwe inlog moet onthouden, data steeds opnieuw moet invoeren, verschillende analytics hebt en geen totaalbeeld krijgt. Tegelijkertijd heeft ieder systeem zijn eigen expertise. Een totaaloplossing binnen één systeem bied je nooit alle functionaliteiten en diepgang die je nodig hebt.

HoorayHR biedt integraties met diverse andere softwarepakketten, waarmee het mogelijk is om naadloos samen te werken met bestaande tools en processen binnen een bedrijf. Hieronder enkele populaire integraties:

  1. Performance management, talentontwikkeling en engagement: Door de koppeling tussen HoorayHR en Treams kun je de HR thema’s talentontwikkeling, performance management en engagement op praktische wijze diepgang bieden, zonder dubbele handelingen uit te voeren. Medewerkers en managers krijgen alle handvatten die nodig zijn om met persoonlijke ontwikkeling en functioneren aan de slag te gaan. AI functionaliteiten helpen bij het efficiënt en effectief werken met feedback, doelen stellen en skills.
  2. Boekhoudsoftware: HoorayHR integreert met verschillende boekhoudprogramma’s zoals Exact Online en Moneybird. Deze koppeling zorgt ervoor dat uren, verlof, en declaraties eenvoudig kunnen worden overgedragen naar de boekhouding, wat fouten minimaliseert en tijd bespaart.
  3. Salarissoftware: Integraties met salarissystemen zoals Loket.nl en Nmbrs zorgen ervoor dat loonadministratie eenvoudiger en sneller verloopt. HR-data zoals uren, verzuim en verlof worden automatisch doorgezet naar het salarissysteem.
  4. Kalenderintegraties: Verlof en afwezigheden kunnen automatisch worden gesynchroniseerd met externe kalenders zoals Google Calendar of Outlook. Dit geeft een beter inzicht in de beschikbaarheid van het personeel en maakt planning efficiënter.
  5. Communicatietools: Integraties met tools zoals Slack helpen bij het intern communiceren over HR-processen, bijvoorbeeld voor het goedkeuren van verlof of het delen van updates over het team.

Wat zijn de kosten?

Voor de integratie betaal je een vast bedrag per maand van €125 (2024). Je bent ervan verzekerd dat de integratie onderhouden wordt en technische updates automatisch worden doorgevoerd. 

Hoe verloopt het integratieproces van HoorayHR met Treams?

Het proces voor het inrichten van integraties verloopt volledig online. Je kunt het inrichten samen met een expert uit je team, met ervaring met het HR informatie- of salarissysteem (HRIS). Bij vragen, kun je altijd een moment inplannen met een expert van Treams om ondersteund te worden.

Vereiste tijd: ongeveer 2 uur

Te ondernemen acties:

  1. Je kunt Treams en het HRIS koppelen door in Treams de juiste toegangssleutels in te voeren en een paar simpele selecties te maken (bijv. welke organisaties uit het HRIS moeten worden ingeladen).
  2. Je selecteert de datum waarop de medewerkers toegang krijgen tot Treams.
  3. Je kunt eventuele uitsluitingen toevoegen, specifieke medewerkers of afdelingen die geen toegang mogen krijgen tot Treams.

Hoe maak je de koppeling tussen HoorayHR en Treams

Als je nu concreet aan de slag wilt gaan met het maken van de koppeling, dan heb je daarvoor de instructies ontvangen. Onderaan deze pagina geven we de instructies nogmaals. Wel zo handig.

Meer weten over een integratie van HoorayHR en Treams?

De koppeling tussen Treams en HoorayHR is al voor veel van onze klanten een waardevolle keuze gebleken. The best of both worlds in de praktijk. Wil je weten hoe dit voor jullie kan werken? We vertellen je er graag meer over.

Uitleg: HoorayHR integreren met Treams

Wil je jouw HoorayHR omgeving integreren met Treams? Dan ben je op het juiste adres!

1. Voorwaarden om te beginnen

Op het opzetten van een HoorayHR connector zijn de volgende voorwaarden van kracht:

  • Een actieve Treams omgeving
  • Een actieve HoorayHR omgeving
  • Beheerdersrechten in beide omgevingen om de connector op te kunnen zetten
  • Kennis van de te integreren processen

Daarnaast zijn er nog enkele voorwaarden voor de data in HoorayHR om te kunnen koppelen met Treams:

  • Elke medewerker moet een voornaam en achternaam hebben
  • Elke medewerker moet een geldig en uniek e-mailadres hebben

2. HoorayHR koppeling activeren

Om de koppeling met HoorayHR te configureren moet deze eerst worden geactiveerd. Dit doe je door als superuser in te loggen op jouw omgeving. Na het inloggen ga je links in de balk naar Beheer en kies je links in de balk voor Integraties. Klik op deze pagina op de HoorayHR koppeling onder HR-informatiesysteem.

Lees de uitleg goed door en ga akkoord met de voorwaarden.

3. HoorayHR koppeling configureren

Na het accepteren van de voorwaarden kom je op de pagina om de HoorayHR koppeling te configureren. Hier vind je o.a. de opties om de startdatum van Treams en de standaardtaal voor nieuwe medewerkers in te stellen.

Toegang verlenen

Klik op de Log in om te verbinden knop, waarna je wordt doorgestuurd naar de loginpagina van HoorayHR. Log hier in met een account dat toegang heeft tot de juiste werkgever(s) en overige informatie. Na het inloggen geef je Treams toestemming om te koppelen met jouw gegevens in HoorayHR.

Na het geven van toestemming kom je terug op de configuratiepagina van de HoorayHR koppeling. Hier zie je informatie over het HoorayHR account waar je mee bent gekoppeld. Je kan op ieder moment het account wisselen.

Werkgevers en medewerkers selecteren

Nu kies je de werkgever(s) waarvan je gegevens wilt koppelen met Treams. Als laatste selecteer je de medewerkers die je wil synchroniseren. Kies hier voor verander waarde en vul in of je standaard medewerkers wil insluiten of uitsluiten. Bij insluiten komt iedereen mee en kun je ervoor kiezen om bepaalde domeinen (e-mailadressen) niet mee te nemen. Bij uitsluiten komt niemand mee behalve de domeinen die je instelt.

Nog vragen over de koppeling tussen HoorayHR en Treams?

Wil je meer weten over de mogelijkheden, de uitvoering of heb je andere vragen, laat het ons even weten. We helpen je graag verder.

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

HoorayHR software: een HR totaaloplossing voor het MKB

Door:

HR software systemen zijn te onderscheiden in totaaloplossingen en specialistische systemen. HoorayHR is een totaaloplossing. Dat betekent dat je met HoorayHR al je HR administratie kunt regelen. Het is daarmee een gebruiksvriendelijke basis voor je HR zaken. Wil je meer diepgang, ondersteuning en functionaliteiten op bepaalde HR thema’s, dan kun je door middel van koppelingen de specialistische HR software toevoegen. Zo haal je alles wat je nodig hebt uit verschillende software systemen, zonder dat je steeds tijdrovende dubbele handelingen hoeft uit te voeren.

Producten en diensten van HoorayHR

Wat biedt HoorayHR software? Een kort overzicht:

  1. Verlofbeheer: HoorayHR biedt een simpele manier om verlofaanvragen te verwerken en goed te keuren. Medewerkers kunnen via een online portal hun vakantiedagen aanvragen, waarna deze automatisch worden bijgehouden in een centrale verlofkalender. Managers krijgen overzicht en kunnen verlof eenvoudig goed- of afkeuren.
  2. Urenregistratie: Met HoorayHR kunnen medewerkers hun gewerkte uren eenvoudig bijhouden. Deze functionaliteit is vooral handig voor teams die op projectbasis werken of waar flexibele werktijden gebruikelijk zijn
  3. Contractbeheer: Het platform helpt bedrijven bij het opstellen, beheren en verlengen van contracten. Alle documenten worden veilig opgeslagen, en managers krijgen automatisch meldingen wanneer contracten vernieuwd of aangepast moeten worden.
  4. Declaraties: Medewerkers kunnen hun onkosten eenvoudig indienen via het systeem. Deze worden dan door HR of de manager beoordeeld en afgehandeld. Dit stroomlijnt het proces en voorkomt lange wachttijden voor terugbetalingen.
  5. Verzuimbeheer: Het bijhouden van verzuim wordt met HoorayHR een stuk makkelijker. Het systeem registreert ziekmeldingen en geeft overzichtelijke rapportages over verzuimpercentages, zodat bedrijven actie kunnen ondernemen wanneer nodig.
  6. Medewerkerdossiers: HoorayHR biedt een veilige plek voor het beheren van personeelsdossiers, waarin alle relevante gegevens en documenten van medewerkers bewaard worden. Dit zorgt ervoor dat informatie makkelijk toegankelijk is voor HR-managers en dat alles centraal wordt bijgehouden.

HoorayHR is een waardevolle basis voor je HR zaken. Wil je meer inhoud en diepgang, zodat je medewerkers ook in hun dagelijkse praktijk kunt ondersteunen met meer inhoudelijke HR thema’s? Denk dan aan een koppeling met een specialistisch HR systeem zoals Treams voor performance management, talentontwikkeling en engagement. Met Treams kun je bijvoorbeeld laagdrempelig AI functionaliteiten gebruiken die je mensen daadwerkelijk ondersteunen bij het uitwisselen van kwalitatief goede feedback of het opstellen van eenduidige, concrete en haalbare doelen. Een waardevolle aanvulling op HoorayHR!

HoorayHR en Treams: de link snel gelegd?

HoorayHR is een easy to use platform waar je eenvoudig en efficiënt mee uit de voeten kunt. Treams biedt je alles wat je nodig hebt om je mensen en teams te laten floreren. En beide partijen hebben klantenservice heel hoog in het vaandel staan. Een waardevolle én praktische combi die je naadloos op elkaar kunt laten aansluiten!

Wil je meer weten over de integratiemogelijkheden tussen HoorayHR en Treams? We laten je graag zien hoe je die eenvoudig zelf tot stand kunt brengen. Je kunt er hier meer over lezen.

Meer weten over HoorayHR?

Je kunt ons op onze blauwe ogen geloven, maar wil je het zekere voor het onzekere nemen, check dan de reviews, of lees meer over HoorayHR op hun website. En bij vragen staan ze je vast graag te woord. Je vindt hun contactgegevens hier.

Meer weten over Treams?

We horen graag van je! People first organisaties zitten in ons hart en van technologie worden we blij. Samen met onze unieke en actieve klant community maken we ons iedere dag sterk voor organisaties waar je graag wilt werken. Ons product is software, en het echt centraal zetten van mensen is wat ons drijft. Heb je specifieke vragen of wil je vrijblijvend van gedachten wisselen, we denken graag met je mee!

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

AFAS en Treams: samen sterk

Door:

Met AFAS HRM software regel je zaken als salarisverwerking, verlof, verzuim en werving & selectie. Je stroomlijnt alle HR-processen en minimaliseert de administratie ervan. Werk kan zo veel leuker en beter. En met meer oog voor de maatschappij. In veel organisaties zijn mensen druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen: het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit niet ten goede. AFAS Software wil daarom inspireren om beter te ondernemen. En daar vinden Treams en Afas elkaar in. Met de software van Treams bied je diepgang en ondersteuning bij performance management, talentontwikkeling en engagement. De koppeling tussen Treams en Afas stelt je in staat om tijd te besteden aan wat je echt belangrijk vindt: inhoud, kwaliteit en werkplezier!

Wat zijn de voordelen van een integratie met Afas?

De voordelen van de integratie zul je vooral in de praktijk zelf gaan ervaren. Efficiëntie en het minimaliseren van fouten staan natuurlijk hoog op het lijstje. Maar er zijn meer voordelen. We noemen er een paar:

  • Volledig in de cloud werken
  • Eenmalige invoer van data
  • Innovaties in de software worden constant toegevoegd
  • Werken via een app of het web
  • Nederlandse software partijen; de data staat in Nederland volgens de Nederlandse wetgeving
  • Dagelijkse back-up

Hoe verloopt het integratieproces?

Het proces voor het inrichten van integraties verloopt volledig online. Je kunt het inrichten samen met een expert uit je team, met ervaring met Afas. Bij vragen, kun je altijd een moment inplannen met een expert van Treams om ondersteund te worden.

Vereiste tijd: ongeveer 2 uur

Te ondernemen acties:

  1. Je kunt Treams en het Afas koppelen door in Treams de juiste toegangssleutels in te voeren en een paar simpele selecties te maken (bijv. welke organisaties uit Afas moeten worden ingeladen).
  2. Je selecteert de datum waarop de medewerkers toegang krijgen tot Treams.
  3. Je kunt eventuele uitsluitingen toevoegen, specifieke medewerkers of afdelingen die geen toegang mogen krijgen tot Treams.

Gelijk aan de slag? Hieronder vind je de exacte instructies om de koppeling tot stand te brengen.

Wat zijn de kosten?

Voor de integratie betaal je een vast bedrag per maand van €125 (2024). Je bent ervan verzekerd dat de integratie onderhouden wordt en technische updates automatisch worden doorgevoerd. 

Welke andere koppelingen met Afas?

Het liefst heb je zo min mogelijk verschillende systemen omdat dat mogelijk betekent dat je bij ieder systeem een nieuwe inlog moet onthouden, data steeds opnieuw moet invoeren, verschillende analytics hebt en geen totaalbeeld krijgt. Tegelijkertijd heeft ieder systeem zijn eigen expertise. Een totaaloplossing binnen één systeem bied je nooit alle functionaliteiten en diepgang die je nodig hebt.

Afas koppelt niet alleen met Treams, maar met veel meer systemen. De bedrijfssoftware van Afas biedt een breed scala aan opties. Bepaal in jouw geval met welke systemen je werkt of zou willen werken en hoe koppelingen in de praktijk voor jou uit kunnen pakken. 

We noemen alvast een aantal mogelijkheden die je kunt overwegen: afas koppeling outlook, afas koppeling rabobank, afas koppeling ing, afas koppeling uwv, afas koppeling, afas koppeling nationale nederlanden, afas koppeling topdesk, afas koppeling power bi, afas koppeling arbodienst, afas koppeling abn amro. 

Er zijn vast nog veel meer mogelijkheden die voor jou relevant kunnen zijn.

Hoe maak je de koppeling tussen Afas en Treams

Als je nu concreet aan de slag wilt gaan met het maken van de koppeling, dan heb je daarvoor de instructies ontvangen. Hieronder beschrijven we de concrete stappen nogmaals. Wel zo handig.

Meer weten over een integratie van Afas en Treams?

De koppeling tussen Treams en Afas is al voor veel van onze klanten een waardevolle keuze gebleken. The best of both worlds in de praktijk. Wil je weten hoe dit voor jullie kan werken? We vertellen je er graag meer over.

Uitleg: AFAS integreren met Treams

Wil jij jouw AFAS omgeving integreren met Treams? Dan ben je op het juiste adres!

1. Voorwaarden om te beginnen

Op het opzetten van een AFAS connector zijn de volgende voorwaarden van kracht:

  • Volledig in de cloud werken
  • Eenmalige invoer van data
  • Innovaties in de software worden constant toegevoegd
  • Werken via een app of het web
  • Nederlandse software partijen; de data staat in Nederland volgens de Nederlandse wetgeving
  • Dagelijkse back-up

Daarnaast zijn er nog enkele voorwaarden voor de data in AFAS om te kunnen koppelen met Treams:

  • Elke medewerker moet een voornaam en achternaam hebben
  • Elke medewerker moet een geldig en uniek e-mailadres hebben
  • Elke medewerker moet een uniek personeelsnummer hebben welke nooit veranderd
  • Elke medewerker is lid van maximaal 1 organisatorische eenheid. Wanneer een medewerker onderdeel is van meerdere eenheden, wordt de eerstgevonden eenheid toegewezen in Treams
  • Toegangsrechten worden aangewezen op basis van organisatorische eenheid zoals aangegeven in het organigram. Voor 1 op 1 rechten volg je de uitleg bij punt 7.

2. Importeren van GetConnectoren

Treams haalt de benodigde gegevens uit AFAS doormiddel van GetConnectoren. Dit zijn bestanden die de AFAS omgeving automatisch uitlezen en via een standaard formaat beschikbaar stelt aan Treams.

Het importeren van de GetConnectoren in AFAS is een vrij eenvoudig proces:

  1. Download de GetConnectoren sjablonen van Treams. Dit is een ZIP-bestand met alle benodigde bestanden.
  2. Pak het ZIP-bestand uit in een map op je computer.
  3. Open de AFAS omgeving en navigeer naar Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector
  4. Klik op ‘Importeren’ om de GetConnectoren te importeren in AFAS.
    1. Alleen de GetConnectoren ‘treams_departments’ & ‘treams_employees’ zijn verplicht.
    2. De GetConnectoren ‘treams_job_titles’ & ‘treams_job_positions’ zijn optioneel. Deze bestanden zorgen ervoor dat we het functiehuis en functies per medewerker kunnen koppelen.
    3. De GetConnector ‘treams_managers’ is alleen nodig als managerrechten op basis van afdelingen gesynchroniseerd moeten worden.
  5. Controleer of de GetConnectoren succesvol zijn geconfigureerd. Lees in de handleiding van AFAS hoe je dit kan doen.
    1. De GetConnectoren zijn ingericht voor een standaard AFAS omgeving. Het kan zijn dat er velden in jullie omgeving staan welke niet in deze structuur terugkomen. Een e-mailadres kan bijvoorbeeld uit een ander veld gehaald moeten worden dan verwacht wordt door de GetConnector.
    2. In bovenstaand geval kan de GetConnector aangepast worden. Zorg er wel voor dat je de aanpassingen altijd in dezelfde structuur weer aanbrengt.
  6. Voorbeeld: Bij het toevoegen van een nieuw veld aan de GetConnector hebben velden standaard een naam zoals ‘E-mail adres’, de koppeling van Treams verwacht het veld ‘email’ (hoofdlettergevoelig). Zorg dus dat de naam van jouw toegevoegde / gewijzigde kolom overeenkomt met de kolomnaam die Treams verwacht. 3. Het kan zijn dat de standaard filters in de GetConnector aangepast moeten worden omdat er teveel, te weinig of de verkeerde data wordt opgehaald. Denk hierbij bijvoorbeeld aan filteren op basis van werkmaatschappij of werkgever, type medewerker (om externen, freelancer of stagiaires uit te sluiten) of een zelf aangemaakt veld.

3. Autorisatie App Connector

Om ervoor te zorgen dat Treams toegang krijgt tot de AFAS omgeving met de juiste GetConnectoren, moet er een nieuwe systeemgebruiker en een nieuwe groep (specifiek voor de connector met alleen de benodigde rechten voor een App Connectoren) aangemaakt worden voor Treams. Volg de handleiding van AFAS om deze stap te voltooien.

4. Opzetten van een Appconnector

Om een App connector op te zetten in AFAS, moet je de volgende stappen volgen:

  1. Navigeer naar het tabblad ‘Beheer’ en klik op ‘App connector’.
  2. Klik op ‘Toevoegen’ om een nieuwe App connector aan te maken.
  3. Geef de App connector een duidelijke omschrijving (bijvoorbeeld ‘Treams’).
  4. Kies de juiste gebruikersgroep (zie Autorisatie App Connector hierboven).
  5. Klik op ‘voltooien’
  6. Controleer de App connector instellingen en sla deze op.
    1. Zorg dat de App connector niet geblokkeerd is.
    2. Onder het tabje GetConnectoren voeg je de eerder geïmporteerde GetConnectoren toe.
    3. Voeg bij gebruikerstokens een nieuwe gebruiker toe. Sla het token wat gegenereerd wordt goed en veilig op. Deze hebben we nodig bij de laatste stap!

Controleren of jouw App Connector goed is opgezet

Om zeker te zijn dat Treams toegang heeft tot de juiste gegevens navigeer je naar:

https://<omgevingscode>.rest.afas.online/ProfitRestServices/

Je vind de omgevingscode bovenin jouw AFAS omgeving. Gebruik alleen de de cijfers. Bij bijvoorbeeld O12345 laat je de O weg. Je navigeert dan naar https://12345.rest.afas.online/ProfitRestServices/

Vul op deze pagina bij ‘token’ jouw gegenereerde gebruikerstoken in en klik op login. Dit token heb je later nog een keer nodig! Wanneer het inloggen gelukt is, scroll je naar ‘GetConnector’ en zou je bij het aanklikken van het dropdown menu de GetConnectoren van Treams moeten zien.

Zorg ervoor dat Treams alleen toegang krijgt tot de benodigde gegevens. Bij twijfel: raadpleeg jouw AFAS consultant.

5. AFAS configureren in Treams

Als laatste stap moeten we AFAS configureren in Treams. Volg de onderstaande stappen en je bent klaar!

  1. Open Treams en navigeer naar Beheer / Integraties / AFAS
  2. Accepteer de voorwaarden na het lezen hiervan.
  3. Volg de stappen die staan in het scherm. Bij ‘token’ vul je het gegenereerde token in.
  4. Sla je instellingen goed op.
  5. Activeer de connector wanneer je tevreden bent met je instellingen. Je collega’s ontvangen een welkomst mail op de ingestelde activatiedatum.
  6. De gegevens worden na activatie elke nacht gesynchroniseerd (je ziet de gegevens dus de volgende dag voor het eerst in Treams).
  7. Via https://<omgeving>.ontreams.com/v2/settings/integrations/logs heb je inzage in wat de connector heeft verwerkt. Fouten en waarschuwingen zullen hier respectievelijk rood en geel worden weergegeven.

6. Een twee weg connectie configureren

Treams biedt de mogelijkheid om bestanden te uploaden vanuit Treams naar AFAS. Zo kunnen er bijvoorbeeld automatisch PDFs van gespreksformulieren in AFAS komen te staan.

Om dit te configureren moet er eerst een type dossieritem worden aangemaakt. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

  1. Navigeer in AFAS naar CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
    1. Maak het dossieritem aan of kies een bestaand type.
    2. Zet bestand koppelen aan als dit nog niet zo is.
    3. Markeer wanneer nodig het dossieritem als vertrouwelijk.
    4. Zorg onder bestemmingen dat de bestemming medewerker optioneel of verplicht is. Alle andere bestemmingen moeten niet toegestaan of optioneel zijn.
    5. Het is goed om de kenmerkcombinaties en de code van het type dossieritem die zijn ingesteld in AFAS te onthouden. Deze heb je later nodig bij het configureren in Treams.
  2. Ga naar Beheer / App connector
    1. Selecteer de eerder geconfigureerde App connector voor Treams
    2. Klik op UpdateConnectoren en klik op Nieuw
    3. Zoek naar “Dossier” (Connector-Id “KnSubject”), selecteer deze regel en klik op Voltooien
    4. Sluit de App connector

De twee weg connector configureren in Treams

Onderstaande is binnenkort mogelijk, voor nu kun je contact opnemen met jouw Treams contact persoon om onderstaande in te regelen.

  1. Open Treams en navigeer naar Beheer / Integraties / AFAS
  2. Voer bij de bestemming voor bijvoorbeeld gesprekken het volgende in:
    1. ‘[code type dossieritem],[kenmerk1],[kenmerk2],…
    2. Bijvoorbeeld, bij een dossieritem 64 en kenmerk 101 vul je hier 64,101 in. Als je geen kenmerk hebt vul je dus alleen 64 in.
  3. Na het opslaan van deze instellingen voor gesprekken zullen deze (Nadat het gesprek bevestigd is) iedere nacht automatisch worden geüpload in AFAS onder jouw ingestelde locatie.

7. individuele (1-1) rechten toewijzen

In de Treams employeeGetConnector heb je de mogelijkheid om 1-1 rechten toe te wijzen. Je kan hier per medewerker aangeven wie hun manager / meewerkend manager / coach of buddy is. We gaan hier uit van personeelsnummer van deze persoon. Van elk type recht kan er maximaal 1 persoon worden toegewezen. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld wel een coach en een buddy hebben, maar niet 2 buddy’s.

Deze kolommen moeten de volgende namen hebben: primaryManagerID , collaborativeManagerID, coachID of buddyID. Wanneer een medewerker een veld (bijvoorbeeld) ‘manager’ heeft met personeelsnummer 1234, dan kun je deze aansluiten op de kolom primaryManagerID. De medewerker krijgt dan de persoon met het personeelsnummer 1234 als manager in Treams toegewezen. Bij een verkeerde waarde in de kolom krijg je een foutmelding in het logboek. Het logboek vind je terug in Treams onder beheer > integraties > logboek.

Nog vragen over de koppeling tussen Afas en Treams?

Wil je meer weten over de mogelijkheden, de uitvoering of heb je andere vragen, laat het ons even weten. We helpen je graag verder.

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.

Werken in technologie: niet alleen voor tech savvies!

Door:

Werken in de technologie sector biedt voortdurend kansen. Als ontwikkelingen ergens snel gaan, dan is het wel in de technologie. Je kunt, en moet, je daardoor voortdurend blijven ontwikkelen. Bij een carrière in de technologische sector denk je al snel aan functies die een technische achtergrond hebben, zoals een software developer of een IT support specialist. Maar de sector biedt meer dan alleen technische functies.

De technologie die wordt gebruikt is uiteindelijk bedoeld om organisaties te ondersteunen. Denk daarbij aan bedrijfsprocessen en administratie maar ook aan echt vakinhoudelijke thema’s. Om de technologie optimaal te benutten, moet je dus ook goed weten wát je wilt ondersteunen en hóe je dat gaat doen. Daarvoor is inhoudelijke kennis van zaken cruciaal. Ga je werken met technologie, dan begin je dus met de inhoud en van daaruit maak je de vertaalslag naar ondersteuning met technologie. En dat vraagt om verschillende expertises.


Werken in de HR software sector

Een voorbeeld van een technologie  sector waarbij zowel technische als inhoudelijke functies worden gevraagd is de HR software sector. HR is bij uitstek een sector waar op het gebied van software zowel totaaloplossingen worden geboden als specialistische HR software. Totaaloplossingen zijn bedoeld ter ondersteuning van HR basiszaken en  specialistische HR software ondersteunt op specifieke HR thema’s zoals talentontwikkeling en performance management. Meer over het verschil tussen beide soorten oplossingen lees je op HR software vergelijken. Ook kunnen er koppelingen tussen systemen worden gemaakt, waardoor de uiteindelijke oplossing naadloos aansluit op de behoefte van de organisatie. 

Zowel inhoudelijke kennis van zaken als kennis van de technologie is in deze sector essentieel. Het is een sector die continu in ontwikkeling is, zowel vakinhoudelijk als op het gebied van technologie. De sector biedt daarom veel mogelijkheden. Vanwege de grote diversiteit aan factoren zullen we ons hieronder concentreren op deze HR software sector.

Welke carrièrekansen zijn er in de HR software?

Om een beeld te schetsen van de mogelijkheden in deze sector, geven we een korte beschrijving van onderstaande punten: 

HR: van Human Resources naar People and Culture

HR is een verzamelbegrip van ‘alles wat met personeel te maken heeft’. HR staat voor ‘Human Resources’, maar we zien tegenwoordig ook andere benamingen zoals ‘People and Culture’. Die nieuwe benamingen hebben alles te maken met een verschuiving binnen het vakgebied. Waar HR zich vroeger veelal beperkte tot Personeelszaken, waar met name administratieve en juridische zaken onder vielen, zien we tegenwoordig een meer strategische rol voor HR weggelegd. Personeelsbeleid is van een top down benadering meer opgeschoven naar een benadering die ook bottom up is. Waar medewerkers vroeger vooral als ‘resource’ werden gezien, is er nu meer oog voor de mens achter de medewerker. Er is daardoor meer inzicht in, en aandacht voor de criteria die nodig zijn om medewerkers te laten floreren. Dit heeft weer tot gevolg dat medewerkers meer tot hun recht komen en gelukkiger zijn in hun werk, en daardoor eveneens optimaler bijdragen aan organisatiedoelen.

Hoe ondersteunt technologie HR?

Gaan we terug naar de eerste technologische ondersteuning van HR, dan komen we uit bij het automatiseren van repetitieve taken. Het handmatig invoeren en bijhouden van data als salaris, verlof, verzuim, contracten en andere administratieve zaken, werd geautomatiseerd  middels software. Al snel werden ook HR processen digitaal ondersteund. Denk aan de volledige salarisadministratie of verzuimtrajecten. 

Totaaloplossingen die HR op breed gebied ondersteunen zijn bijvoorbeeld Afas, SDWorx, Visma en Loket. Deze systemen zijn zo ontwikkeld dat het HR veel administratieve taken uit handen neemt en een centrale omgeving biedt voor de hele HR basis. Het zijn systemen die vooral veel kunnen. Het zijn dus brede oplossingen, maar dat betekent ook dat je op bepaalde HR thema’s de diepgang kunt missen. 

Eigentijdse HR software

Diepgang wordt geboden door specialistische HR software. Een voorbeeld daarvan is software voor performance management, talentontwikkeling en engagement zoals Treams. In dit soort specialistische software zien we vaak meer eigentijdse elementen terug. Denk aan vormen van interactieve communicatie, game elementen of een aantrekkelijk design. De software is ontwikkeld om specifieke HR thema’s uit te lichten, inhoudelijk optimaal te ondersteunen, medewerkers te motiveren en om analytics inzichtelijk te maken.

UX (user experience) en UI (user interface) zijn zaken die steeds belangrijker zijn geworden. De specialisten op dit gebied hebben als doel de software zo gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk mogelijk te maken.

Ontwikkelingen die we in de huidige tijd steeds meer zien is het gebruik van AI functionaliteit. In het geval van performance management en talentontwikkeling, waar het werken met 360 graden feedback een belangrijk onderdeel kan zijn, kan AI je bijvoorbeeld feedback geven op je feedback. Andere voorbeelden zijn het werken met doelen, waarbij AI je helpt om doelen SMART te maken, of het genereren van competenties bij functies of rollen. AI is dus een vrij recente en nuttige toevoeging in veel HR software.

Welke functies en vacatures komen we tegen in HR software?

Het zal geen verbazing wekken dat we In de HR software sector dus vacatures tegenkomen die zowel op de technologie als op de HR inhoud zijn gericht. Hoewel de lijst niet uitputtend is noemen we veel voorkomende vacatures:

  • HR applicatie specialist
    Een HR Applicatie Specialist beheert, optimaliseert en ondersteunt HR-software binnen een organisatie. Hij of zij fungeert als brug tussen HR-afdelingen, IT-teams en externe leveranciers.
  • HR software developer
    Een HR Software Developer ontwerpt, ontwikkelt en onderhoudt software oplossingen voor HR-processen en inhoudelijke HR thema’s binnen organisaties. 
  • HR software implementatie consultant
    Een HR Software Implementatie Consultant begeleidt organisaties bij de implementatie van HR-software, van planning tot oplevering. Hij of zij zorgt ervoor dat de software naadloos aansluit bij de bedrijfsprocessen en strategische doelen. 
  • HR software consultant
    Een HR Software Consultant adviseert organisaties over de adoptie van de software binnen de organisatie. Deze consultant heeft veel inhoudelijke kennis van HR en weet hoe de software de organisatie optimaal kan ondersteunen en hoe medewerkers daarvoor getraind of gecoacht kunnen worden.
  • HR UX/UI designer
    Een HR UX/UI Designer ontwerpt gebruiksvriendelijke en aantrekkelijke interfaces voor HR-software. UX staat voor User Experience dat is gericht op het gebruik van de de software. UI staat voor User Interface dat focust op hoe de software eruit ziet.
  • HR software front end developer
    Een Front-End Developer bouwt en onderhoudt de visuele en interactieve delen van de software die gebruikers direct zien en gebruiken
  • HR software back end developer
    Een Back-End Developer bouwt en onderhoudt de serverzijde van de software, waar gegevens worden verwerkt, opgeslagen en beheerd. Dit deel is voor gebruikers onzichtbaar, maar essentieel voor het functioneren van digitale platforms
  • HR software engineer
    Bij de HR software engineer ligt de nadruk op het ontwerpen en ontwikkelen van systemen en de architectuur achter softwaretoepassingen. 
  • HR software trainer
    Een HR software trainer geeft trainingen over het gebruik van de software. Hij of zij zorgt ervoor dat HR-medewerkers, managers en andere gebruikers de software effectief kunnen gebruiken
  • HR trainer
    Naast de HR software trainers zijn er ook trainers die inhoudelijke of thematische kennis en expertise bieden. Als je met HR software gaat werken betekent dat een verandering in een bestaande werkwijze. Los van het gebruik van de software moeten medewerkers en managers ook in die verandering begeleid worden. Een HR trainer ondersteunt daarbij middels workshops of trainingen.
  • Coach
    Een coach begeleidt personen binnen de organisatie gedurende langere termijn. Een verandertraject, dat wordt ingezet met het gebruik van de HR software, heeft in de praktijk vaak tijd nodig om te landen. Een coach ondersteunt bij het je eigen maken van een nieuwe werkwijze of cultuur.
  • HR software partner
    Veel, vooral grotere, HR software totaaloplossingen werken met partners voor de implementatie van hun software. Voorbeelden daarvan zijn Afas partners. Dit zijn externe organisaties of zelfstandigen die gecertificeerd zijn om Afas te vertegenwoordigen en klanten te adviseren en begeleiden bij implementatie trajecten.

Meer voorbeelden van functies vind je op vacaturesites als Linkedin en Indeed.

Welke vaardigheden vraagt de sector (nu en in de toekomst)?

Omdat de functies en vacatures op het gebied van HR software van uiteenlopende aard zijn, betekent dat ook dat er verschillende vaardigheden worden gevraagd. Een aantal vaardigheden lichten we per soort vacature of functie toe. Dit zijn dus algemene vaardigheden en per specifieke functie of vacature zul je in de praktijk meer aanvullende vaardigheden tegenkomen.

Vaardigheden voor zowel technische als HR inhoudelijke functies

  • Analytisch inzicht
    Het werken met software betekent dat je bepaalde processen of thema’s binnen organisaties digitaal gaat ondersteunen. Om goed te weten hoe je dat het beste kunt doen, moet je begrip hebben van de behoefte en wens van de doelgroep en klantorganisaties. Een algemeen vraagstuk moet je daarvoor kunnen specificeren in processen, doelen en subdoelen, acties en werkzaamheden. Dat vergt analytisch inzicht waarmee je complexe vraagstukken en oplossingen kunt concretiseren. 

    Analytisch inzicht is vooral een belangrijke vaardigheid voor de meer technische functies zoals de software developer en de engineer, en de HR implementatie consultant.
  • Communicatie- en samenwerkingsvaardigheden
    In deze uiteenzetting over functies die je tegenkomt in de technologie sector, hebben we niet voor niets gekozen voor de HR software sector als voorbeeld. Zoals aangegeven komen we hier verschillende functies tegen die vanuit verschillende expertises het vraagstuk van de organisaties benaderen. Dat kan meer technisch van aard zijn, zoals bij de ontwikkeling van software, of meer inhoudelijk in het geval van een HR consultant die ervoor zorgt dat het gebruik van de software ook echt effectief is. Een schakel daartussen is de HR software implementatie consultant. En natuurlijk heb je ook nog met een andere belangrijke stakeholder te maken: de klantorganisatie zelf. 

    Deze partijen hebben alle hun eigen expertise en werken vanuit eigen invalshoeken, maar uiteindelijk streven ze naar een gezamenlijk doel: het zo goed mogelijk ondersteunen bij het specifieke HR thema van die specifieke klantorganisatie. Dat betekent dus ook dat de partijen hun onderlinge werkzaamheden en resultaten op elkaar af moeten stemmen. Zo kan de HR consultant pas echt effectief zijn als hij of zij weet wat er met de software bereikt kan worden. En de software developer kan pas echt effectief zijn als hij of zij begrip heeft van de problematiek die met de software opgelost dient te worden.
  • Kennis van HR processen en -systemen
    Voor de meer inhoudelijke HR consultancy functies is kennis van HR processen natuurlijk essentieel. Heb je geen begrip of kennis van de materie, dan kun je er ook moeilijk over adviseren. Dat betekent niet dat je alle HR software systemen die er zijn moet kennen, maar het betekent wel dat je begrip hebt van het vraagstuk van de organisatie. Dat is immers het vertrekpunt voor jouw dienstverlening, te weten consultancy. Jij bent de expert om de organisatie bij hun vraagstuk te ondersteunen en kennis van het software systeem dat jij daarbij vertegenwoordigt is natuurlijk op zijn minst handig. 

    Als HR software developer of aanpalende technische functie, is het belangrijk dat je weet wat je met de software die je ontwikkelt wilt bereiken. Welk probleem wil je oplossen? In die zin is kennis van HR processen uiteraard belangrijk. Deze kennis kun je opdoen door middel van training maar we zien hierin ook dat je on the job veel kunt leren. In vacatures wordt daarom meestal aangegeven hoe essentieel deze ervaring en kennis voor de functie zijn. Moet je gelijk up and running zijn dan weegt dat uiteraard zwaarder dan wanneer er tijd en ruimte is voor een langere leercurve.
  • Kennis van AI
    AI speelt een steeds grotere rol binnen organisaties. Een belangrijke vaardigheid die steeds vaker wordt gevraagd, en in de toekomst gevraagd zal worden, is kennis van AI. Kennis van de technologie achter AI en de toepassingsmogelijkheden in de HR software vergt enerzijds technische expertise. Anderzijds is ook voor de HR consultant kennis van AI essentieel. Het gebruik van AI kan een grote impact hebben op het werk van mensen. Als HR consultant kun je organisaties en medewerkers voorbereiden op veranderingen als gevolg van AI en hen begeleiden in de adoptie ervan. Daarnaast moeten medewerkers begeleid worden in het gebruik van AI. De do’s and don’ts moeten worden bijgebracht evenals manieren om AI optimaal in je werk te benutten.

Vaardigheden voor technische functies binnen HR technologie

  • Technische expertise in softwarebeheer en -ontwikkeling
    Voor technische functies is diepgaande kennis van softwarebeheer en -ontwikkeling nodig om de software optimaal te kunnen ontwikkelen en beheren. Dit zal geen verbazing wekken. Dit werk vergt veel kennis van zaken, variërend van vaardigheden in een specifieke programmeertaal, tot een sterk ontwikkeld probleemoplossend vermogen. De mate waarin deze specifieke vaardigheden worden gevraagd, heeft te maken met de complexiteit en aard van het werk en daaraan gerelateerd de vereiste senioriteit van de kandidaat.

Vaardigheden voor inhoudelijke HR functies binnen HR technologie

  • Organisatiesensitiviteit
    Als HR consultant speel je een adviserende rol bij klantorganisaties. Daarvoor heb je een goed begrip nodig van het vraagstuk en het doel van je kant. Vaak ligt aan een vraagstuk meer ten grondslag dan alleen een technische behoefte of wens. Ga je op een andere manier werken, wat je per definitie gaat doen als je met software gaat werken, dan betekent dat iets voor je processen en voor het werk zoals medewerkers dat nu uitvoeren. Als HR consultant onderscheid je je door oog te hebben voor juist die veranderende werkwijze. Wat betekent het voor de medewerkers, voor de onderlinge verhoudingen en hoe kun je hen het beste begeleiden naar de nieuwe situatie? Je hebt daarbij met verschillende stakeholders te maken en je doet er goed aan om je voelsprieten uit te steken voor de informele verhoudingen en gevoelens van mensen.

Wil je werken in HR software? Wat past bij jou?

Als je HR software een interessante sector vindt om in te werken, dan heb je zelf waarschijnlijk al een idee welke functiesoort het beste bij je past. Het maakt nogal uit of je HR vanuit inhoudelijk perspectief interessant vindt, of vanuit technologisch perspectief. Je eigen interesse, kennis en ervaring zijn daarin bepalend. 

Specialist of meer diversiteit in werkzaamheden?

Naast de functie die het beste bij je past, doe je er goed aan om na te denken over het soort organisatie of werkgever die bij je past. Het maakt een behoorlijk verschil of je bij een grote, misschien zelfs corporate organisatie gaat werken, of bij een kleine start-up of scale-up.

In de regel heeft een grote organisatie meer gespecialiseerde functies. Dat is ook logisch. Een grote organisatie heeft meer medewerkers die alle hun eigen specifieke werkzaamheden uitvoeren. Je kunt in een dergelijke organisatie dus echt een specialist worden op een specifiek vakgebied. Werkzaamheden zijn in de regel meer gekaderd. Het is duidelijk wat er van je wordt verwacht en er zijn veelal resources om je verder te specialiseren.

Een start-up of scale-up is een organisatie die sterk in ontwikkeling is. Met minder medewerkers doe je al het werk dat er is. Iedereen heeft een eigen expertise, maar per medewerker kan het werk een grotere diversiteit aan taken kennen. Vind je het leuk om in een groeiende organisatie te werken, met korte lijnen waarin geen dag precies hetzelfde is, dan is een start-up of scale-up misschien iets voor jou.

Welke organisatiecultuur past bij jou?

Los van het effect van de bedrijfsgrootte op de werkzaamheden, heeft het ook effect op de cultuur. Hoe groter de organisatie, hoe meer er gereguleerd is. Hoe kleiner de organisatie, hoe meer ruimte voor inspraak en meedenken. De eigenaar of founder van een kleine organisatie is vaak een bepalende factor voor de cultuur. Kunnen jullie goed door een deur? Dan is dat een goede basis voor een fijne samenwerking.

Een ander aandachtspunt is de wijze waarop een potentiële werkgever is georganiseerd. Het maakt een groot verschil of je in een organisatie werkt met een klassieke, hiërarchische structuur, of in een organisatie waar bijvoorbeeld agile wordt gewerkt. Bij een klassieke structuur zijn er duidelijke managementstructuren en heb je je eigen manager of teamlead. Bij agile werken heb je teamverantwoordelijkheid en als individuele medewerker meer ruimte en verantwoordelijkheid in je werk. De teamresultaten worden wekelijks of tweewekelijks gemonitord. Jouw eigen bijdrage is daarbij impactvol.

Werken bij een mensgerichte scale-up: Treams.

Nu je meer hebt gelezen over carrièremogelijkheden in de HR sector, ben je misschien enthousiast geworden over werken in deze sector. Heb jij de indruk dat een scale-up omgeving goed bij je past? Misschien is Treams dan iets voor jou. Treams is een ambitieuze scale-up die software biedt voor Performance Management, Talentontwikkeling en Engagement. Een specialistisch software platform dus, dat gebruiksvriendelijk is en AI functionaliteiten kent. 

Het advies dat Treams aan nieuwe klanten geeft is ‘Lanceer je visie, niet een tooling’. Software is immers geen doel op zich, maar een middel om een doel te bereiken, namelijk een onvergetelijke werkgever worden waarin medewerkers en teams floreren. Treams heeft daarom unieke implementatietrajecten, workshops en trainingen waarmee je de software echt laat landen binnen je organisatie. 

Bij Treams kom je terecht in een energiek, creatief en gedreven team dat altijd klaarstaat om samen te werken en elkaar te inspireren. Ze geloven dat getalenteerde mensen met een drive voor positieve impact het verschil maken voor hun klanten. Samen creëren ze een omgeving waar je kunt groeien, leren en plezier hebben. Iets voor jou? Kijk dan eens op de site Werken bij Treams. Misschien word jij binnenkort ook onderdeel van een dreamteam? We wensen het je toe!

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 februari 2025 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Afas partner netwerk, Wat doet een Implementatie consultant en Werken bij Treams. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.

Meer weten? Verken alle mogelijkheden en word een onvergetelijke werkgever met Treams!

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.