AFAS en Treams: samen sterk

Door:

Met AFAS HRM software regel je zaken als salarisverwerking, verlof, verzuim en werving & selectie. Je stroomlijnt alle HR-processen en minimaliseert de administratie ervan.

Werk kan zo veel leuker en beter. En met meer oog voor de maatschappij. In veel organisaties zijn mensen druk met de verkeerde dingen. Onnodige handelingen, dubbel werk, fouten herstellen: het kost handenvol tijd en komt de kwaliteit niet ten goede.

AFAS Software wil daarom inspireren om beter te ondernemen. En daar vinden Treams en Afas elkaar in. Met de software van Treams bied je diepgang en ondersteuning bij performance management, talentontwikkeling en engagement. De koppeling tussen Treams en Afas stelt je in staat om tijd te besteden aan wat je echt belangrijk vindt: inhoud, kwaliteit en werkplezier!

Wat zijn de voordelen van een integratie met Afas?

De voordelen van de integratie zul je vooral in de praktijk zelf gaan ervaren. Efficiëntie en het minimaliseren van fouten staan natuurlijk hoog op het lijstje. Maar er zijn meer voordelen. We noemen er een paar:

  • Volledig in de cloud werken
  • Eenmalige invoer van data
  • Innovaties in de software worden constant toegevoegd
  • Werken via een app of het web
  • Nederlandse software partijen; de data staat in Nederland volgens de Nederlandse wetgeving
  • Dagelijkse back-up

Hoe verloopt het integratieproces?

Het proces voor het inrichten van integraties verloopt volledig online. Je kunt het inrichten samen met een expert uit je team, met ervaring met Afas. Bij vragen, kun je altijd een moment inplannen met een expert van Treams om ondersteund te worden.

Vereiste tijd: ongeveer 2 uur

Te ondernemen acties:

  1. Je kunt Treams en het Afas koppelen door in Treams de juiste toegangssleutels in te voeren en een paar simpele selecties te maken (bijv. welke organisaties uit Afas moeten worden ingeladen).
  2. Je selecteert de datum waarop de medewerkers toegang krijgen tot Treams.
  3. Je kunt eventuele uitsluitingen toevoegen, specifieke medewerkers of afdelingen die geen toegang mogen krijgen tot Treams.

Gelijk aan de slag? Hieronder vind je de exacte instructies om de koppeling tot stand te brengen.

Wat zijn de kosten?

Voor de integratie betaal je een vast bedrag per maand van €125 (2024). Je bent ervan verzekerd dat de integratie onderhouden wordt en technische updates automatisch worden doorgevoerd. 

Welke andere koppelingen met Afas?

Het liefst heb je zo min mogelijk verschillende systemen omdat dat mogelijk betekent dat je bij ieder systeem een nieuwe inlog moet onthouden, data steeds opnieuw moet invoeren, verschillende analytics hebt en geen totaalbeeld krijgt. Tegelijkertijd heeft ieder systeem zijn eigen expertise. Een totaaloplossing binnen één systeem bied je nooit alle functionaliteiten en diepgang die je nodig hebt.

Afas koppelt niet alleen met Treams, maar met veel meer systemen. De bedrijfssoftware van Afas biedt een breed scala aan opties. Bepaal in jouw geval met welke systemen je werkt of zou willen werken en hoe koppelingen in de praktijk voor jou uit kunnen pakken. 

We noemen alvast een aantal mogelijkheden die je kunt overwegen: afas koppeling outlook, afas koppeling rabobank, afas koppeling ing, afas koppeling uwv, afas koppeling, afas koppeling nationale nederlanden, afas koppeling topdesk, afas koppeling power bi, afas koppeling arbodienst, afas koppeling abn amro. 

Er zijn vast nog veel meer mogelijkheden die voor jou relevant kunnen zijn.

Hoe maak je de koppeling tussen Afas en Treams

Als je nu concreet aan de slag wilt gaan met het maken van de koppeling, dan heb je daarvoor de instructies ontvangen. Hieronder beschrijven we de concrete stappen nogmaals. Wel zo handig.

Meer weten over een integratie van Afas en Treams?

De koppeling tussen Treams en Afas is al voor veel van onze klanten een waardevolle keuze gebleken. The best of both worlds in de praktijk. Wil je weten hoe dit voor jullie kan werken? We vertellen je er graag meer over.

Uitleg: AFAS integreren met Treams

Wil jij jouw AFAS omgeving integreren met Treams? Dan ben je op het juiste adres!

1. Voorwaarden om te beginnen

Op het opzetten van een AFAS connector zijn de volgende voorwaarden van kracht:

  • Volledig in de cloud werken
  • Eenmalige invoer van data
  • Innovaties in de software worden constant toegevoegd
  • Werken via een app of het web
  • Nederlandse software partijen; de data staat in Nederland volgens de Nederlandse wetgeving
  • Dagelijkse back-up

Daarnaast zijn er nog enkele voorwaarden voor de data in AFAS om te kunnen koppelen met Treams:

  • Elke medewerker moet een voornaam en achternaam hebben
  • Elke medewerker moet een geldig en uniek e-mailadres hebben
  • Elke medewerker moet een uniek personeelsnummer hebben welke nooit veranderd
  • Elke medewerker is lid van maximaal 1 organisatorische eenheid. Wanneer een medewerker onderdeel is van meerdere eenheden, wordt de eerstgevonden eenheid toegewezen in Treams
  • Toegangsrechten worden aangewezen op basis van organisatorische eenheid zoals aangegeven in het organigram. Voor 1 op 1 rechten volg je de uitleg bij punt 7.

2. Importeren van GetConnectoren

Treams haalt de benodigde gegevens uit AFAS doormiddel van GetConnectoren. Dit zijn bestanden die de AFAS omgeving automatisch uitlezen en via een standaard formaat beschikbaar stelt aan Treams.

Het importeren van de GetConnectoren in AFAS is een vrij eenvoudig proces:

  1. Download de GetConnectoren sjablonen van Treams. Dit is een ZIP-bestand met alle benodigde bestanden.
  2. Pak het ZIP-bestand uit in een map op je computer.
  3. Open de AFAS omgeving en navigeer naar Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector
  4. Klik op ‘Importeren’ om de GetConnectoren te importeren in AFAS.
    1. Alleen de GetConnectoren ‘treams_departments’ & ‘treams_employees’ zijn verplicht.
    2. De GetConnectoren ‘treams_job_titles’ & ‘treams_job_positions’ zijn optioneel. Deze bestanden zorgen ervoor dat we het functiehuis en functies per medewerker kunnen koppelen.
    3. De GetConnector ‘treams_managers’ is alleen nodig als managerrechten op basis van afdelingen gesynchroniseerd moeten worden.
  5. Controleer of de GetConnectoren succesvol zijn geconfigureerd. Lees in de handleiding van AFAS hoe je dit kan doen.
    1. De GetConnectoren zijn ingericht voor een standaard AFAS omgeving. Het kan zijn dat er velden in jullie omgeving staan welke niet in deze structuur terugkomen. Een e-mailadres kan bijvoorbeeld uit een ander veld gehaald moeten worden dan verwacht wordt door de GetConnector.
    2. In bovenstaand geval kan de GetConnector aangepast worden. Zorg er wel voor dat je de aanpassingen altijd in dezelfde structuur weer aanbrengt.
  6. Voorbeeld: Bij het toevoegen van een nieuw veld aan de GetConnector hebben velden standaard een naam zoals ‘E-mail adres’, de koppeling van Treams verwacht het veld ‘email’ (hoofdlettergevoelig). Zorg dus dat de naam van jouw toegevoegde / gewijzigde kolom overeenkomt met de kolomnaam die Treams verwacht. 3. Het kan zijn dat de standaard filters in de GetConnector aangepast moeten worden omdat er teveel, te weinig of de verkeerde data wordt opgehaald. Denk hierbij bijvoorbeeld aan filteren op basis van werkmaatschappij of werkgever, type medewerker (om externen, freelancer of stagiaires uit te sluiten) of een zelf aangemaakt veld.

3. Autorisatie App Connector

Om ervoor te zorgen dat Treams toegang krijgt tot de AFAS omgeving met de juiste GetConnectoren, moet er een nieuwe systeemgebruiker en een nieuwe groep (specifiek voor de connector met alleen de benodigde rechten voor een App Connectoren) aangemaakt worden voor Treams. Volg de handleiding van AFAS om deze stap te voltooien.

4. Opzetten van een Appconnector

Om een App connector op te zetten in AFAS, moet je de volgende stappen volgen:

  1. Navigeer naar het tabblad ‘Beheer’ en klik op ‘App connector’.
  2. Klik op ‘Toevoegen’ om een nieuwe App connector aan te maken.
  3. Geef de App connector een duidelijke omschrijving (bijvoorbeeld ‘Treams’).
  4. Kies de juiste gebruikersgroep (zie Autorisatie App Connector hierboven).
  5. Klik op ‘voltooien’
  6. Controleer de App connector instellingen en sla deze op.
    1. Zorg dat de App connector niet geblokkeerd is.
    2. Onder het tabje GetConnectoren voeg je de eerder geïmporteerde GetConnectoren toe.
    3. Voeg bij gebruikerstokens een nieuwe gebruiker toe. Sla het token wat gegenereerd wordt goed en veilig op. Deze hebben we nodig bij de laatste stap!

Controleren of jouw App Connector goed is opgezet

Om zeker te zijn dat Treams toegang heeft tot de juiste gegevens navigeer je naar:

https://<omgevingscode>.rest.afas.online/ProfitRestServices/

Je vind de omgevingscode bovenin jouw AFAS omgeving. Gebruik alleen de de cijfers. Bij bijvoorbeeld O12345 laat je de O weg. Je navigeert dan naar https://12345.rest.afas.online/ProfitRestServices/

Vul op deze pagina bij ‘token’ jouw gegenereerde gebruikerstoken in en klik op login. Dit token heb je later nog een keer nodig! Wanneer het inloggen gelukt is, scroll je naar ‘GetConnector’ en zou je bij het aanklikken van het dropdown menu de GetConnectoren van Treams moeten zien.

Zorg ervoor dat Treams alleen toegang krijgt tot de benodigde gegevens. Bij twijfel: raadpleeg jouw AFAS consultant.

5. AFAS configureren in Treams

Als laatste stap moeten we AFAS configureren in Treams. Volg de onderstaande stappen en je bent klaar!

  1. Open Treams en navigeer naar Beheer / Integraties / AFAS
  2. Accepteer de voorwaarden na het lezen hiervan.
  3. Volg de stappen die staan in het scherm. Bij ‘token’ vul je het gegenereerde token in.
  4. Sla je instellingen goed op.
  5. Activeer de connector wanneer je tevreden bent met je instellingen. Je collega’s ontvangen een welkomst mail op de ingestelde activatiedatum.
  6. De gegevens worden na activatie elke nacht gesynchroniseerd (je ziet de gegevens dus de volgende dag voor het eerst in Treams).
  7. Via https://<omgeving>.ontreams.com/v2/settings/integrations/logs heb je inzage in wat de connector heeft verwerkt. Fouten en waarschuwingen zullen hier respectievelijk rood en geel worden weergegeven.

6. Een twee weg connectie configureren

Treams biedt de mogelijkheid om bestanden te uploaden vanuit Treams naar AFAS. Zo kunnen er bijvoorbeeld automatisch PDFs van gespreksformulieren in AFAS komen te staan.

Om dit te configureren moet er eerst een type dossieritem worden aangemaakt. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

  1. Navigeer in AFAS naar CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
    1. Maak het dossieritem aan of kies een bestaand type.
    2. Zet bestand koppelen aan als dit nog niet zo is.
    3. Markeer wanneer nodig het dossieritem als vertrouwelijk.
    4. Zorg onder bestemmingen dat de bestemming medewerker optioneel of verplicht is. Alle andere bestemmingen moeten niet toegestaan of optioneel zijn.
    5. Het is goed om de kenmerkcombinaties en de code van het type dossieritem die zijn ingesteld in AFAS te onthouden. Deze heb je later nodig bij het configureren in Treams.
  2. Ga naar Beheer / App connector
    1. Selecteer de eerder geconfigureerde App connector voor Treams
    2. Klik op UpdateConnectoren en klik op Nieuw
    3. Zoek naar “Dossier” (Connector-Id “KnSubject”), selecteer deze regel en klik op Voltooien
    4. Sluit de App connector

De twee weg connector configureren in Treams

Onderstaande is binnenkort mogelijk, voor nu kun je contact opnemen met jouw Treams contact persoon om onderstaande in te regelen.

  1. Open Treams en navigeer naar Beheer / Integraties / AFAS
  2. Voer bij de bestemming voor bijvoorbeeld gesprekken het volgende in:
    1. ‘[code type dossieritem],[kenmerk1],[kenmerk2],…
    2. Bijvoorbeeld, bij een dossieritem 64 en kenmerk 101 vul je hier 64,101 in. Als je geen kenmerk hebt vul je dus alleen 64 in.
  3. Na het opslaan van deze instellingen voor gesprekken zullen deze (Nadat het gesprek bevestigd is) iedere nacht automatisch worden geüpload in AFAS onder jouw ingestelde locatie.

7. individuele (1-1) rechten toewijzen

In de Treams employeeGetConnector heb je de mogelijkheid om 1-1 rechten toe te wijzen. Je kan hier per medewerker aangeven wie hun manager / meewerkend manager / coach of buddy is. We gaan hier uit van personeelsnummer van deze persoon. Van elk type recht kan er maximaal 1 persoon worden toegewezen. Zo kan een medewerker bijvoorbeeld wel een coach en een buddy hebben, maar niet 2 buddy’s.

Deze kolommen moeten de volgende namen hebben: primaryManagerID , collaborativeManagerID, coachID of buddyID. Wanneer een medewerker een veld (bijvoorbeeld) ‘manager’ heeft met personeelsnummer 1234, dan kun je deze aansluiten op de kolom primaryManagerID. De medewerker krijgt dan de persoon met het personeelsnummer 1234 als manager in Treams toegewezen. Bij een verkeerde waarde in de kolom krijg je een foutmelding in het logboek. Het logboek vind je terug in Treams onder beheer > integraties > logboek.

Nog vragen over de koppeling tussen Afas en Treams?

Wil je meer weten over de mogelijkheden, de uitvoering of heb je andere vragen, laat het ons even weten. We helpen je graag verder.

Wij zijn Treams 👋

Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief. Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.