Training feedback geven en ontvangen: de sleutel tot groei en samenwerking

De structuur van een feedbacktraining

Bij de inrichting van de training ben je afhankelijk van de beschikbare tijd en het aantal sessies. Een training kan variëren van een korte workshop (2-4 uur) tot een uitgebreide training (1-2 dagen) of een reeks van opeenvolgende trainingen. 

Hoe de structuur en inhoud van de training eruit zal zien is afhankelijk van je doel, doelgroep en beschikbare tijd, middelen en budget. We kunnen wel een voorbeeld geven van hoe een effectieve structuur van een feedbacktraining eruit kan zien:

Introductie (15-30 min)

Begin met een introductie van jezelf en laat de deelnemers zichzelf kort voorstellen. Bespreek vervolgens:

• Wat het doel van de training is.
• Geef een korte uitleg over het belang van feedback.
• Inventariseer wat de ervaringen en verwachtingen zijn.

De theorie van feedback (45-60 min)

Geef daarna aandacht aan de achtergrond van feedback. Ga in op het belang van feedback voor ontwikkeling en groei. Bespreek bijvoorbeeld:

Behandel gesprekstechnieken. Specifiek voor feedback kun je denken aan modellen. Voorbeelden daarvan zijn:

• Wat feedback is. Ga bijvoorbeeld in op het verschil tussen positieve en constructieve feedback.
• Waarom een feedbackcultuur belangrijk is.
• Wat psychologische of zelfs fysiologische reacties op feedback kunnen zijn. Wat doet feedback met je?
• Bespreek de do’s en don’ts van feedback. Leer deelnemers zich de vaardigheden eigen te maken. 
• Behandel gesprekstechnieken. Specifiek voor feedback kun je denken aan modellen. Voorbeelden daarvan zijn:
  • SBI-model (Situation – Behavior – Impact)
    – Situatie: Beschrijf concreet wanneer en waar het gebeurde.
    – Gedrag: Benoem objectief het waargenomen gedrag.
    – Impact: Leg uit wat het effect is op jou of anderen.
  • 4G-model (Gedrag – Gevolg – Gevoel – Gewenst gedrag)
    – Gedrag: Beschrijf wat je hebt waargenomen.
    – Gevolg: Leg uit wat de impact was.
    – Gevoel: Vertel hoe jij of anderen zich erbij voelen.
    – Gewenst gedrag: Geef aan wat je liever zou zien.

Praktische oefeningen en rollenspellen (60-90 min)

Ga over tot een onderdeel waarin je de deelnemers de opgedane kennis laat toepassen. Denk daarbij aan oefeningen waarbij ze voorbeelden van feedback analyseren. Is de feedback in het gegeven voorbeeld effectief of ineffectief?

Je kunt hier ook denken aan interactieve oefeningen waarbij deelnemers zelf aan de slag gaan met het geven en ontvangen van feedback op basis van een casus.

Eventueel kun je ook gaan werken met rollenspellen waarbij je feedbackgesprekken in werksituaties simuleert.

Omgaan met weerstand en emoties (30-60 min)

Nu mensen iets meer weten over feedback en het misschien een beetje hebben kunnen ervaren, kun je de emotionele laag bespreken. Want feedback doet iets met je. Hoe ga je dus om als je weerstand of emoties bemerkt?

• Wat kun je doen als feedback niet goed wordt ontvangen?
• Hoe kun je actief luisteren en samenvatten?
• Wat doe je als je te maken krijgt met defensieve reacties?
• Wat is het belang van empathie en open vragen?

Evaluatie en afronding (30 min)

Sluit af met een evaluatie en geef deelnemers de ruimte om te reflecteren op wat ze hebben geleerd. Denk aan de volgende punten:

• Reflectie op de training.
• Wat nemen deelnemers mee?
• Opstellen van een persoonlijk actieplan.
• Feedback op de training zelf.

Borg de continuïteit

Een training is slechts het begin. We gaven eerder al aan dat het hoe en waarom van de training belangrijk is om te delen. Maar om feedback echt te laten slagen zal het in de praktijk moeten beklijven. Een eenmalige training is een essentiële aanzet, maar het is niet voldoende om tot een volwassen feedback cultuur te komen. 

Wil je dat feedback een vast onderdeel van de bedrijfscultuur wordt, dan is opvolging niet te onderschatten. Denk daarbij aan regelmatige communicatie over het onderwerp, bijvoorbeeld in interne mailings. Andere belangrijke punten zijn:

• Regelmatige follow-up sessies waarin feedbackervaringen worden besproken. Wat zijn de ervaringen van de deelnemers nu ze er in de praktijk mee hebben gewerkt. Wat werkt wel en wat niet? Hoe kun je verbeteren?
• Feedback als vast agendapunt in team meetings. Begin bijvoorbeeld met het delen van positieve feedback die in de praktijk is uitgewisseld. Je creëert er een positieve sfeer mee en feedback komt op een prettige manier weer even op het netvlies.
• Leiderschapsontwikkeling waarbij managers het goede voorbeeld geven. Feedback alleen slaat dood als je er niets mee kunt doen. Voor managers is het dus super belangrijk dat zij leren hoe ze het gesprek over feedback kunnen voeren. Wat heb je van de feedback geleerd en wat ga je ermee doen? Vergeet dus niet om ook je leidinggevenden te trainen in een meer coachende leiderschapsstijl.
• Maak feedbackuitwisseling eenvoudig door een centrale digitale omgeving te bieden waarin zowel medewerkers als managers feedback kunnen vragen en geven. Het Treams platform is een voorbeeld van tooling die hierop is ingericht. We noemen een aantal voordelen:
  • een centrale omgeving waarin al je feedback samenkomt
  • templates om feedback te vragen
  • AI functionaliteit om feedback correct te formuleren
  • inzicht in de 360 graden feedback vanuit de verschillende stakeholders
  • feedback koppelen aan je ontwikkelplannen en aan doelen
  • feedback op skills koppelen aan je ambitie en volgende loopbaan stappen

Wil je alles weten over het beginnen met feedback en het creëren van een volwassen feedbackcultuur? Schrijf je dan in voor de Treams masterclass over Feedback. Alle fases die je doorloopt als organisatie worden erin behandeld.

Voordelen van een feedbacktraining

Zoals gezegd is voor een actieve en volwassen feedback cultuur meer nodig dan alleen een training. Een feedbacktraining is echter in de meeste gevallen wel heel belangrijk voor het succes van feedback. Worden mensen namelijk niet getraind in het geven en ontvangen van feedback, dan kan feedback een averechts effect hebben.

De voordelen van een feedbacktraining zijn dan ook:

• feedback komt op de agenda te staan; je mensen weten dat het belangrijk is en dat de organisatie feedback uitwisseling van hen verwacht
• iedereen krijgt de training dus collega’s kunnen elkaar ook in de praktijk helpen bij het uitwisselen van goed geformuleerde feedback
• vragen over feedback kunnen direct gesteld worden
• de do’s en don’ts worden geleerd zodat je die in de praktijk kunt toepassen
• je ervaart laagdrempelig hoe het is om feedback te ontvangen en te geven, zonder dat het direct impact heeft op je werk

Feedbacktraining zelf ontwikkelen of uitbesteden?

Je hebt nu een beter beeld bij wat er komt kijken bij het maken van een feedbacktraining. Met deze kennis kun je ook beter bepalen of je de training zelf wilt ontwerpen en geven, of dat je daarvoor een externe trainer inschakelt.

We zetten de overwegingen voor je op een rijtje:

1. Expertise
   Heb je zelf de juiste kennis in huis? Niet alleen inhoudelijk gezien, maar ook voor het geven van de training en het begeleiden van sessies. Is het antwoord op die vraag ja, dan kun je overwegen om de training zelf te geven. Is het antwoord nee, dan doe je er goed aan om externe hulp in te schakelen.
2. Autoriteit 
   Het gezegde ‘vreemde ogen dwingen’ is ook hier van toepassing. Overweeg of deelnemers de training serieus nemen als deze door een collega wordt gegeven. Heb je daar je twijfels over, overweeg dan om externe expertise in te schakelen.
3. Kosten en middelen 
   Heb je alle expertise in huis om een training zelf te maken en te geven dan zal dat in de meeste gevallen voordeliger zijn, dan een externe in te schakelen. Hou er wel rekening mee dat het ook intern veel tijd, en dus geld, kost om een training te ontwerpen. Overweeg ook welke middelen je nodig hebt. Externen hebben soms bijvoorbeeld al de beschikking over werkboekjes e.d. die je zelf nog zou moeten ontwerpen. 
4. Train de trainer 
   Een mooie tussenoplossing kan het ‘train de trainer’ principe zijn. Een externe trainer zorgt er dan voor dat intern mensen worden opgeleid die de training vervolgens kunnen geven. Dit is een mooie oplossing als er veel deelnemers zijn en op meerdere momenten trainingen worden gegeven.

Tot slot

Een training ‘Feedback geven en ontvangen’ biedt een belangrijke basis voor de groei en samenwerking binnen je organisatie. Door feedback te normaliseren en structureel toe te passen, wordt het een krachtig instrument voor ontwikkeling en innovatie. Een training helpt je mensen om feedback goed toe te passen en om zich het werken met feedback eigen te maken. 

Verschillende klanten van Treams hebben hun praktijkervaringen met ons gedeeld. Lees meer over het werken met feedback in een zelfsturende organisatie en leer hoe een teamlead een essentiële rol speelde in de normalisering van feedback in de Treams klantverhalen.

Wil je meer weten over hoe je feedback succesvol implementeert in jouw organisatie? Neem contact met ons op en we vertellen je graag meer over onze feedback trainingen.

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 februari 2025 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Manooth University – Given and Receiving Feedback Guide, Treams en Karin de Galan – Self efficacy beliefs and training. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.