HR software kosten vergelijken 2024

Yes! De kogel is door de kerk en je hebt groen licht om met HR software aan de slag te gaan. Je weet dat HR software jullie gaat helpen en je hebt het MT er ook van overtuigd. Dat was stap 1. Op naar stap 2: het kiezen van de juiste HR software. Je hebt een wensenlijst en je weet wat je budget is. Hoe moeilijk kan het nu zijn om een leverancier te kiezen? 

In de praktijk kan het kiezen van HR software een inspannende aangelegenheid zijn. Er komt vaak meer bij kijken dan je op voorhand overziet. Er zijn verschillende soorten HR software, van algemene systemen tot specialistische systemen. Leg je, op het eerste gezicht vergelijkbare systemen naast elkaar, dan kom je erachter dat de functionaliteiten in de praktijk toch echt essentieel anders werken. En je komt erachter dat het vergelijken van tarieven verwarrend is omdat je vaak verschillende kostenstructuren naast elkaar legt. 

We begrijpen heel goed hoe lastig het kan zijn om tot een verantwoorde en juiste beslissing te komen. Je wilt geen appels met peren vergelijken. Dus hoe nu verder? We helpen je graag meer wegwijs te worden.

Software systemen in Nederland vergelijken

Een eerste stap die je zet in het kiezen van HR software is het bepalen van het soort systeem. Ga je voor een totaaloplossing of kies je voor specialistische software?

1. Totaaloplossing

Het woord zegt het al: in deze software kun je vrijwel al je administratieve en juridische HR zaken vastleggen. Soms bieden deze systemen ook modules voor meer inhoudelijke HR thema’s. Denk aan recruitment of beoordelingsgesprekken. Een totaaloplossing kan goed klinken; grote stappen, snel thuis. Maar realiseer je wel dat deze oplossingen op specialistische thema’s tekort schieten in vergelijking tot specialistische systemen. Voor thema’s als talentontwikkeling, groeipaden, feedback en doelen zul je meer hebben aan een specialistisch systeem.

2.Specialistisch HR systeem

Een specialistisch HR systeem ondersteunt je bij meer inhoudelijke thema’s. Deze systemen zijn niet alleen bedoeld voor digitale registratie, maar ze helpen je daadwerkelijk om meer diepgang te creëren op de bewuste HR thema’s. Als voorbeeld noemen we een doordachte 360 graden feedback module die je ondersteunt bij talentontwikkeling en loopbaanpaden. Denk ook aan een doelenmodule, waarmee je inzicht creëert in de bijdrage van medewerkers of afdelingen aan organisatiedoelen. Of denk aan een skillsmodule waarmee jij en je medewerkers inzicht krijgen in het werk waarin zij kunnen floreren. Steeds vaker worden deze systemen verrijkt met AI functionaliteiten.

Overigens kunnen systemen vaak aan elkaar gekoppeld worden. In de praktijk worden daarom geregeld combinaties gemaakt van een algemene totaaloplossing en specialistische systemen. Door de koppeling worden bepaalde data automatisch van het ene systeem overgenomen in het andere. Dat scheelt dubbele administratieve handelingen.

Sta je nog helemaal aan het begin van je zoektocht en wil je HR software systemen gaan vergelijken? Lees meer over de vergelijking tussen een totaaloplossing en specialistische HR software.

 

Welke soort HR software past bij jullie?

Naast de keuze voor een totaaloplossing, een specialistisch HR systeem, of een combinatie van beide middels een koppeling, kom je nog andere soorten software tegen.

1. Open source versus Closed source HR software

In je verkenning zul je ook de begrippen ‘open source’ en ‘closed source’ tegenkomen. Het verschil zit hem in de rechten die de software je geeft om zelf met de broncode aan de slag te gaan. Bij ‘open source’ software krijg je de beschikbaarheid over de broncode. Vergelijk het met het recept van een uniek gerecht. Je kunt het aanpassen naar wens, maar daar staat in de regel tegenover dat je die aanpassingen openbaar maakt. Het werken met ‘open source’ software vergt expertise. Dit soort software is dus alleen te overwegen als je zelf die expertise aan boord hebt, of als je het budget hebt om deze in te huren.

Bij ‘closed source’ software krijg je geen toegang tot de broncode van de software. Om de vergelijking met het recept weer te hanteren: je kunt terecht in het restaurant en je kunt er eten, maar je krijgt geen recept. Het voordeel is dat je meelift op de verbeterslagen die gemaakt worden. Je hoeft je niet druk te maken om hiccups. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de leverancier. Het nadeel is dat je je wensen zelden voor de volle 100% terug zult zien in de software. Het is generieke software die voor alle  klanten van de software moet werken. Daar staat tegenover dat je ook profiteert van ontwikkelingen waar je zelf misschien nog niet eens over had nagedacht.

2. Saas of ‘On Premise’

Waar vroeger de meeste software ‘On premise’ was, heeft ‘SaaS’ de laatste jaren een enorme vlucht genomen. ‘On premise’ betekent dat de software is geïnstalleerd op servers in beheer van de organisatie zelf. De verantwoordelijkheid van alles wat daarmee te maken heeft ligt dus ook bij de organisatie. Denk niet alleen aan IT infrastructuur, maar ook aan privacy en security zaken. Werk je met ‘On Premise’ software, dan heb je dus ook de expertise en faciliteiten nodig om het te ondersteunen. Dat kost geld en is dus een belangrijke overweging als het om budget gaat. Tegenwoordig zien we ‘On Premise’ software vooral nog bij organisaties die met heel gevoelige en vertrouwelijke data werken. Zij willen de touwtjes volledig zelf in handen hebben als het gaat om security en privacy.

‘SaaS’ is een afkorting voor ‘Software as a Service’. De leverancier ontwikkelt de software en is verantwoordelijk voor de hele IT infrastructuur en de servers waarop de software is geïnstalleerd. De leverancier levert de software daarom niet zozeer als een product, maar als een dienst. Je maakt er als klant gebruik van. Het voordeel van een ‘SaaS’ oplossing is dat je beduidend minder kopzorgen en kosten hebt omdat ontwikkeling en onderhoud bij de leverancier liggen. Een bijkomend voordeel is dat je kosten daarom meer voorspelbaar en beheersbaar zijn.

Kosten vergelijken: waar moet je op letten?

Je hebt waarschijnlijk al gemerkt dat de verschillende soorten software ook verschillende consequenties hebben voor je budget. Het maakt nogal uit of je software inhouse ontwikkelt en onderhoudt, of dat je een maandelijkse licentie bij een externe leverancier afneemt. 
Word je zelf verantwoordelijk als organisatie voor de software, dan zul je vooral ook je interne kosten in kaart moeten brengen. Denk daarbij sowieso aan de volgende kosten:

• Software developers: je hebt expertise inhouse nodig voor de ontwikkeling, hosting, onderhoud. Dit betekent dus extra personeelskosten met alles wat daarbij komt kijken.

• IT infrastructuur: je bent zelf verantwoordelijk voor de hele infrastructuur die bij de software komt kijken. De kosten die dit met zich meebrengt betreffen niet alleen de technische kant, maar ook de personeelskant.

• Kies je voor externe inhuur? Neem dan ook de kosten en risico’s in je berekening mee bij gebrek aan continuïteit en voor overdracht bij de inhuur van flexibele krachten.

• Kans op downtime? De oplossing moet je zelf aandragen. Welke risico’s brengt eventuele downtime mee voor je organisatie?

• Security en Privacy: een belangrijke reden om voor software in eigen beheer te kiezen is het thema Security en Privacy. Dit thema zal zwaar wegen en heeft ook weer consequenties voor je kosten. Het grijpt terug op zowel je personeelskosten (juridische zaken, IT en development, verantwoording en communicatie) als op de technische IT en development kant.

Kies je voor een externe leverancier middels een ‘closed source’, SaaS oplossing, dan weet je wat je krijgt en wat je gaat betalen. Dit is de meest voorspelbare en beheersbare keuze als het om je budget gaat. De kosten, zoals hierboven besproken, liggen vooral bij de leverancier. Als organisatie zelf zul je met name de leverancier op voorhand moeten controleren, bijvoorbeeld op (ISO)certificeringen, en je zult contracten moeten sluiten die waterdicht zijn. Let daarbij ook op de verwerkersovereenkomsten en de SLA’s (Service Level Agreements).

Prijsmodellen in Nederland

Ga je software afnemen van een leverancier, dan komen we een aantal prijsmodellen tegen. We noemen de meest voorkomende:

1.Licentie

De meeste leveranciers werken met een licentiemodel. Dat wil zeggen dat je gebruik maakt van de software van de leverancier voor een bepaalde periode, tegen een bepaald, periodiek terugkerend bedrag. Contracten worden meestal voor minimaal een of twee jaar afgesloten en betalingen vinden meestal maandelijks, per kwartaal of jaarlijks plaats. Hoe langer de contractduur (hoe meer jaren je op voorhand afspreekt), hoe lager de prijs. En betaal je niet maandelijks, maar een langere periode ineens (jaarlijkse facturatie bijvoorbeeld) dan ben je vaak iets goedkoper uit.

2.‘Perpetual’ licentie (eeuwigdurende licentie)

Deze licentievorm lijkt het meest op het ‘kopen’ van de software. Je betaalt een bedrag, waarmee je het voortdurende recht krijgt om de software te gebruiken. Het gaat hier vrijwel altijd om een On Premise constructie. Houd goed in de gaten wat wordt afgesproken over updates en onderhoud. In de meeste gevallen ligt dit bij de licentiehouder ( de ‘koper’) en niet bij de leverancier. Je ROI zal op den duur waarschijnlijk het hoogst zijn bij een perpetual licentie, maar het vergt een heel flinke, initiële investering en voortdurende personeelskosten voor IT, development, security en compliancy.

3.Afkoopmodel

In sommige gevallen is het mogelijk om een afkoopmodel overeen te komen. Dit is een gewone licentie, waarbij wordt afgeweken van het reguliere tarief. Op voorhand wordt het jaarlijks gebruik ingeschat. De afnemer betaalt een jaarlicentie vooruit en krijgt daarvoor een lager tarief. Soms wordt na afloop van het jaar het daadwerkelijke gebruik geverifieerd en eventueel verrekend. Hierover worden op voorhand afspraken gemaakt. Dit model komen we minder vaak tegen en het is slechts bij enkele leveranciers relevant.

Factoren die het licentietarief beïnvloeden

Er zijn verschillende factoren die de hoogte van de licentie beïnvloeden. We noemen de belangrijkste:

• Pakketkeuze: vaak wordt er een aantal pakketten aangeboden. Van een basis-, of instappakket tot een PRO of enterprise pakket. Het verschil zit hem in het aantal modules of functionaliteiten dat je binnen het pakket krijgt. Hoe uitgebreider de mogelijkheden, hoe hoger de pakketprijs. Bekijk de pakketten goed en anticipeer op de toekomst. AI functionaliteiten worden bijvoorbeeld steeds belangrijker en gebruikelijker. De overstap naar een pakket dat deze AI functionaliteiten biedt kan op (korte) termijn een wens worden. Check ook hoe de leverancier omgaat met nieuw ontwikkelde functionaliteiten binnen je huidige pakket. Voorkom daarmee opgelegde, toekomstige budgetoverschrijdingen.

• Aantal gebruikers: het aantal gebruikers is een belangrijke factor voor het tarief van de licentie. Hoe hoger het aantal gebruikers, hoe lager de prijs per gebruiker. Het komt erop neer dat je totale licentietarief met meer gebruikers hoger wordt, maar het relatieve bedrag per gebruiker wordt lager. Meestal wordt in deze structuur met staffels gewerkt. Let er op bij de bepaling van je tarief, dat de staffels meestal  ‘gestapeld’ worden. Dat betekent dat het lagere tarief per gebruiker pas gaat gelden binnen een volgende staffel, en dus niet eveneens geldt voor alle gebruikers die in lagere staffels vallen.

• Aantal rollen: niet iedereen zal dezelfde rechten hebben om met de software te werken. Een reguliere medewerker zal minder, of andere, rechten nodig hebben dan een manager. En een HR manager zal ook weer andere, of aanvullende rechten hebben. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot de data en analytics. Een admin (dat is de beheerder) heeft over het algemeen de meest uitgebreide rechten, maar ook daar kunnen weer specifieke beperkingen op zitten. Het kan voorkomen dat specifieke rollen zijn gelinkt aan de eerder genoemde pakketten. En daarmee aan de licentieprijs.

• Modules of functionaliteiten: in de meeste gevallen zijn aanvullende modules of functionaliteiten gekoppeld aan een pakket. Dit is niet altijd het geval. Bij sterk gemoduleerde software kunnen soms verschillende combinaties van modules gemaakt worden die van invloed zijn op de licentieprijs.

Bijkomende kosten

We vatten het nog even samen: bij het bepalen van je keuze voor een leverancier heb je nu, grofweg, de volgende zaken in je kostenoverwegingen meegenomen:

• Een HR totaaloplossing, specialistische HR software of een combinatie van beide
• HR software in eigen beheer of een externe leverancier
• Je vereiste en gewenste functionaliteiten
• Het aantal gebruikers en rollen
• De duur van het contract

Je kunt nu al gemakkelijker leveranciers met vergelijkbare software naast elkaar gaan leggen. Maar om een uiteindelijke keuze te maken zul je in je kostenoverweging ook de bijkomende kosten mee moeten nemen. We noemen de belangrijkste.

Implementatiekosten

Je keuze voor interne HR software ontwikkeling of een samenwerking met een externe leverancier is natuurlijk sterk bepalend voor hoe een implementatietraject eruit ziet. In het eerste geval heb je dit, als het goed is, al meegenomen in je kostenoverwegingen. Was je nog niet zover, dan is dit het moment om daar aandacht voor te hebben.

Kies je voor een samenwerking met een externe partij, verwacht dan niet dat de software met een druk op de knop gelijk door jullie gebruikt kan worden. Schrik niet. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar de software moet wel worden ingericht naar jullie behoefte en wens en jullie data zullen moeten worden ingevoerd. De inrichting is over het algemeen niet heel complex. Vaak kan een organisatie dat zelf. Maar dat is niet altijd het geval. Check dit goed voordat je een definitieve keuze maakt voor een leverancier. 

In veel gevallen worden er online instructies gegeven waarmee je zelf vooruit kunt met de inrichting. Er is meestal ook de optie van persoonlijke begeleiding. Dit helpt je meer op weg en is over het algemeen aan te raden. Vervolgens is het meestal mogelijk dat de leverancier de inrichting voor je uitvoert. In enkele gevallen is dat zelfs de enige optie. Dat is veelal afhankelijk van de complexiteit van de software en de mate van maatwerk. Bedenk dat voor niets de zon op gaat. Hoe meer je zelf doet, hoe goedkoper het zal zijn. Maar bedenk ook dat goedkoop soms duurkoop is. Dat is hier niet anders.

Het is overigens wel raadzaam om zelf vertrouwd te raken met het systeem. Als je ‘de achterkant’ beheert, ben je minder afhankelijk van de leverancier en kun je zelf sneller wijzigingen doorvoeren.

Het invoeren van je data, denk aan medewerkersgegevens, kan handmatig, maar afhankelijk van de data en de software is een import vanuit bijvoorbeeld Excel ook vaak mogelijk. Import via een koppeling met andere systemen is ook meestal mogelijk. Hierover straks meer.

Houd dus in je vergelijking van tarieven rekening met factoren als

• jullie eigen tijdsinvestering
• persoonlijke begeleiding door de leverancier
• afhankelijkheid van de leverancier voor toekomstige handelingen

Trainingen

We gaven al aan dat het raadzaam is om zelf de achterkant van het systeem te kunnen beheren. Eigenlijk leent alle HR software zich daar in meer of mindere mate toe. Je doet er goed aan om af te stemmen met de leverancier van je keuze, of je trainingen moet volgen. Denk aan trainingen voor de beheerkant van de software (de ‘achterkant’), maar ook trainingen voor het gebruik van de software op de werkvloer. Is de software intuïtief, zijn er online instructies, of moeten gebruikers vooraf een training volgen? 

Aan trainingen zijn vaak kosten verbonden, dus check dit vooraf bij de leverancier.

Bij veruit de meeste leveranciers zijn trainingen gericht op het werken met de software. Een enkele partij, zoals Treams, gaat verder dan dat. Er wordt dan niet alleen gelet op het werken met de software, maar ook op het effect ervan binnen de organisatie. Software is niet een doel op zich, het is een middel om een doel te bereiken. We nemen als voorbeeld tooling voor feedback. Met een tool kun je het werken met feedback faciliteren. Maar stel dat binnen de organisatie geen veilig klimaat wordt ervaren, of dat mensen geen idee hebben hoe ze met feedback om moeten gaan. Dan is een feedback tool niet direct de ultieme oplossing. Er is meer voor nodig om mensen in beweging te krijgen. Treams biedt ook daarvoor workshops en trainingen. Ze richten zich niet alleen op implementatie, maar ook op adoptie van de software. Richt je dus bij je keuze niet alleen op de software, maar anticipeer ook op hoe je met de software het gewenste effect gaat bereiken.

Support

In de meeste gevallen is er een support afdeling bij de leverancier. Support is van onschatbare waarde als het gaat om de gebruikerservaring met de software. Support kan worden geleverd in de vorm van een chatbot, FAQ’s, een online community, of een supportmedewerker. Vormen van persoonlijke support zijn soms inbegrepen in de licentieprijs, maar soms zijn er kosten aan verbonden. En vaak is er onderscheid naar support opties voor gebruikers en support opties voor beheerders. In dat laatste geval wordt er bijvoorbeeld gewerkt met een soort ‘strippenkaart’ waarmee je support uren afneemt. In de regel betreft de support in die gevallen de meer technische vragen. Zijn er hiccups in de software, dan ligt de verantwoordelijkheid uiteraard bij de leverancier zelf.

In dit kader is ook de klantcommunity van Treams interessant om te noemen. In de online klantcommunity worden allerlei tips, best practices, templates en ervaringen gedeeld. Naast reguliere support en Ask me Anything sessies, kunnen klanten ook hun specifieke, inhoudelijke HR vraagstukken voorleggen. Organisaties kunnen zo ook van elkaar leren en dat scheelt heel wat wielen die niet opnieuw uitgevonden hoeven te worden.

Koppelingen met andere systemen

Eerder spraken we al over de mogelijkheid van een koppeling met een ander HR softwaresysteem binnen de organisatie. Een dergelijke koppeling zorgt ervoor dat data van het ene systeem automatisch worden overgenomen in het andere systeem. Veel HR systemen hebben onderlinge, generieke koppelingen al gemaakt. Check dus altijd of een dergelijke koppeling al bestaat en hoe de precieze werking is. Maar ook als een koppeling nog niet bestaat, dan is die in veel gevallen te maken. Beide leveranciers van de  HR systemen moeten daar aan mee willen werken. 

Wil je met koppelingen werken, check dan of er eenmalige implementatiekosten worden gerekend en of dat er terugkerende kosten zijn voor het onderhoud van de koppeling.

Kosten: koste wat het kost?

De kosten zullen een belangrijke overweging vormen in je keuze voor HR software. Niemand zal de impact van kosten onderschatten. Maar de impact van een verkeerde software keuze is minstens zo groot. De impliciete kosten die daarmee gepaard gaan zijn lastiger in een business case te vatten, maar daarmee niet minder ernstig. Zoals gezegd: software is uiteindelijk geen doel op zich, maar een middel om je doel te bereiken. 

Ons advies is dan ook om software te kiezen die nu en in de toekomst bij jullie past en die jullie daadwerkelijk ondersteunt. Kies een leverancier of partner die ook gewoon ‘goed voelt’ en ga voor een duurzame relatie.

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 15 september 2024 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Technology Advice, People HR, Tech.co, SPD load.

Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.