Feedbackformulier

Wat is een feedbackformulier?

Een feedbackformulier is een gestructureerd document waarmee je input verzamelt van mensen, zoals klanten, medewerkers, collega’s, studenten of bezoekers. Het bevat meestal vragen of velden waarin de respondent zijn of haar mening, suggesties, of ervaringen kan delen.

Feedbackformulieren kunnen zowel papieren checklists, als digitale templates zijn, of formulieren die je via software zoals Treams gebruikt. In dat geval kunnen medewerkers 360 graden feedback verzamelen met behulp van specifieke feedbacktemplates. Deze formulieren zijn vaak afgestemd op de functie of rol van de medewerker, en bieden gerichte vragen die helpen bij het evalueren van zowel sterke punten als ontwikkelpunten. Door het gebruik van deze feedback krijgen medewerkers waardevolle inzichten in hun talenten en verbeterpunten, niet alleen met betrekking tot hun werk, maar ook in hun interacties binnen de werkomgeving. Het bevordert persoonlijke en professionele groei en draagt bij aan een effectievere samenwerking binnen het team.

Waarvoor kun je een feedbackformulier gebruiken?

Je gebruikt een feedbackformulier om gerichte informatie op te halen bij respondenten. Uiteraard kun je mensen gewoon naar hun mening en ervaring vragen, maar een feedbackformulier geeft je gestructureerde input. Dat wil zeggen dat verschillende feedbackgevers antwoord kunnen geven op dezelfde vraag. Op die manier krijg je inzicht in de gemiddelde ervaring die mensen hebben op het onderwerp van de feedback. Bij 360 graden feedback krijg je inzicht in verschillende categorieën van respondenten, zoals managers, collega’s, externen of zelfreflectie.Bovendien kun je zelf exact bepalen waar je feedback op wilt krijgen. Het feedbackformulier helpt je dus om de feedback te pinpointen.

Feedbackformulieren kunnen in brede zin worden ingezet. We noemen een aantal voorbeelden:

1. Verbetering van producten of diensten: Inzicht krijgen in wat goed werkt en wat beter kan.
2. Klantenservice evalueren: Feedback over de kwaliteit van interacties.
3. Gebruikerservaring meten: Beoordelen hoe mensen een website, app, of evenement ervaren.
4. Tevredenheid meten: Het peilen van tevredenheid over een cursus, workshop, of bedrijfsproces.
5. Ideeën verzamelen: Input krijgen voor toekomstige verbeteringen of innovaties.
6. Persoonlijke ontwikkeling: Feedback biedt een essentiële basis om te werken aan je persoonlijke ontwikkeling. Het geeft inzicht in je talenten en verbeterpunten.
7. Teamontwikkeling: Inzicht in de talenten binnen een team waardoor iedereen optimaal kan bijdragen.

Kortom: een goed feedbackformulier helpt om gerichte verbeteringen aan te brengen en versterkt de relatie met de betrokken partijen.

Voordelen van het werken met een feedbackformulier

We hebben het al eerder genoemd: je kunt ook gewoon om iemands mening vragen. Waarom moet dat via een formulier? Om je daar meer inzicht in te geven noemen we de voordelen van het werken met een feedbackformulier:

1. Gestructureerde informatieverzameling:
   Feedbackformulieren bieden, zoals gezegd, een overzichtelijke en consistente manier om informatie te verzamelen. Hierdoor is het eenvoudiger om de input te analyseren en te vergelijken.
2. Klanten en medewerkers betrekken:
   Het vragen om feedback laat zien dat je de mening van anderen waardeert, wat bijdraagt aan betrokkenheid en loyaliteit.
3. Efficiëntie:
   Feedback verzamelen via een formulier is vaak sneller en praktischer dan persoonlijke gesprekken of andere methoden.
4. Anonimiteit bevorderen:
   Respondenten kunnen vaak anoniem feedback geven, wat leidt tot eerlijkere en meer open antwoorden.
5. Meetbare resultaten:
   Met een goed ontworpen formulier kun je data kwantificeren, trends volgen en resultaten visualiseren, bijvoorbeeld in grafieken.
6. Eenvoudig opslaan en delen:
   Digitaal ingevulde formulieren kunnen gemakkelijk opgeslagen, gedeeld en bewerkt worden, wat handig is voor rapportages.
7. Breed inzetbaar:
   Feedbackformulieren kunnen worden gebruikt voor allerlei doeleinden, zoals klanttevredenheid, productevaluaties, evenementbeoordelingen, en meer.

Door gebruik te maken van feedbackformulieren creëer je een systematische en professionele aanpak om waardevolle inzichten te verzamelen en toe te passen. Maar realiseer je wel dat het werken met een feedbackformulier geen doel op zich is. Het is een middel om een doel te bereiken. Je wilt iets doen met de feedback die je krijgt. Leg je de resultaten namelijk naast je neer en doe je er niets mee, dan is de kans heel groot dat de feedbackgevers een volgende keer niet meer de tijd en moeite nemen om het formulier in te vullen. Communiceer daarom ook structureel over de stappen die je hebt genomen, of gaat zetten, naar aanleiding van de feedback die je hebt ontvangen.

Toepassingen voor het gebruik van feedbackformulieren

Het werken met feedbackformulieren kent veel toepassingen. Denk aan formulieren die mensen op een website in kunnen vullen, tevredenheidsonderzoeken, polls, 1-op-1 feedback verzoeken. Naast een grote variëteit in de vorm, kent het werken met feedbackformulieren ook een brede toepasbaarheid in vakgebied of soort respondenten. Om je hier meer inzicht in te geven, noemen we een aantal voorbeelden.

1. Collega’s
   Feedbackformulieren kunnen effectief worden ingezet om collega’s te helpen inzicht te krijgen in hoe zij samenwerken. Denk aan vragen over communicatie, betrouwbaarheid, en teamwork. Dit bevordert zelfreflectie en versterkt relaties binnen het team. Het biedt een veilige manier om verbeterpunten en waardering te delen, wat de samenwerking en werksfeer ten goede komt.
2. Zorg
   In de zorg zijn feedbackformulieren waardevol om de kwaliteit van overdracht en samenwerking te verbeteren. Ze kunnen worden gebruikt om ervaringen van zorgverleners te evalueren, zoals tijdens ploegwisselingen of multidisciplinaire overleggen. Hierdoor ontstaan inzichten in knelpunten, bijvoorbeeld onduidelijke communicatie of onvolledige overdracht, wat direct bijdraagt aan betere zorgverlening.
3. Presentatie
   Feedbackformulieren zijn nuttig om presentaties te evalueren. Ze bieden deelnemers een gestructureerde manier om feedback te geven over de duidelijkheid van de inhoud, het gebruik van visuele hulpmiddelen (zoals slides), de geschiktheid van de tijdsduur, en de mate van interactie met het publiek. Deze feedback helpt de spreker bij het verbeteren van toekomstige presentaties.
4. Onderwijs
   In het onderwijs worden feedbackformulieren vaak gebruikt om de voortgang van studenten te beoordelen en om de kwaliteit van het lesgeven te verbeteren. Studenten kunnen feedback geven op de didactische vaardigheden van de docent, zoals duidelijkheid, betrokkenheid en interactie. Docenten kunnen op hun beurt feedback verzamelen over hoe studenten hun leerproces ervaren, waardoor zij hun lesmethodes beter kunnen afstemmen op de behoeften van de klas.

In alle gevallen dragen feedbackformulieren bij aan groei, kwaliteit en samenwerking door gestructureerde en bruikbare inzichten te bieden.

Waaraan moet een feedbackformulier voldoen?

Een effectief feedbackformulier moet voldoen aan een aantal basisvoorwaarden om waardevolle en bruikbare informatie te verzamelen. Hier zijn de punten en een toelichting:

1. Thema: wat is het onderwerp van de feedback?
   Het formulier moet duidelijk aangeven waar de feedback over gaat, zoals een project, presentatie, samenwerking of specifieke situatie. Het is handig om een korte introductie of achtergrondinformatie te geven, zodat de respondent de context begrijpt. Dit helpt om de feedback gericht en relevant te maken.
   
   Bijvoorbeeld: “Dit formulier gaat over de presentatie ‘Innovatie in Zorg’, gehouden op 5 januari. Geef je feedback over de inhoud, structuur en presentatievaardigheden.”
2. Wat ging goed?
   Een goed feedbackformulier nodigt uit om specifieke sterke punten te benoemen. Dit motiveert de ontvanger en benadrukt wat behouden kan blijven. Vraag naar gedrag, resultaten, of aspecten die goed zijn uitgevoerd.
   
   Bijvoorbeeld: “Wat vond je positief aan de presentatie? Denk aan de helderheid van de boodschap, de slides of de interactie met het publiek.”
3. Wat kan beter?
   Het formulier moet ruimte bieden om concrete aandachtspunten te benoemen. Stel de vraag op een manier die constructieve kritiek aanmoedigt, zodat verbeteringen haalbaar en gericht zijn.
   
   Bijvoorbeeld: “Welke onderdelen van de presentatie kunnen worden verbeterd? Denk aan tempo, diepgang of tijdsbeheer.”
4. Overige opmerkingen
   Geef de respondent de kans om aanvullende ideeën, vragen of suggesties te delen. Deze open vraag kan onverwachte en waardevolle inzichten opleveren.
   
   Bijvoorbeeld: “Heb je nog andere opmerkingen, vragen of suggesties die u wilt delen?”

Extra tips voor een goed feedbackformulier

Vraag je mensen om feedback, dan vraag je hen ook om hun tijd en aandacht. Hoewel de feedback voor jou belangrijk is, is ‘what’s in it for me’ voor de respondent meestal niet concreet. Hou dus rekening met wat je vraagt (heeft de respondent er zicht op?), hoe je het vraagt (wat is de tijdsinvestering?) en bedenk of de respondent zich vrij kan uitspreken (kan het consequenties hebben voor de respondent?).

We geven je concreet de volgende tips:

1. Gebruik heldere en eenvoudige taal
   Het is belangrijk dat het feedbackformulier toegankelijk is voor alle doelgroepen. Vermijd jargon of ingewikkelde zinnen en zorg ervoor dat vragen eenvoudig te begrijpen zijn. Dit voorkomt misverstanden en maakt het makkelijker voor mensen om de vragen snel en correct te beantwoorden.
   
   Voorbeeld:
   In plaats van “Hoe evalueer je de interactieve dynamiek tussen stakeholders tijdens de presentatie?”, kun je schrijven:
   “Hoe vond je de samenwerking tussen de betrokkenen tijdens de presentatie?”
2. Maak het formulier niet te lang
   Een te lang formulier kan ervoor zorgen dat respondenten afhaken of onvolledige antwoorden geven. Focus op de essentiële vragen die je nodig hebt om bruikbare feedback te verzamelen. Beperk het aantal vragen tot maximaal 8-10, afhankelijk van de situatie, en houd open vragen tot een minimum.
   
   Tip: Vraag jezelf af bij elke vraag: “Is deze vraag echt nodig om mijn doel te bereiken?”
3. Gebruik zowel open als gesloten vragen
   Een goede balans tussen gesloten en open vragen zorgt voor een combinatie van meetbare gegevens (zoals cijfers of ja/nee-antwoorden) en gedetailleerde inzichten. Gesloten vragen (bijv. schaal van 1-5) maken het eenvoudiger om trends te analyseren, terwijl open vragen ruimte bieden voor persoonlijke feedback en nuance.
   
   Voorbeeld:
   – Gesloten vraag: “Hoe beoordeel je de presentatie op een schaal van 1-5?”
   – Open vraag: “Wat zou je nog willen verbeteren aan de presentatie?”
4. Anoniem of niet?
   Het al dan niet anoniem maken van feedback kan een groot verschil maken. Anonieme feedbackformulieren kunnen mensen aanmoedigen om eerlijker te zijn, vooral als het gevoelige onderwerpen betreft. Echter, als je specifiekere follow-up nodig hebt, is het belangrijk om te vragen om contactgegevens.
   
   Tip: Geef respondenten de keuze:
   – “Wil je jouw feedback anoniem houden? [Ja/Nee]”
   – “Indien nee, kun je je naam en e-mailadres achterlaten voor verdere communicatie.”
5. Zorg voor een logische volgorde
   Vragen moeten in een volgorde staan die logisch en intuïtief aanvoelt. Begin met algemene vragen en ga daarna dieper in op specifieke onderwerpen. Eindig met open vragen of ruimte voor aanvullende opmerkingen. Dit helpt respondenten om geleidelijk in het formulier te komen en zorgt voor een betere kwaliteit van de antwoorden.
6. Gebruik visuele hulpmiddelen
   Als het formulier digitaal is, kan het toevoegen van visuele elementen zoals sliders, sterbeoordelingen of emoji’s de gebruiksvriendelijkheid verhogen. Dit maakt het invullen ook leuker en minder saai.
   
   Voorbeeld:
   In plaats van: “Beoordeel de presentatie op een schaal van 1-5,” gebruik je een sterrensysteem of smiley-icons.
7. Test het formulier voordat je het verspreidt
   Laat een paar mensen het formulier testen om te zien of het duidelijk, gebruiksvriendelijk en to-the-point is. Vraag om feedback over de formulering en volgorde van de vragen en pas het formulier indien nodig aan.
   
   Tip: Een korte test kan voorkomen dat je later te weinig of irrelevante antwoorden krijgt.

Met deze toelichting kun je een feedbackformulier ontwerpen dat effectief is, mensen aanmoedigt om eerlijk te antwoorden en zorgt voor kwalitatief hoogwaardige feedback. Om een professionele indruk te maken kun je gebruik maken van platforms die feedbackformulieren genereren. Voorbeelden hiervan zijn Jotform, Clickup en Google forms.

Eenvoudig feedback uitwisselen met software

Werk je met feedback in een organisatie context, dan moet je er rekening mee houden dat het door medewerkers kan worden ervaren als een activiteit ‘on top of’ hun reguliere werk. Een extra tijdsinvestering dus op hun toch al hectische werkdag. Hoewel het gaat om hun persoonlijke ontwikkeling, of om andere zaken waarmee hun werk verbeterd wordt, is het direct te behalen voordeel niet altijd duidelijk. 

Om die reden is het cruciaal dat je het werken met feedback zo laagdrempelig mogelijk, to the point en verweven met de dagelijkse werkpraktijk maakt. Treams biedt een software platform dat precies dat mogelijk maakt. In het platform staan templates, specifiek gericht op de functie of rol van de medewerkers, waarmee ze zelf met een druk op de knop 360 graden feedback kunnen vragen.

Ook medewerkersbetrokkenheid, of -tevredenheid, meet je met hetzelfde platform. Pulse surveys verdienen de voorkeur, boven jaarlijkse uitgebreide metingen. Thematisch ingedeelde en wetenschappelijk onderbouwde vragenlijsten vind je terug in het Treams platform. Je kunt er gelijk mee aan de slag.

Het software platform helpt je enorm om alle informatie over performance, ontwikkeling en betrokkenheid centraal te houden. Zowel op individueel niveau voor medewerkers en managers, als voor HR en management middels alle analytics mogelijkheden.

Feedback templates: enkele gratis downloads

Gemak dient de mens. Bij Treams staat het gebruiksgemak van het platform dan ook hoog in het vaandel. Daarnaast heeft Treams veel kennis van inhoudelijke HR zaken zoals persoonlijke ontwikkeling, performance en medewerkersbetrokkenheid. Tenslotte zijn het die inhoudelijke zaken waar het echt om draait.

In het Treams platform kun je daarom verschillende feedbackformulieren gebruiken, specifiek gericht op jullie functies, rollen, competenties of doelen. In de Treams online klantcommunity deelt Treams, naast kennis, best practices en instructies, een veelheid aan templates. Om je hier alvast op weg te helpen vind je onderstaand een aantal downloads van feedbackformulieren die je direct kunt gebruiken:

1. Feedbackformulier: Hoe vond je onze samenwerking?
2. Feedbackformulier: Wat vond je van mijn presentatie?
3. Feedbackformulier: Hoe vond je mijn communicatie? 
4. Feedbackformulier: Wat vond je van mijn projectbijdrage?
5. Feedbackformulier: Wat vind je van mijn leiderschap?
6. Feedbackformulier: Hoe ervaar je de ondersteuning van HR?
7. Feedbackformulier: Hoe ervaar je je sollicitatie?
8. Feedbackformulier: Hoe ervaar je mijn colleges?
9. Feedbackformulier: Hoe ervaar je onze huisartsenpraktijk?
10. Feedbackformulier: Jouw mening over de brainstorm?

Hoe activeer je het vragen en geven van feedback?

Het werken met feedback binnen organisaties wordt idealiter een tweede natuur. De feedback vormt een cruciale, vruchtbare bodem voor ontwikkeling. Hoe meer feedback uitwisseling is ingebed in de werkwijze en organisatiecultuur, hoe sterker de positieve impact ervan op medewerkers én de organisatie als geheel merkbaar is. Tegelijkertijd is het werken met feedback iets dat je moet leren. 

Zoals we in het begin al aangaven is het belangrijk dat je het werken met feedback faciliteert. Feedbackformulieren bieden daarvoor een praktisch handvat. Maar ook het geven en het ontvangen van feedback moet geleerd worden. Bovendien moet de organisatie een veilige omgeving bieden, waarin mensen zich uit durven te spreken. Alles over het geven en ontvangen van feedback lees je op Feedback Geven en Ontvangen. Voor organisaties die willen werken met feedback vind je alle ins and outs in de Feedback Toolkit.

Feedback faciliteren in de praktijk?

Zoals je inmiddels hebt begrepen, speelt feedback een belangrijke rol in zowel de ontwikkeling en groei als in het behalen van positieve resultaten, maar het vraagt wel de nodige zorg en aandacht om effectief te zijn. Heb je, na het lezen van alle informatie, nog vragen over het gebruik van feedbackformulieren of wil je meer weten over hoe je ze effectief kunt inzetten binnen jouw organisatie? Bij Treams staan we klaar om je te helpen. Of je nu advies nodig hebt de do’s and don’ts van feedback, het verzamelen van feedback, of het optimaliseren van je feedbackprocessen, wij bieden de ondersteuning die je nodig hebt. Neem gerust contact met ons op, en wij helpen je verder!

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 februari 2025 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Zendesk, Clickup en Young Capital. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.