HR software vergelijken 2024

HR software is niet meer weg te denken uit organisaties. Vroeger werden HR systemen vooral gebruikt om efficiëntie te bereiken. Het werken met Word documenten of Excel formats kon beter. Met HR software kon iedereen eenvoudiger en sneller data registreren, vinden en monitoren.

Tegenwoordig zijn HR systemen daarnaast onmisbaar door alle aanvullende functionaliteiten die ze bieden. We noemen er een paar:

• 360 graden feedback
• doelen alignment
• onderlinge interactie
• vlootschouw of talent review
• medewerkertevredenheid
• analytics
• en natuurlijk AI

Deze aanvullende functionaliteiten bieden veel waardevolle mogelijkheden. Een HR systeem helpt je niet alleen als tool om data bij te houden. Het helpt je tegenwoordig ook om je HR beleid in de praktijk toe te passen.

Welke HR systemen zijn er?

Het  begrip HR systeem is veelomvattend. Er is HR software voor salarisadministratie, juridische en administratieve personeelszaken, recruitment, selectie en nog veel meer.

Het soort HR systeem dat als digitaal personeelsdossier dient, wordt ook wel HRIS (Human Resource Information System) genoemd. Voorbeelden daarvan zijn Humanwave en Workday en Personio. 

Daarnaast zijn er HR systemen die een meer specialistische insteek hebben. Deze HR systemen ondersteunen vooral bij specifieke HR thema’s. Als voorbeeld noemen we het thema recruitment, dat vaak ondersteund wordt met een ATS (applicant tracking system).

In de praktijk zul je een keuze moeten maken in wat je echt belangrijk vindt. We geven je enkele overwegingen zodat je de beste keuze maakt.

Tips

1. Je kiest voor een HR systeem waar je alles mee kunt doen. Het voordeel is dat je veel HR zaken kunt regelen in één systeem. Bovendien heb je met maar een leverancier te maken. Of hooguit twee als je ook met een implementatiepartner werkt. Het nadeel is dat je van alles misschien wel wat hebt, maar niet voldoende. Je levert eigenlijk altijd in op diepgang per HR thema.
2. Je kiest voor specialistische HR systemen. Het voordeel is dat je de HR thema’s die voor jou belangrijk zijn echt goed kunt ondersteunen.  Wil je als werkgever uitblinken op deze arbeidsmarkt, dan zul je serieus aan de slag moeten met thema’s als ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers. Neem dit dus mee in je keuze voor een HR systeem. Het nadeel is dat je met meer leveranciers te maken hebt. Aan de ene kant kost dit meer tijd. Tegelijkertijd zijn zij expert in hun vakgebied en kunnen ze je vaak sneller en beter helpen bij specifieke vragen.
3. Je combineert HR systemen. In de praktijk zien we vaak dat organisaties kiezen voor een HRIS voor hun algemene personeelsadministratie. Daarnaast kiezen ze voor specialistische HR systemen op belangrijke HR thema’s. Deze systemen zijn doorgaans goed te koppelen met een HRIS. Zo benut je wel de expertise per HR systeem maar heb je geen extra administratieve handelingen of inlog-gedoe.

HR systemen vergelijken: dit past het beste bij jou

Om tot de beste keuze voor een HR systeem te komen stel je jezelf een paar vragen.

Tips

• Wat wil je met een HR systeem bereiken? 
• Welk probleem heb je opgelost als je met het HR systeem werkt? 
• Welke HR ontwikkelingen voorzie je bij je organisatie?
• Hoe kun je daar op anticiperen?

Antwoorden op deze vragen geven je een beeld van de noodzaak en wens voor een HR systeem. Ze geven je ook inzicht in wat je nu nodig hebt en wat in de toekomst.

Blijk je in de toekomst functionaliteiten te missen, dan kun je altijd overstappen naar een ander HR systeem. Bedenk wel dat je vaak vastzit aan een contractduur. Nu gelijk een duurzame keuze maken is dus wel zo handig.

Nou zullen budgettaire motieven ook een rol spelen. Het is daarom goed te weten dat de meeste HR systemen een modulaire opbouw kennen. Je kunt daarom nu al rekening houden met je wensen van de toekomst. Vaak kun je beginnen met een basispakket of instapmodel en van lieverlee functionaliteiten, modules of pakketten uitbreiden.

HR systemen voor performance, development en engagement

In deze vergelijking zoomen we in op HR systemen voor performance management, development en employee engagement. Vaak worden deze Engelse termen gebruikt. In de Nederlandse praktijk ondersteunen deze HR systemen bij:

• functioneringsgesprekken
• beoordelingsgesprekken
• HR cyclus
• talentontwikkeling
• persoonlijke ontwikkeling
• medewerkerstevredenheid of medewerkersbetrokkenheid

HR systemen die deze thema’s ondersteunen, richten zich er idealiter op dat medewerkers tot hun recht komen en hun talenten benutten. Medewerkers dragen zo optimaal bij aan de organisatie. Zeker in deze tijd van snelle ontwikkelingen en veranderend werk is het belangrijk om hier continu aandacht voor te hebben. Cruciaal dus om hiervoor het beste HR systeem te kiezen!

Kies een HR systeem voor organisatie, manager en medewerker

Ben je eruit dat je een specialistisch HR systeem zoekt voor performance management, development en engagement? Dan dient de volgende vraag zich aan: welk specialistisch HR systeem past het beste bij jullie organisatie?

Logischerwijs begin je te kijken naar requirements en functionaliteiten. Breng daar structuur in aan door te denken in doelgroepen. Hoe dient het HR systeem de verschillende doelgroepen? Betrek hen daarbij. Vul hun wensen niet allemaal zelf in, maar vraag er naar.

Tips

De organisatie Met ‘de organisatie’ bedoelen we de totale organisatie, vertegenwoordigd in directie, hoger management en Human Resources.

• Denk vanuit de visie van de organisatie 
• Onderzoek leveranciers die passen bij die visie
• Breng de data in kaart waar het HR systeem inzicht in moet geven
• Maak een lijst van requirements
• Verdeel die naar must haves, should haves en nice to haves
• Een voorbeeld van een requirements list vind je hieronder

• Bepaal de mate van flexibiliteit die het HR systeem moet bieden
• Ga na of er koppelingen met een HRIS nodig zijn

De manager

• Breng de pijnpunten in de huidige werkwijze voor de manager in kaart
• Breng de huidige behoeften in kaart
• Breng de wensen voor de toekomst in kaart
• Vergelijk deze met je requirement list
• Voeg eventueel requirements toe aan je list
• Verdeel die naar must haves, should haves en nice to haves
• Denk vanuit de visie van de organisatie
• Bepaal of het HR systeem de manager helpt bij het uitvoeren van die visie

De medewerker

• Breng in kaart welke functies of rollen er zijn
• Breng in kaart wat de behoeften per functie of rol zijn
• Breng in kaart wat de wensen per functie of rol zijn
• Vergelijk deze met je requirement list 
• Voeg eventueel requirements toe aan je list
• Verdeel die naar must haves, should haves en nice to haves
• Ga na of het HR systeem flexibiliteit biedt in inrichting voor verschillende functies of rollen
• Denk vanuit de visie van de organisatie
• Bepaal of het HR systeem de medewerker helpt bij persoonlijke ontwikkeling volgens die visie

Aan de slag: vergelijk aanbieders van HR systemen voor performance, development en engagement

Om je op weg te helpen zetten we een aantal HR systemen naast elkaar. Op de Nederlandse markt komen we vooral de volgende partijen tegen:

• Treams
• Leapsome
• Learned
• Dialog
• Welder
• Teampeak

Voor het maken van een vergelijking op alle functionaliteiten houd je je requirement list bij de hand. Maar functionaliteiten alleen zijn geen garantie voor succes. In onze vergelijking van aanbieders kijken we daarom vooral naar andere punten.

• Onderscheidende factoren
• Inhoudelijke expertise
• Klantenservice 
• Adoptiegraad

De laatstgenoemde ‘adoptiegraad’ is niet te onderschatten. Een HR systeem is uiteindelijk een middel om een doel te bereiken en geen doel op zich. Een overweging in je keuze is dus ook: gaan je mensen er mee werken?

Treams

Treams: onderscheidende factoren

Wat gelijk opvalt aan Treams is dat zij werken vanuit een mensgerichte visie. Ze combineren hun kennis van techniek met hun kennis van HR. Treams is daarmee niet alleen een software leverancier, maar ook een inhoudelijke HR partner. Treams heeft als enige partij een actieve online en offline klantcommunity.

Sterke punten

• flexibiliteit van het platform
• pulse surveys of MTO met optie voor anonieme dialoog
• interactief
• doelen alignment
• skillsmodule en flexibele loopbaanpaden mogelijk
• gebruiksvriendelijk 
• sterke analytics
• AI functionaliteit voor het stellen van doelen
• AI functionaliteit bij het geven van feedback
• AI functionaliteit voor het maken van competenties

Verbeterpunt

• Toevoeging van een assessment module zou Treams nog meer kunnen onderscheiden.

Treams: inhoudelijke expertise

Treams is een inhoudelijk sterke partij met veel kennis op het gebied van techniek, people, culture en change. Oprichtster en CEO Iris Zonneveldt heeft door de jaren heen diverse HR, tech en ondernemers awards gewonnen. Zij heeft haar kennis en visie verwerkt in het platform. Treams geeft gratis masterclasses over HR thema’s en biedt veel informatie op hun site aan. Hun inhoudelijke kennis zie je ook terug in het implementatietraject.

Treams: klantenservice

De klantenservice van Treams wordt erg hoog gewaardeerd: een score van 98,8% door klanten als gemiddelde waardering in Crisp chatservice.

Treams: adoptiegraad

Treams onderscheidt zich door een gedegen implementatie aanpak. Aan het begin van het traject biedt Treams een workshop Visie en Veranderen. Dat is de basis voor de inrichting van het platform. Ook biedt Treams trainingen over coachend leiderschap, feedback en het stellen van doelen. In de online klantcommunity staan templates, tips and tricks en best practices. Klanten zoeken ook elkaar op om van elkaar te leren. Motto van Treams: ‘lanceer je visie, niet een tool’.

Leapsome

Leapsome: onderscheidende factoren

Leapsome is een Amerikaans/Duitse leverancier met een internationale focus. Leapsome is beschikbaar in diverse talen. De website is alleen in het Engels of Duits. Dat neemt niet weg dat Leapsome zich ook richt op de Nederlandse markt. Leapsome heeft een wat meer OKR gedreven benadering.

Sterke punten

• sterk modulair opgebouwd
• internationaal georiënteerd
• in veel talen beschikbaar
• AI functionaliteit om 360 graden feedback te vertalen naar OKR’s
• AI functionaliteit om comments uit een survey om te zetten naar een samenvatting
• ROI calculator op de Leapsome website
• veel koppelingen met andere HR systemen

Verbeterpunt

• Leapsome is vrij complex en kan daardoor als minder gebruiksvriendelijk worden ervaren
• Geen kantoor in Nederland

Leapsome: expertise

Op de website van Leapsome worden artikelen aangeboden over relevante HR thema’s. De artikelen hebben veel verwijzingen naar externe sites en zijn in het Engels geschreven. Ook zijn er Engelstalige podcasts te beluisteren.

Leapsome: klantenservice

De klantenservice van Leapsome wordt goed gewaardeerd. De klanten waarderen de supportafdeling met een 4,8 op een schaal van 5. Leapsome merkt daarbij wel op dat klanten pas persoonlijk worden ondersteund bij een minimale jaarlijkse contractwaarde van €6.000.

Leapsome: adoptiegraad

Klanten krijgen online informatie en instructies om Leapsome te implementeren. Bij een jaarlijkse contractwaarde van >€6.000 krijgen zij persoonlijke begeleiding. Daarbij zijn de organisatiedoelen leidend. Leapsome stelt samen met de klant een actieplan op voor de implementatie.

Learned

Learned: onderscheidende factoren

Wat opvalt bij Learned is met name het accent dat Learned legt op het verkrijgen van data. Het meten en verbeteren van prestaties en retentie staan centraal. AI functionaliteit voor het bouwen van je functiehuis is een key feature.

Sterke punten

• AI functionaliteit voor het genereren van een functiehuis
• AI functionaliteit voor het koppelen van KPI’s, competenties en vaardigheden aan functies
• MTO
• AI functionaliteit voor verbeteracties naar aanleiding van MTO resultaten
• benchmark MTO

Verbeterpunt

• Meer inzicht in de werking van de AI functionaliteit is wenselijk. AI kan leiden tot meer inclusie, maar het kan in de praktijk ook het tegenovergestelde bewerkstelligen.

Learned: expertise

Learned is, op het eerste gezicht, duidelijk een software platform. De inhoudelijke HR thema’s en visie op mensen in organisaties vinden we minder terug. Op de website van Learned worden enkele artikelen en gespreks templates gedeeld. Learned is vooral een objective driven platform.

Learned: klantenservice

Learned vermeldt geen scores voor klantenservice op de website. Google geeft evenmin reviews weer.

Learned: adoptiegraad

Learned werkt met een gepersonaliseerd implementatieplan per klant. Of hier een minimum contractwaarde voor geldt is niet bekend. Ook zijn er helpdesk video’s, webinars en artikelen. Daarnaast zijn er check-ins waarin data worden geanalyseerd en geoptimaliseerd. Voor zover bekend betreft de dienstverlening de technische implementatie en biedt Learned geen dienstverlening gericht op het inhoudelijke veranderproces.

Dialog

Dialog: onderscheidende factoren

Vergelijkbaar met Treams, wil Dialog het goede gesprek binnen organisaties bevorderen. Het platform faciliteert de gesprekken over performance en talentontwikkeling. In de markt wordt Dialog nog wel eens gezien als onderdeel van NMBRS, een HRIS met het accent op salarisadministratie. Dat is echter niet het geval. Wel heeft Dialog een koppeling met NMBRS, maar dat geldt voor veel van de leveranciers in deze vergelijking.

Sterke punten

• eenvoudige interface
• pulse surveys of MTO met optie voor anonieme dialoog
• successie planning
• link tussen salaris en KPI’s mogelijk
• alignment van OKR’s

Verbeterpunt

• Dialog heeft geen AI functionaliteit
• Het volgen van de HR gesprekscyclus mist flexibiliteit

Dialog: expertise

Net als bij Treams biedt de website van Dialog veel informatie over de relevante HR thema’s. Niet alleen vanuit de techniek van het platform benaderd, maar ook vanuit HR inhoudelijk perspectief. Zo zijn er video’s, webinars en artikelen.

Dialog: klantenservice

Dialog geeft geen scores over ervaringen met de klantenservice weer.

Dialog: adoptiegraad

Dialog kent drie opties voor de implementatie:

1. Doe het zelf: de klant doet de implementatie zelfstandig
2. Samen: Dialog maakt het ontwerp en begeleidt leidinggevenden. Dialog speelt geen rol in de adoptie bij de klant.
3. Dialog: Dialog neemt de lead en zorgt voor de hele implementatie.

Voor zover bekend biedt Dialog geen HR inhoudelijke trainingen of workshops. Deze zouden de adoptie van het platform nog kunnen bevorderen.

Welder

Welder: Onderscheidende factoren

Welder is een beetje een vreemde eend in de bijt in deze vergelijking. Welder neigt namelijk naar een totaaloplossing. Welder richt zich niet alleen op functioneren en ontwikkelen, maar op interne communicatie binnen de organisatie in brede zin. Doelgroep van Welder zijn vooral organisaties met uitvoerende beroepen.

Sterke punten

• veel mogelijkheden voor add ons
• diversiteit aan modules, waaronder een LMS
• digitale onboarding
• intern communicatieplatform
• medewerkersonderzoek

Vebeterpunt

• Welder biedt veel en is daarmee een generalist. Op thema’s mist het daarmee de diepgang en opties van een specialistische partij.

Welder: expertise

Welder heeft een praktische aanpak voor organisaties met vooral uitvoerende beroepen. Inhoudelijke HR expertise staat minder op de voorgrond. Over HR vakinhoudelijke thema’s deelt Welder weinig tot geen kennis of expertise.

Welder: klantenservice

De klantenservice van Welder wordt beoordeeld met een 8,2.

Welder: adoptiegraad

Welder werkt met HR professionals en bureaus als partners. Partners van Welder dragen het platform van Welder aan bij hun klanten. Welder heeft een aantal online tutorials over het gebruik van de app voor beheerders, leidinggevenden en medewerkers.

Teampeak

Teampeak: onderscheidende factoren

Teampeak focust op groei, niet op controle. Net als Treams heeft Teampeak een mensgerichte benadering. Teampeak gaat uit van eigenaarschap. Groei en ontwikkeling staan aan de basis van performance.

Sterke punten

• doelen alignment
• coach marktplaats
• opleidingengids gekoppeld aan competentiebibliotheek
• positieve benadering

Verbeterpunt

• Geen AI functionaliteit
• De HR cyclus kan niet vooraf worden ingericht

Teampeak: expertise

De oprichter van Teampeak heeft een HR achtergrond en visie op mensen in organisaties. Dat is terug te zien in de benadering van de software. Tegelijkertijd is Teampeak een jonge organisatie in ontwikkeling. De inhoudelijke visie is nog niet overal omgezet in modules in de software. Een voorbeeld hiervan is een document dat de visie op MTO en pulse surveys beschrijft. In de software is deze module niet verwerkt. Een aantal modules en features worden nu ontsloten door koppelingen met andere apps.

Teampeak: klantenservice

Teampeak geeft een score van 9 aan op klantwaardering. Er wordt niet aangegeven op basis van welke criteria, aantallen of wijze die score tot stand is gekomen.

Teampeak: adoptiegraad

Teampeak neemt, evenals Treams, in het implementatietraject de visie van de organisatie als uitgangspunt. Een inhoudelijke voorbereiding is het startpunt voor het gebruik van Teampeak. Teampeak heeft een toolkit voor de implementatie.

Denk ook Security en Privacy bij de keuze voor een HR systeem.

Als je alle zaken op een rijtje hebt gezet en een keuze wilt maken, vergeet dan niet om ook te kijken naar Security en Privacy zaken. Dit is een minder sexy onderwerp, maar in de praktijk wel heel erg belangrijk. Check bij je keuze voor een leverancier daarom altijd het volgende:

• is de leverancier ISO 27001 gecertificeerd?
• is de leverancier GDPR (ook wel AVG) compliant?
• wat is de uptime van de leverancier?
• wordt de software door een externe partij gemonitord en structureel getest (pentest bijvoorbeeld)?
• is Single Sign on mogelijk met 2FA?
• kent de software verschillende autorisatieniveaus van gebruikers en beheerders?
• is encryptie mogelijk?
• hoe en hoe vaak worden backups gemaakt?
• waar worden data opgeslagen?

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 juni 2024 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Treams, PeopleManagingPeople, Capterra, PeopleHR. Zie je content die niet klopt? Of heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.