Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen de medewerker en de leidinggevende. Tijdens een functioneringsgesprek wordt besproken hoe jij ervoor staat in jouw ontwikkeling, hoe het met je gaat, of je je werk leuk vindt, waar je naartoe wil groeien, wat je toekomstplannen zijn enzovoorts. Een functioneringsgesprek is gericht op de toekomst en gaat uit van tweerichtingsverkeer, in tegenstelling tot een beoordelingsgesprek dat vaak eenrichtingsverkeer is. Een functioneringsgesprek helpt je om beter te worden en je werk zo goed mogelijk uit te voeren. Wanneer een functioneringsgesprek plaatsvindt is afhankelijk van jouw leidinggevende of organisatie. Het functioneringsgesprek is onderdeel van de jaarlijkse gesprekscyclus . Hoeveel functioneringsgesprekken per jaar plaatsvinden is ook afhankelijk van jouw werk. Veel organisaties werken (nog) met een traditionele jaarcyclus. In deze traditionele cyclus vind je aan het begin van het jaar een gesprek waarin je doelen stelt. Halverwege het jaar bespreek je je voortgang tijdens het functioneringsgesprek en aan het einde van het jaar word je beoordeeld tijdens het beoordelingsgesprek . Maar we zien tegenwoordig dat veel organisaties overstappen naar een eigentijdse manier van beoordelen. We leggen hieronder waarom dat een goed idee is.
Overstappen naar het nieuwe beoordelen – het voeren van een goed functioneringsgesprek
De klassieke beoordelingscyclus is inmiddels achterhaald. En daar zijn verschillende redenen voor te geven:
- Ontwikkeling is een continu proces. Dat betekent dat je vaker moet reflecteren en bijsturen dan in de klassieke gesprekscyclus gebeurt. Een incidenteel gesprek per jaar is meestal mosterd na de maaltijd.
- Gesprekken in de klassieke beoordelingscyclus worden ervaren als spannend. Je ‘ondergaat’ ze. Terwijl je juist zelf de regie zou moeten voeren over je eigen ontwikkeling.
- Managers ervaren de ‘klassieke gesprekken’ als tijdrovend; ze moeten gesprekken voorbereiden en zelf input verzamelen en die is vaak subjectief en alleen gebaseerd op recente ervaringen.
- In de klassieke cyclus staan functiespecifieke prestaties centraal. Nu werk en functies zo snel veranderen is de functie geen goed vertrekpunt meer. Je eigen sterke punten en drijfveren zijn minder veranderlijk. Laat die dus de aanzet zijn voor jouw ontwikkeling.
In de nieuwe manier van beoordelen staat de mens daarom centraal en is er meer ruimte voor zelfregie voor medewerkers. Inzicht in eigen functioneren en drijfveren vormt het vertrekpunt. En dat inzicht hoef je niet zelf te verzinnen. Een belangrijke spiegel vormt (360 graden) feedback; feedback van collega’s, manager, externen zoals klanten en natuurlijk van jezelf. Die feedback, die je regelmatig inwint, is super waardevolle input als je het gesprek met je manager voert.
Die gesprekken zullen, los van de vaste momenten in een hr cyclus, vaker check-in momenten zijn. Momenten waarop je met je manager even afstemt of je nog op de goede weg bent. Naast feedback is het stellen van doelen daarom belangrijk. Doelen zorgen ervoor dat je gericht de stappen kunt nemen om iets te bereiken.
De tools van Treams helpen je hier enorm bij. Niet alleen bij het vragen en geven van feedback, maar ook bij het stellen van doelen en het voorbereiden van je gesprekken of check-in momenten met je manager.
Is een functioneringsgesprek verplicht?
Een werkgever is wettelijk niet verplicht om een functioneringsgesprek te voeren met medewerkers. De reden hiervoor is dat zij dan schriftelijk vast kunnen leggen hoe de medewerker functioneert. Wanneer de werknemer niet goed functioneert is er dan dossieropbouw. Door een continue dialoog in te voeren in plaats van het functioneringsgesprek, ben je continu met elkaar in gesprek over groei, ontwikkeling en het functioneren van medewerkers, waardoor je het dossier automatisch opbouwt.
Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?
Werken jullie toch nog met een traditionele jaarcyclus? Dan is het belangrijk om te weten hoe je je goed voorbereid op een functioneringsgesprek. Met deze vier tips leggen we je graag uit hoe je dat doet.
1. Terugblikken op het vorige functioneringsgesprek
Het is belangrijk om het functioneringsgesprek goed voor te bereiden. Zo haal je er het meest uit. Kijk terug naar wat jullie de vorige keren tijdens het functioneringsgesprek hebben besproken. Heb je je hieraan gehouden? Wat zijn je doelstellingen die je naar voren wilt laten komen in het functioneringsgesprek? Hoe sta je ervoor op het gebied van deze doelstellingen? Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de samenwerking tussen je collega’s. Hoe gaat deze samenwerking? Hoe kan dit nog beter worden? En, door je te richten op de gesprekspunten van het voorgaande functioneringsgesprek kun je vaak al een beetje nagaan waar het gesprek over gaat.
2. Vraag feedback
Vraag voorafgaand aan een functioneringsgesprek feedback van je collega’s over jouw functioneren. Zo krijg je vanuit verschillende hoeken een goed beeld van wat wel en niet goed gaat en waar je de komende periode mee aan de slag kan gaan. Dit is goede input voor het functioneringsgesprek.
3. Maak een agenda voor het functioneringsgesprek
Spreek van tevoren met je leidinggevende af wie de agenda maakt voor dit functioneringsgesprek. Beschrijf hierin wat jullie tijdens dit functioneringsgesprek gaan bespreken en vraag of de ander nog aanvullingen heeft. Zo weet je voorafgaand aan het gesprek wat je voor moet bereiden.
4. Vooruit kijken en doelen stellen
Het hebben van doelen geeft richting. Het is dus goed om tijdens het functioneringsgesprek doelen te stellen over waar jij de komende periode mee bezig gaat zijn en deze te bespreken. Wat wil jij bereiken binnen dit bedrijf en hoe ga je dit bereiken?
Welke vragen kan je als manager stellen tijdens het functioneringsgesprek?
Natuurlijk wil je dat het functioneringsgesprek een waardevol gesprek is. Vanuit de praktijk merken we dat managers het vaak nog lastig vinden om de juiste vragen te stellen. We hebben hieronder een paar voorbeeldvragen voor je opgesteld. Door onderstaande vragen te stellen krijg je ongetwijfeld een waardevol gesprek.
- Heb je genoeg uitdaging in je werk?
- Wat kan ik doen om jouw werk makkelijker of leuker te maken?
- Waar wil je hulp van je collega’s bij?
- Waar word je blij van en wat kan beter?
- Waar krijg je energie van?
- Waar ben je trots op?
- Wanneer voelt werk voor jou ‘gelukt’?
- Wat wil je vaker ervaren in je werk?
Hoe kan Performance Management software je helpen bij het functioneringsgesprek?
Voor de jongere generatie is het een absolute must om hun proces van groei en ontwikkeling te ondersteunen met technologie. Zo heb je in een online tool als Treams niet alleen alle handvatten om jouw groei te realiseren, maar weet je ook wáár je naartoe kunt groeien. AI helpt je om echt goede feedback uit te willen en concrete doelen te stellen, zodat je daadwerkelijk vooruit kunt. En dat alles in een oogopslag, zodat jij en je manager snel en regelmatig kunnen schakelen.