Feedback formulier voorbeeld en praktische tips
Ieder jaar is het weer zo’n terugkerend moment… de beoordelingsgesprekken vinden plaats. Het is weer veel werk om voor iedereen iets fatsoenlijks op papier te toveren. Daarnaast zijn medewerkers (te vaak) gespannen voor het beoordelingsgesprek. Maar waarom? Mijn filosofie is namelijk heel eenvoudig; een medewerker moet zijn of haar beoordeling zelf in kunnen vullen. Een beoordelingsgesprek moet een formeel moment zijn van herkenning en bevestiging. Verrassingen horen niet thuis in een beoordelingsgesprek, ik geef je dan ook maar al te graag een voorbeeld van een beoordelingsgesprek. Wil je weten hoe je handen en voeten kunt geven aan het gedachtengoed om medewerkers zelf hun eigen beoordeling te laten schrijven? Hieronder vind je ook mijn vier voornaamste tips!
Het is overigens niet zo dat alle standaard voorbeelden van een beoordelingsformulier of beoordelingscriteria hetzelfde zullen zijn bij jouw bedrijf. Het doel van dit artikel is enkel om je wegwijs te maken in de wereld van beoordelingsgesprekken en je handvatten, en dus voorbeelden van een beoordelingsgesprek, te bieden.
1. Gebruik doelstellingen als uitgangspunt van je beoordelingsgesprek
In veel organisaties zijn beoordelingen nog relatief subjectief. Dit betekent dat een leidinggevende snel oordeelt op basis van persoonlijke smaak, zienswijze en een aanwezige klik. De mondige, gezellige en/of extraverte medewerker krijgt daardoor sneller een goede beoordeling dan de ‘onzichtbare’ kracht wiens bijdrage mogelijk nog wel groter is. Maak een beoordeling daarom objectief door doelen te stellen . Het gaat hierbij om doelen waarin persoonlijke ontwikkeling centraal staat, maar waarin juist ook werkgerelateerde targets een plek krijgen. Doe dit bij voorkeur binnen een maand na een indiensttreding of na het laatste beoordelingsgesprek . Én maak ze SMART, want je wilt aan het eind van het jaar geen discussie krijgen over het wel of niet halen van doelstellingen. Om discussie te voorkomen is er echter ook een andere oplossing; tijd voor tip 2!
2. Creëer thermometer momentjes door een continu proces van feedback vragen en geven
Een beoordelingsgesprek is ook wel een thermometer momentje…. Wat heb je het afgelopen jaar wel of niet goed gedaan; daar komt het in basis op neer. Het nadeel is dat de beoordelaar vaak al lang vergeten is wat je in het eerste half jaar allemaal gepresteerd hebt. Een goede beoordeling bevat voorbeelden gebaseerd op het hele jaar en niet alleen de eindsprint waarin je nog kunt proberen dingen op te leuken. Nog te veel organisaties denken dat het volstaat om naast het beoordelingsgesprek daarom ook nog één functioneringsgesprek per jaar te organiseren. Dat is natuurlijk een utopie! Introduceer een proces van continu feedback vragen. Dit heeft een aantal voordelen.
Door vele thermometer momentjes te creëren krijgen medewerkers de tijd om vroegtijdig bij te sturen. Daarnaast werkt het stimulerend, want complimenten ontvangen is veel te leuk om eenmalig te doen! Bevlogen medewerkers krijg je alleen maar wanneer je regelmatig complimenten en opbouwende feedback geeft. Natuurlijk mogen hier ook kritische punten in terugkomen, zolang feedback geven opbouwend gebeurd. Tot slot geeft het de mogelijkheid om bij een aantal tegenvallende thermometer momentjes eerder een gesprek met elkaar aan te gaan. Het regelmatig invullen van een feedback formulier of het schrijven van een voorbeeld zelfbeoordeling kan hierbij helpend zijn. Dit voorkomt een opeenstapeling van feiten die een beoordeling niet ten goede komt. Nu hoor ik je denken “Leuk, maar dat kost me teveel tijd!”. Klopt, als je op de ouderwetse manier blijft werken is dat ook het geval. Nieuwe technologische oplossingen zoals het gebruik van slimme (feedback)apps maken het echter heel eenvoudig om op ieder moment van de dag feedback te geven. Dit laatste heeft nog een mooie bijkomstigheid die ik in tip 3 beschrijf.
E-book: stap voor stap naar een feedbackcultuur
De switch naar een feedbackcultuur is niet altijd makkelijk. Met dit werkboek helpen we je door middel van opdrachten, tips & tricks en theorie met de eerste stappen naar jullie feedbackcultuur.
3. Elimineer ‘dat wist ik niet’-momentjes tijdens het beoordelingsgesprek
Het geven van feedback is leuk en waardevol, maar feedback van een jaar of langer geleden kan door de waan van de dag nog wel eens vergeten worden. Niet bewust; maar toch, het kan tot die ‘dat wist ik niet’-momentjes leiden. Of, ‘dat had ik niet zo begrepen’-momentjes zijn ook zo’n voorbeeld. Denk daarom eens na over het vastleggen van feedback in een Performance Management Software. Op die manier heb je als leidinggevende veel minder werk aan het uitschrijven van de beoordeling, ligt alles vast in de vorm van een dossier en worden ‘dat wist ik niet’-momentjes voorgoed geëlimineerd. Aan het eind van het jaar moet een medewerker al deze feedback kunnen verzamelen en zelf hun eigen beoordeling kunnen vormgeven voorzien van concrete voorbeelden. Ideaal toch? En wil je echt slim te werk gaan, betrek dan ook andere partijen die je helpen met het geven van input. Dat bespaart veel tijd. Daarom ook mijn laatste tip…
4. Betrek verschillende collega’s, partners én klanten bij je beoordeling
Tot slot wordt een beoordeling pas echt krachtig als vanuit verschillende invalshoeken iemand input krijgt op het functioneren. Het is daarom goed om collega’s, zakelijke partners en klanten in dit proces te betrekken. Onze teamleden moeten bij het opstellen van hun doelen altijd nadenken over de groep aan mensen die ze uitnodigen voor 360 graden feedback momenten. Op die manier wordt de beoordeling veel rijker doordat vanuit verschillende invalshoeken een oordeel wordt geveld over het functioneren. Neem een marketeer die externe events organiseert. Geef zelf feedback over het functioneren, laat collega’s vertellen hoe de samenwerking heeft plaatsgevonden, vraag partners (zoals de eventlocatie) wat de ervaringen zijn en geef tot slot de bezoeker de kans om het event te beoordelen. Dit voorkomt het subjectieve beeld als manager en stelt iemand in staat regelmatig te reflecteren en de input te gebruiken in de persoonlijke ontwikkeling en het bepalen van leerpunten.
Daarnaast bieden de applicaties van Treams de mogelijkheid om je een voorbeeld te geven van een beoordelingsformulier of een voorbeeld van een feedback formulier. Zo ga je voorbereid een beoordelingsgesprek in en voldoe je aan de beoordelingscriteria voor het personeel van een bedrijf.
Tot slot…
Een valkuil is natuurlijk dat de feedback alleen maar positief is. Het is de taak van de beoordelaar om hier de vinger aan de pols te houden. Feedback gaat namelijk ook over verbeterpotentieel; waar heeft iemand nog iets te leren? Iedereen heeft ontwikkelpunten of leerdoelen. Help de mensen die onderdeel uitmaken van de beoordelingscyclus en de 360 graden feedback door ze te voorzien van tips en tops. Op die manier ga je een slim beoordelingsmechanisme creëren dat verrassingen voorkomt en wat veel voorbereidingstijd bespaart. Op die manier wordt beoordelen én het beoordelingsgesprek leuk en doeltreffend. Succes!
Gratis masterclass: stap voor stap naar een nieuwe HR-cyclus
Op zoek naar een nieuwe HR-cyclus? Tijdens deze masterclass nemen we je stap voor stap mee naar een cyclus gericht op groei en ontwikkeling van medewerkers.
