Clafis

Bij CLAFIS Ingenieus zijn ze pas écht gelukkig als de ruim 400 medewerkers hun ambities en doelen optimaal kunnen waarmaken. En dus ontwikkelden ze een geheel eigen gesprekscyclus. Maar daarmee waren ze er nog niet. Deze nieuwe gesprekscyclus moest nog wel gegoten worden in een digitale tool. Het liefst een tool die ze helemaal naar eigen inzicht konden vormgeven.

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedere Clafist, ofwel iedere CLAFIS-collega, echt gelukkig is in zijn werk en optimaal zijn talenten kan ontdekken en benutten? Met deze vraag als uitgangspunt ontwikkelde het landelijk opererende ingenieursbureau een nieuwe gesprekscyclus. ‘Nieuw omdat er vanuit de organisatie behoefte was aan meer structuur in de gesprekken,’ legt Maartje Bouma, P&O-manager bij CLAFIS Ingenieus uit. ‘Men wilde meer en continu inzicht in de eigen ontwikkeling. In de oude situatie nam de manager één keer per jaar, veelal in december, het initiatief tot een functioneringsgesprek. De vraag is echter of je manager wel de meest geschikte persoon is om jouw functioneren te bespreken of dat het beter is om feedback te vragen van collega’s of zelfs klanten met wie je direct samenwerkt? Dit heeft managers bovendien meer inzicht in hoe de omgeving een persoon ervaart in zijn inhoudelijk werk en op sociaal vlak.’

Dromen en ambities van medewerkers

Deze andere kijk op functioneringsgesprekken sluit naadloos aan bij CLAFIS Ingenieus als organisatie en werkgever. Het ingenieursbureau omschrijft haar ambitie als volgt: ‘CLAFIS Ingenieus is het meest aantrekkelijke ingenieursbureau. Dát is onze droom. Een ambitie die we gezamenlijk hebben vastgesteld en samen delen. Wij voegen waarde toe door de verbindingen die wij leggen. Samen met onze klant en samen met onze collega’s streven wij naar succes’. Maartje: ‘Betrokken, deskundig, gedreven en grensverleggend zijn onze vier kernwaarden. Het persoonlijke contact is waarin wij ons onderscheiden en dat begint al op moment 1: een kennismaking of sollicitatiegesprek. Wij zoomen in op de ambities, kwaliteiten en dromen van onze medewerkers.’

Feedback staat centraal

De nieuwe gesprekscyclus kent geen beoordelings- en functioneringsgesprekken meer. In plaats daarvan is de focus gelegd op ontwikkeling en staat feedback vragen en geven centraal. Twee keer per jaar is er een cyclus met feedback-evaluatierondes en groeigesprekken. Iedere medewerker vraagt aan twee of drie collega’s of klanten feedback. Op basis daarvan doet men een zelfevaluatie, kijkt vervolgens naar zijn toekomst en de doelen en stappen die men wil zetten. Als laatste stap voor het groeigesprek geeft een manager feedback aan zijn of haar collega. Deze drie stappen vormen de basis voor het groeigesprek met de manager.

Gedeelde visie

Nadat ze de nieuwe gesprekscyclus op papier vorm hadden gegeven, kwam de volgende stap: op zoek naar een partner die een goede vertaling kon maken van de visie van CLAFIS en de bijbehorende gesprekscyclus. ‘We hebben contact gelegd met drie partijen waaronder Treams. Treams sprong er direct in positieve zin uit. Zij sluiten 1 op 1 aan bij onze visie. Kijken net als wij altijd vooruit, zijn continu bezig met vernieuwingen en de wijze waarop zij begeleiden en de gesprekscyclus ingaan sluit naadloos aan bij hoe wij het doen. En dat zie je ook terug in hun technische producten. Want techniek is mooi, maar is voor ons geen doel op zich. Techniek moet ondersteunend zijn aan de inhoud van de gesprekscyclus.’

“Het Treams-team dat ons begeleidt bestaat uit iemand die zich bezighoudt met de techniek en iemand met echt inhoudelijke kennis en ervaring in HR. Een gouden combinatie! Zo kan perfect de vertaalslag gemaakt worden van onze HR-wensen naar een technische oplossing. Daardoor hebben we een vliegende start kunnen maken bij de inrichting van de tool.”

Eigen regie over de tool

Over techniek en producten gesproken, de wensen van CLAFIS waren duidelijk: de tool moet de medewerkers administratief ondersteunen en het moet binnen de organisatie allesbehalve één grote papierwinkel worden. Men wilde de tool ook helemaal in eigen regie hebben. Geen standaardoplossing, maar een ‘design your own’-systeem dat geheel eigen gemaakt kon worden met eigen woorden, een eigen tijdlijn en zelfgekozen momenten. Precies waar de tool van Treams volgens Maartje aan voldoet. ‘Er is heel veel maatwerk mogelijk. Bovendien is het erg gebruiksvriendelijk, eenvoudig en werkt het fijn. Je logt snel en eenvoudig in en de applicatie bevat geen ingewikkelde opties. Alles spreekt voor zich.’

Feedback trainingen

Samen met Treams heeft CLAFIS een speciale training samengesteld voor het geven van feedback. ‘Allereerst hebben we onze managers getraind in het geven én ontvangen van feedback, hoe je een groeigesprek voert en hoe ze daarvoor het systeem van Treams kunnen inzetten,’ legt Maartje uit. ‘Bij het geven van feedback gaat het er namelijk niet om dat je je mening geeft, maar dat je op een opbouwende en positieve manier feedback geeft. In feite komt dit neer op de juiste manier van communiceren.’ In de workshop ging het er vooral om hoe je het gesprek aangaat met verschillende type collega’s. En bij het ontvangen van feedback is het belangrijk dat je niet meteen in de emotiestand gaat, maar goed luistert.’ Om zo goed mogelijk te oefenen met het geven feedback, werd de feedbackcaroussel ingezet als onderdeel van de training. Hierbij zaten we in een rij tegenover elkaar. Binnen 30 seconden moet je vertellen wat je wel of niet waardeert in de ander. Dat maakt dat je vooral op gevoel iets tegen de ander zegt. Deze actieve en speelse opzet was een mooie eerste ervaring in het geven en ontvangen van feedback.’ Naast de trainingen voor de managers organiseerde CLAFIS een workshop voor een aantal buddies binnen de organisatie. Hierin stonden de vragen ‘Hoe ga je als collega om met feedback van collega’s en je manager en op welke manier geef jij feedback’ en ‘Hoe bereid je je voor op een groeigesprek?’

Eerste resultaten

De eerste gehele gesprekscyclus is bijna afgerond. En dat geeft al een goed beeld en eerste indruk. ‘De eerste resultaten op het vragen van feedback zijn positief. In het begin vonden collega’s het spannend om feedback te vragen aan anderen, vooral in de zin van ‘kan ik die collega wel om zijn tijd vragen’? Maar we zien nu al dat de nieuwe cyclus zich bewijst. Men ontvangt zowel positieve feedback als opbouwende.’ Verbeterpunten zijn er echter ook volgens Maartje. ‘Een aantal collega’s wordt veel gevraagd. Dat betekent dat ze coaching nodig hebben om de vele aanvragen te sturen. Daarnaast hebben we geprobeerd de vragenlijst zo beknopt mogelijk te maken. Nu bestaat het uit zes vragen, maar wellicht dat we dit toch nog verder in gaan korten.’

Een gouden combi

Maartje is bijzonder goed te spreken over de samenwerking met Treams. ‘Het Treams-team dat ons begeleidt bestaat uit iemand die zich bezighoudt met de techniek en iemand met echt inhoudelijke kennis en ervaring in HR. Een gouden combinatie! Zo kan perfect de vertaalslag gemaakt worden van onze HR-wensen naar een technische oplossing. Daardoor hebben we een vliegende start kunnen maken bij de inrichting van de tool.’ Maartje ziet Treams dan ook niet als leverancier maar als partner. ‘Wij streven altijd naar een partnership, ook met onze klanten. Een langdurige samenwerking waarin je elkaar scherp houdt en elkaar versterkt. Dat is een goede basis om verder op te bouwen.’