Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een gesprek tussen de medewerker en de leidinggevende. Tijdens een functioneringsgesprek wordt besproken hoe jij ervoor staat in jouw ontwikkeling, hoe het met je gaat, of je je werk leuk vindt, waar je naartoe wil groeien, wat je toekomstplannen zijn enzovoorts. Een functioneringsgesprek is gericht op de toekomst en gaat uit van tweerichtingsverkeer, in tegenstelling tot een beoordelingsgesprek dat vaak eenrichtingsverkeer is. Een functioneringsgesprek helpt je om beter te worden en je werk zo goed mogelijk uit te voeren. Wanneer een functioneringsgesprek plaatsvindt is afhankelijk van jouw leidinggevende of organisatie. Het functioneringsgesprek is onderdeel van de jaarlijkse gesprekscyclus . Hoeveel functioneringsgesprekken per jaar plaatsvinden is ook afhankelijk van jouw werk. Veel organisaties werken (nog) met een traditionele jaarcyclus. In deze traditionele cyclus vind je aan het begin van het jaar een gesprek waarin je doelen stelt. Halverwege het jaar bespreek je je voortgang tijdens het functioneringsgesprek en aan het einde van het jaar word je beoordeeld tijdens het beoordelingsgesprek . Maar wat is het doel van een functioneringsgesprek, of hoe moet je je voorbereiden op een jaargesprek? Wij leggen het uit in dit artikel.
Overstappen naar het nieuwe beoordelen – het voeren van een goed functioneringsgesprek
Omdat de traditionele manier van beoordelen vaak als spannend en niet inspirerend wordt ervaren, stappen steeds meer organisaties over naar een nieuwe manier van beoordelen. Dit houdt in dat je de mens veel meer centraal stelt en de medewerkers veel meer regie krijgen. Ze zijn daarbij zelf verantwoordelijk voor het opstellen van doelen. Daarnaast kunnen zij continu (360 graden) feedback vragen aan collega’s en/of anderen waar zij mee hebben samengewerkt. De drie vaste gesprekken per jaar (doelengesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek) zijn daarmee verleden tijd. Medewerkers en leidinggevenden zijn continu met elkaar in gesprek over de voortgang, groei en persoonlijke ontwikkeling. De tools van Treams helpen je hier overigens een handje bij. Niet alleen bij het geven van feedback, maar ook hoe je een functioneringsgesprek moet voorbereiden. Zowel tips voor een functioneringsgesprek voor de medewerker, als voor de leidinggevende die vragen en functioneringsgesprekken moet voorbereiden.
Is een functioneringsgesprek verplicht?
Een werkgever is wettelijk niet verplicht om een functioneringsgesprek te voeren met zijn/haar medewerkers. Echter pleiten veel organisaties dat het wel slim is om een functioneringsgesprek te voeren. De reden hiervoor is dat zij dan, door de inhoud van het functioneringsgesprek, schriftelijk vast kunnen leggen hoe de medewerker functioneert. Wanneer de werknemer niet goed functioneert is er door de opbouw van het dossier in functioneringsgesprekken, bewijs dat hij/zij niet goed functioneert. Door het continue dialoog in te voeren in plaats van het functioneringsgesprek, ben je continu met elkaar in gesprek over groei, ontwikkeling en het functioneren van medewerkers, waardoor je het dossier automatisch opbouwt.
Hoe bereid je je voor op een functioneringsgesprek?
Werken jullie toch nog met een traditionele jaarcyclus? Dan is het belangrijk om te weten hoe je je goed voorbereid op een functioneringsgesprek. Zowel hoe je een functioneringsgesprek dient te voeren, als functioneringsgesprek tips voor werknemers als medewerkers – voorbereiding is key. Met deze vier tips leggen we je graag uit hoe je je op een functioneringsgesprek kunt voorbereiden:
1. Terugblikken op het vorige functioneringsgesprek
Het is belangrijk om het functioneringsgesprek goed voor te bereiden. Zo haal je er het meest uit. Kijk terug naar wat jullie de vorige keren tijdens het functioneringsgesprek hebben besproken. Heb je je hieraan gehouden? Wat zijn je doelstellingen die je naar voren wilt laten komen in het functioneringsgesprek? Hoe sta je ervoor op het gebied van deze doelstellingen? Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de samenwerking tussen je collega’s. Hoe gaat deze samenwerking? Hoe kan dit nog beter worden? En, door je te richten op de gesprekspunten van het voorgaande functioneringsgesprek kun je vaak al een beetje nagaan waar het gesprek over gaat.
2. Vraag feedback
Vraag voorafgaand aan een functioneringsgesprek feedback van je collega’s over jouw functioneren. Zo krijg je vanuit verschillende hoeken een goed beeld van wat wel en niet goed gaat en waar je de komende periode mee aan de slag kan gaan. Dit is goede input voor het functioneringsgesprek.
3. Maak een agenda voor het functioneringsgesprek
Spreek van tevoren met je leidinggevende af wie de agenda maakt voor dit functioneringsgesprek. Beschrijf hierin wat jullie tijdens dit functioneringsgesprek gaan bespreken en vraag of de ander nog aanvullingen heeft. Zo weet je voorafgaand aan het gesprek wat je voor moet bereiden.
4. Vooruit kijken en doelen stellen
Het hebben van doelen geeft richting. Het is dus goed om tijdens het functioneringsgesprek doelen te stellen over waar jij de komende periode mee bezig gaat zijn en deze te bespreken. Wat wil jij bereiken binnen dit bedrijf en hoe ga je dit bereiken?
Welke vragen kan je als manager stellen tijdens het functioneringsgesprek?
Natuurlijk wil je dat het functioneringsgesprek een waardevol gesprek is. Vanuit de praktijk merken we dat managers het vaak nog lastig vinden om de juiste vragen te stellen. We hebben hieronder een paar voorbeeldvragen voor je opgesteld. Door onderstaande vragen te stellen krijg je ongetwijfeld een waardevol gesprek.
Heb je genoeg uitdaging in je werk? Wat kan ik doen om jouw werk makkelijker of leuker te maken? Als jij de baas zou zijn van dit team, wat zou je dan meteen veranderen? Waar wil je hulp van je collega’s bij? Je bent klant van je eigen team: welke indruk maakt het team? Waar word je blij van en wat kan beter? Waar krijg je energie van? Waar ben je trots op? Hoe gaat het met je? Waar zie je jezelf over 5 jaar? Wat heb je nodig om daar te komen?
Hoe kan Performance Management software je helpen bij het functioneringsgesprek?
Voor de jongere generatie is het een absolute must om hun proces van groei en ontwikkeling te ondersteunen met technologie. Zo kun je in een online tool als Treams de gehele gesprekscyclus vastleggen, doelen stellen die als leidraad dienen voor het functioneringsgesprek, notities maken van afspraken die gemaakt worden tijdens deze gesprekken, (360 graden) feedback vragen aan collega’s en externen, heb je inzicht in je persoonlijke ontwikkeling en nog veel meer. Software zorgt ervoor dat het gehele proces een stuk laagdrempeliger wordt en maakt het mogelijk om je ontwikkeling op te delen in kleine stukjes, waardoor het behapbaarder wordt en je makkelijker doelen kan bereiken.