Gratis HR software

HR software is onmisbaar in elke professionele organisatie. Je kunt natuurlijk nog veel handmatig doen, maar streef je zelfs maar een beetje efficiëntie na, dan kijk je verder. Je komt er dan al snel achter dat de zoektocht naar passende HR software ingewikkeld is.

1. Er zijn heel veel verschillende aanbieders van HR systemen. Van totaaloplossingen voor al je HR vraagstukken, tot specialistische HR systemen die specifieke HR thema’s ondersteunen. 
2. Er zijn veel verschillende soorten software. Enkele voorbeelden zijn Open Source vs Closed Source en SaaS vs On Premise software. De gemiddelde HR manager is sterk in zijn of haar HR vakgebied. Kennis van software is over het algemeen geen veld van expertise. 
3. En dan komen daarbij nog de verschillende kosten en tariefstructuren bij kijken. Je komt ook mogelijkheden voor gratis software tegen.

Gratis software is natuurlijk aantrekkelijk en zal je in eerste instantie aanspreken. Maar voor niets gaat de zon op. De vraag welk addertje er onder het gras steekt, komt misschien bij je op. We geven je daarom meer inzicht in de achtergrond en valkuilen van gratis HR software. We helpen je graag de eerste, stevige stappen te maken in het moeras dat HR software op het eerste gezicht kan zijn.

HR systemen: totaaloplossing vs specialistische ondersteuning

Voordat we je meenemen in de verschillende soorten software en de voor- en nadelen van gratis software raden we je aan om stil te staan bij het doel van je HR software. Welk probleem heb je opgelost als je met de HR software gaat werken? Welke wensen voor de toekomst kun je nu al in kaart brengen en meenemen in je keuze?

In HR systemen kun je grofweg onderscheid maken tussen: 

1. Totaaloplossingen: deze HR systemen kun je zien als een digitaal personeelsdossier waar je al je administratieve en juridische zaken mee kunt regelen. Denk daarbij aan salarisadministratie, verzuim, verlof, payroll management en contractuele zaken. Soms bieden deze HR systemen ook ondersteuning op meer specifieke HR thema’s zoals recruitment, persoonlijke ontwikkeling en de HR gesprekscyclus. In de regel schieten deze systemen echter tekort op die specifieke thema’s, ten opzichte van de specialistische HR systemen.
2. Specialistische HR systemen: deze systemen ondersteunen je bij specifieke HR thema’s. Enkele voorbeelden van die HR thema’s zijn performance management, talentontwikkeling, medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid. Deze systemen bieden functionaliteiten waarmee je beduidend meer diepgang op die HR thema’s kunt bieden aan je mensen. Daarnaast geven de analytics waardevolle inzichten voor HR en management. Overigens is het goed te weten dat deze specialistische HR systemen veelal gekoppeld kunnen worden aan de meer algemene HR totaaloplossingen. Daarmee omzeil je tijdrovende, dubbele, administratieve handelingen en inlog issues terwijl je wel per thema de inhoudelijke diepgang en praktische ondersteuning biedt.

Zit je nog in een sterk oriënterende fase en heb je geen goed beeld bij het soort HR systeem dat je wilt? Lees dan het stappenplan dat je helpt om daarin een keuze te maken.

Heb je wel al een duidelijker beeld bij het doel dat de HR software moet dienen, dan is de volgende vraag welke soort software het beste bij jullie past. Inzicht in de verschillen is belangrijk omdat het consequenties heeft voor je budget.

Welke soorten HR software zijn er?

Software is voor de meesten van ons ‘een systeem dat je digitale programma’s biedt’. En dat klopt. Net zoals een ‘auto’ voor velen van ons gewoon een vervoermiddel met vier wielen en een stuur is. Maar hoe meer verstand je hebt van auto’s, hoe beter je je keuze kunt maken. Ook in verhouding tot het kostenaspect. Niet alleen de prijs speelt een rol, maar ook de motorrijtuigenbelasting, onderhoud en reparaties. Je zult ook letten op eventuele garanties. En misschien is het leasen van een auto wel de beste oplossing. Zeker als je er verder geen omkijken naar wilt hebben.

Ook bij de keuze voor software kom je meer opties tegen. Zonder er een al te technisch verhaal van te maken, nemen we je mee in de belangrijkste overwegingen die je tegen gaat komen. We belichten daarbij ook de, soms verborgen, kosten die erbij komen kijken. En we bespreken de voor- en nadelen van gratis software.

Open Source HR Software

Open Source HR software is software waarvan de broncode wordt vrijgegeven. De broncode bij software kun je vergelijken met een (vaak ingewikkeld) recept bij het koken van een gerecht. Zonder recept kun je het gerecht niet maken. Zonder broncode kun je de specifieke software evenmin bouwen. 

De broncode is openbaar en beschikbaar voor iedereen. Dat wil niet zeggen dat het altijd gratis is. Vaak betaal je wel gewoon voor de licentie. Het voordeel van Open Source is dat iedereen bij kan dragen aan optimalisatie van de software. Door de bijdragen van een hele community zullen ook eventuele hiccups eerder aan het licht komen. Een bijkomend voordeel voor de individuele gebruiker is dat de software helemaal naar eigen wens kan worden aangepast.

Een nadeel is dat je gedegen software kennis in huis moet hebben om met deze software te werken. Je kunt hier natuurlijk ook een deskundige partner voor inschakelen. Een overweging zal dus zijn of je die expertise in huis hebt, wat de arbeidskosten inhouden of wat de inhuur van een externe partner gaat kosten.

Open Source HR software wordt onder licentie gebruikt, waarbij wordt vastgelegd wat wel en niet is toegestaan in relatie tot de broncode. In de licentie wordt ook bepaald in hoeverre er openbaarheid van jouw gebruik van de broncode is vereist. Om de vergelijking met het recept weer te maken: je krijgt het recept en mag er je eigen ingrediënten aan toevoegen, verhoudingen aanpassen enzovoort. Afhankelijk van de licentie met de chef kok moet je jouw eigen versie van het recept al dan niet openbaar maken.

Enkele voorbeelden van Open Source HR software systemen zijn:

• Odoo (HR totaaloplossing) 
• Orange HRM (HR totaaloplossing)
• WordPress HRM plugins (WordPress is een veel gebruikte Open Source website builder met heel veel additionele opties: plugins. Heb je een WordPress website, dan kun je die eens verkennen.)

HR Software Closed Source

Bij Closed Source software wordt de broncode (het recept) niet vrijgegeven. Het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid liggen bij de organisatie die de software ontwikkelt. Het voordeel is dat je je niet hoeft bezig te houden met het oplossen van hiccups en de doorontwikkeling van functionaliteiten. Dat ligt bij de eigenaar. Je maakt van tevoren prijsafspraken en je budget blijft daarmee voorspelbaar en beheersbaar. 

Een bijkomend voordeel is dat de software met een doelgroep in het achterhoofd is ontwikkeld en al oplossingen biedt voor jouw vraagstuk. Het nadeel is dat je de software mogelijk niet voor de volle 100% tegemoetkomt aan jouw wensen.

Voorbeelden van Closed Source HR software systemen zijn:

• Treams (Specialistische HR software)
• Dialog (Specialistische HR software)
• Learned (Specialistische HR software)

Om het je gemakkelijker te maken hebben we vast een vergelijking van onder andere deze drie leveranciers gemaakt.

Software as a Service (SaaS)

Een ander onderscheid dat je tegen gaat komen is enerzijds Software as a Service (Saas) en anderzijds Software on Premise. 

Een SaaS oplossing is software die je als een dienst afneemt. Dat wil zeggen dat je het gebruik van de software afneemt. De software staat dus niet op jouw eigen eigen server. Het enige dat je nodig hebt om gebruik te maken van SaaS is uiteraard een internetverbinding en een apparaat om het te ontsluiten, zoals een laptop. Groot voordeel is dat je zelf niet verantwoordelijk bent voor de hele IT infrastructuur die bij de software komt kijken. Dat ligt allemaal niet bij jou, maar bij de leverancier van de SaaS oplossing. De kosten van het gebruik van een SaaS licentie zijn dus voorspelbaar en beheersbaar.

Een nadeel kan zijn dat je afhankelijk bent van de security regels en naleving daarvan bij de SaaS leverancier. Zorg daarom dat je met een ISO 27001 gecertificeerde partij werkt en check hun Service Level Agreement voor Privacy en Security.

De hierboven genoemde voorbeelden van Closed Source HR Software, namelijk Treams, Dialog en Learned, zijn alle drie SaaS oplossingen.

Software on Premise

Software on Premise is downloadable software die bij een bedrijf zelf is geïnstalleerd. Het beheer van de software ligt bij het bedrijf zelf. De software draait op de eigen servers. Het gebruik van deze software vergt dus een hoge mate van expertise. Vaak is dit voor kleinere organisaties geen praktische oplossing. De kosten voor beheer en onderhoud zijn relatief hoog.

Software on Premise lijkt dus vanuit kostenoverweging en de vereiste IT expertise alleen geschikt voor grote organisaties. Maar werk je internationaal, dan zul je ook IT-ers in dienst moeten hebben die 24/7 problemen met downtime  direct kunnen oplossen. Voldoende argumenten om de keuze voor On Premise goed te overwegen.

Waar On Premise tot een jaar of 20 geleden nog de meest voorkomende software was, is het inmiddels flink ingehaald door SaaS.

Kostenoverwegingen samengevat

Je weet nu wat meer over de soorten HR software die je tegen kunt komen in je zoektocht. Samenvattend heb je jezelf antwoord gegeven op de volgende vragen:

• Wil ik een HR totaaloplossing of een specialistisch HR systeem?
• Wil ik koppelingen tussen systemen?
• Wil ik een Open Source of een Closed Source oplossing?
• Wil ik een SaaS oplossing of een On Premise oplossing?

Je zult hebben gemerkt dat bij de antwoorden op deze vragen je budget een belangrijke rol speelt. Dit is mogelijk zelfs een van de belangrijkste criteria in het bepalen van je keuze. Je bent je er nu van bewust dat je niet alleen de prijzen van verschillende HR software systemen moet vergelijken, maar ook rekening moet houden met de bijkomende kosten van het onderhoud en beheer van de software. Denk daarbij aan de kosten voor werving, selectie en salarissen van een IT afdeling, arbeidstijd voor onderhoud en beheer, eventueel bij externe inhuur, de kosten van inactiviteit bij downtime (je kunt niet werken als het systeem plat ligt).

Gratis HR software

Eerder gaven we al aan dat je gratis software tegen gaat komen in je zoektocht. Dit lijkt heel aantrekkelijk. En misschien is het dat ook wel voor jullie. Maar om te voorkomen dat goedkoop uiteindelijk duurkoop wordt, nemen we je graag mee in de valkuilen.

Gratis alternatieven voor HR Software

Bestaande templates

Een aantal alternatieven heb je misschien al overwogen. Voorbeelden van bestaande templates zijn Notion Templates, Jotform Templates en Etsy Templates. Wat je met deze templates bereikt is dat je de hard copy formulieren waar je nu misschien mee werkt, digitaliseert. Voor plannings- of administratieve boekhoudkundige zaken misschien enigszins afdoende. Maar realiseer je dat dit geen HR software is voor een degelijke, inhoudelijke en veilige ondersteuning van je HR beleid.

Word, Excel en Google documenten

Hoewel niet echt helemaal gratis, kun je ook denken aan Word of Excel documenten om je operationele HR zaken te ondersteunen. Je betaalt al voor je Google of Microsoft licentie. Daarmee heb je toegang tot verschillende ondersteunende documenten en templates. Je kunt gebruik maken van bestaande templates voor bijvoorbeeld Payroll, online calculators, planning van roosters enzovoort. Je leest meer over de mogelijkheden op Vertex42.

Met Excel of Google sheets kun je ook zelf templates bouwen die bij jullie passen. Vrijwel iedereen heeft ervaring met het werken ermee. De leercurve is dus relatief vlak. Om een goed template te bouwen heb je wel een Excel wizard nodig. Realiseer je ook dat je afhankelijk wordt van de expertise van die persoon. Tijdens vakanties, of bij het vertrek van die persoon, kan dat problemen opleveren.

Valkuilen:

• Het werken met Excel of Google sheets is foutgevoelig. Een menselijk fout is snel gemaakt. Werk je met veel formules, koppelingen of filters, dan is het bijvoorbeeld vaak lastig om de fout te achterhalen en te herstellen.
• Wil je aanpassingen maken in het template, dan moet je dit in het bronbestand doen. Het gebeurt al snel dat mensen zelf aanpassingen maken in eigen versies. Je raakt zo het overzicht kwijt en de data kloppen niet meer.
• Excel bestanden kunnen doorgemaild worden en de beveiliging is daarom niet altijd gegarandeerd.
• Groeit je organisatie of heb je behoefte aan meer functionaliteiten, dan loop je tegen de grenzen van Excel aan. Aan de ene kant lijkt Excel heel eenvoudig (en dat is het ook), maar wil je iets meer, dan stijgt de complexiteit exponentieel.
• Excel is een bestand waarin je data invult. En hoe handig dat soms ook kan zijn, dat is wel ook de beperking. HR software daarentegen is een leidend systeem waar je veel meer mee kunt. Denk aan AI functionaliteit, het actief activeren van processen, het aan elkaar koppelen van data waardoor nieuwe inzichten ontstaan, hoge mate van interactiviteit, centrale opslag van verschillende data, email notificaties enzovoort.
• Je kunt geen specifieke functie rollen toekennen in Excel, of vergelijkbaar bestand. De behoeften van een HR manager, operationeel manager, coach, medewerker of beheerder zijn specifiek en kennen andere toestemmmingsrechten. In HR software is dit vaak wel in te regelen.
• Je kunt Excel bestanden niet automatisch koppelen aan andere HR software systemen. Dit betekent dat je aanpassingen in je personeelsbestand dubbel in alle systemen moet uitvoeren.
• Bedenk welk signaal je wilt uitstralen naar je medewerkers. Excel kan soms wat houtje-touwtje zijn. Daarmee geef je een signaal af aan je mensen. Werk je met professionele HR software, dan geef je daarmee tegelijk aan hoe belangrijk je het vindt.

Is gratis ook echt gratis?

Ben je tot de conclusie gekomen dat je met HR software wilt werken, maar je hebt een beperkt, of geen, budget? Er zijn gratis versies van HR systemen. Deze systemen zijn overigens geen specialistische HR software voor performance management en talentontwikkeling zoals Treams dat is. Maar misschien voldoet het wel aan jouw specifieke vraag. We noemen er een paar:

• Deel (voor payroll, HR administratief en compliance)
• Remote (gratis versie voor HR administratieve taken)
• Monday (HR projectmanagement)

Gratis is natuurlijk aantrekkelijk. Maar ook hier geldt: voor niets gaat de zon op. Hou daarom rekening met de volgende valkuilen.

Valkuilen:

• Je krijgt gratis toegang tot een beperkt aantal functionaliteiten. In de praktijk merk je dat je meer nodig hebt. Je hebt je data dan al ingevoerd en je tijd erin geïnvesteerd. Voor meer functionaliteiten moet je (vaak fors) gaan betalen. 
• Je krijgt gratis toegang voor een beperkt aantal medewerkers. Wil je het team uitbreiden, dan ga je (vaak fors) betalen. Hoe meer mensen je HR software gebruiken binnen je organisatie, hoe groter het gebruiksgemak dat je ervan hebt. Je hebt immers alle data centraal en kunt analytics gaan benutten. Realiseer je dus wel dat je daar uiteindelijk flink meer voor gaat betalen.
• Data is het nieuwe goud. Is een HR systeem echt gratis, kijk dan heel goed naar GDPR en security. Zijn je gegevens veilig? Met welke andere partijen worden jouw data gedeeld? Is het bedrijf ISO 27001 gecertificeerd? Allemaal zaken om nauwlettend in de gaten te houden.
• Wordt de software goed onderhouden? Wat staat daarover vastgelegd in de Service Level Agreement van de leverancier? 
• Worden er advertenties getoond? Sommige gratis software heeft als verdienmodel het vertonen van advertenties. Realiseer je goed of je dat wilt voor je mensen. En vraag je ook af hoe de doelgroep van de advertenties wordt bepaald. Met andere woorden: wat geef je prijs van jouw data?

Al met al genoeg redenen om niet overhaast te zwichten voor gratis software.

Gratis proefversie

Tot slot zijn er nog gratis proefversies van HR software. Hiermee kun je een eerste indruk krijgen van de look and feel, het gebruiksgemak en de functionaliteiten. Om Treams als voorbeeld te nemen: tijdens een proefperiode kun je, onder andere, snuffelen aan de AI functionaliteit bij het stellen van doelen of het werken met feedback. Je hebt mogelijk nog geen ervaring met dit soort opties. Het biedt een zee aan mogelijkheden. Het zijn concrete oplossingen van vraagstukken waar je nu misschien tegenaan loopt.

Een gratis proefversie kan je dus waardevolle inzichten bieden. Realiseer je wel dat je vaak in een lege omgeving werkt, terwijl de software meestal juist optimaal werkt als er voldoende data zijn ingevoerd. Een gratis proefversie is dus echt een tipje van de sluier en niet meer dan dat.

In veel gevallen kan een gratis proefomgeving worden omgezet in een daadwerkelijke omgeving voor jouw organisatie. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten die passen bij de licentie die je hebt gekozen. Check voordat je start met een proefperiode of dit zo werkt bij de betreffende leverancier. Voorkom daarmee dat je met een vervuilde trial gaat werken waarin je herstelwerk moet verrichten.

Een proefperiode is overigens ook een tijd waarin je de leverancier zelf beter leert kennen. In een duurzame samenwerking is de match met de organisatie waarmee je werkt ook belangrijk. Passen jullie bij elkaar? Hoe ziet een implementatietraject eruit? Welke diensten biedt de leverancier, buiten alleen de software, verder aan? Neem ook dit mee in je keuze. 

Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 16 september 2024 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: SourceForge, Capterra, Vertex42, People managing People. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.