Ikbenfrits

In 2015 keken de drie Delftse ondernemers, Thomas, Michiel en Joost, samen naar de hypotheekmarkt en constateerden dat het anders kon. Of beter gezegd: dat het anders móest. En dus startten ze met Ikbenfrits. In de beginjaren, met een klein team van ‘Fritsers’ konden ze prima volstaan met programma’s als Word waarin ze de jaarlijkse functionerings- en ontwikkelgesprekken vastlegden. Het team ‘Fritsers’ is in de loop der jaren echter behoorlijk gegroeid, dusdanig dat het handmatig bijhouden van ontwikkelingsgesprekken simpelweg niet meer kan. ‘Door het succes van onze online activiteiten, is ons team de afgelopen jaren heel snel gegroeid,’ vertelt Lea Siebes, Head of People binnen Ikbenfrits. ‘Er werken nu bijna 100 mensen bij ons, we verwachten dat dit verdubbelt in 2022. Dat brengt uiteraard de nodige uitdagingen met zich mee. De ontwikkelingsgesprekken zijn hier een mooi voorbeeld van. We hadden wel jaarlijkse gesprekken, maar het ontbrak aan een duidelijke structuur en overzicht. En juist daar hebben onze mensen behoefte aan nu we zo hard groeien. Bovendien zaten er tussen de teams verschillen in wijze van beoordeling. Kortom, het kon veel efficiënter en overzichtelijker.’

Drie pijlers voor Performance Management

Genoeg redenen voor Ikbenfrits om met de jaarlijkse gesprekscyclus aan de slag te gaan. Omdat Ikbenfrits in de kern een technologiebedrijf is, ze zijn immers een online hypotheekadviseur, ontwikkelden ze zelf een nieuwe opzet van de gesprekscycli. Het nieuwe beleid rust op drie belangrijke pijlers:

• Continue gesprekscyclus
• Opstellen van doelen
• 360 graden feedback

‘De continue gesprekscyclus noemen wij de maandelijkse ‘check-in’, legt Lea uit. ‘In plaats van de standaard jaarlijkse gesprekken, hebben we iedere maand een ‘check-in’. In een half uurtje bespreken medewerker en manager met elkaar de groei en ontwikkeling van de betreffende medewerker. Waar is de medewerker trots op, wat zijn diens uitdagingen en waar heeft diegene eventueel hulp bij nodig? Je persoonlijke ontwikkeling is een ongoing proces, de maandelijkse ‘check-in’ sluit daar perfect op aan. Datzelfde geldt voor 360 graden feedback. Voorheen vond het beoordelingsgesprek plaats tussen werknemer en leidinggevende waarbij de leidinggevende feedback gaf. In de nieuwe opzet vragen medewerkers, met behulp van 360 graden feedback, ook feedback van collega’s. Dit geeft een veel completer beeld van iemands functioneren. Met deze twee pijlers plus de focus op het stellen van doelen sluit de gesprekscyclus veel beter aan bij de dynamiek en diversiteit van onze organisatie en de teams.’

Geen ‘one size fits all’

Nadat ze zelf de opzet van de gewenste nieuwe gesprekscyclus uitgedacht hadden, zocht Ikbenfrits een partner die samen met hen de gesprekscyclus kon automatiseren én ze kon ondersteunen om de nieuwe manier van werken op de juiste manier te introduceren bij de medewerkers. ‘We hebben vier partijen uitgenodigd. Onze belangrijkste wens was een tool met veel flexibiliteit en bij voorkeur Nederlandstalig. We wilden per se geen ‘one size fits all’ tool, omdat het veel beter bij ons past als we tijdlijnen en gesprekstemplates kunnen personaliseren en per team kunnen customizen. Tijdens het gesprek met Treams bleek direct dat het platform aan al onze wensen voldeed én dat zij goed met ons meedachten. Ze luisterden naar ons en stelden goede vragen.’

“Om onze nieuwe gesprekscyclus te laten slagen, is het heel belangrijk dat we de mensen enthousiasmeren en stimuleren om actief aan de slag te gaan met hun groei en ontwikkeling. Treams helpt ons enorm daarbij. Dat geeft ons echt het gevoel dat we dit traject samen met elkaar doorlopen.”

Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk

In praktijk bleek Treams inderdaad de sparringpartner te zijn die ze bij Ikbenfrits zochten. ‘Onze HR-coördinator heeft samen met Treams de achterkant van de tool ingericht. Denk aan zaken als ‘hoe verwerk je alle medewerkers in de tool’ en ‘hoe werken alle functionaliteiten’. Het fijne van het platform van Treams is dat het heel gebruiksvriendelijk is en helpt om structuur aan te brengen. Als je inlogt is meteen duidelijk wat je moet doen, de tijdlijn is overzichtelijk en medewerkers krijgen automatisch een herinnering als er een actiepunt open staat. De gesprekstemplates kunnen we zelf inrichten zodat we het per team op maat kunnen maken. Met dit alles is het gehele proces van gesprekken voeren, feedback vragen en geven, beoordelen en doelen stellen veel efficiënter geworden. En onze HR-afdeling heeft veel baat bij de rapportages in Treams. Dit monitort welke gesprekken al wel of niet gevoerd zijn en wie wel of niet zijn doelen heeft ingevuld en behaald.’

Samenwerking als groot pluspunt

Naast dat het platform van Treams naadloos aansluit bij de wensen van Ikbenfrits, ervaart Lea de samenwerking met Treams als een groot pluspunt. ‘Om onze nieuwe gesprekscyclus te laten slagen, is het heel belangrijk dat we de mensen enthousiasmeren en stimuleren om actief aan de slag te gaan met hun groei en ontwikkeling. Treams helpt ons enorm daarbij. Zo hebben zij bijvoorbeeld een communicatieplan opgesteld voor de introductie van het platform en hebben we ook samen deze kick-off georganiseerd. Treams speelt daarnaast goed in op onze feedback in het algemeen, luistert goed en reageert snel op vragen. Dat geeft ons echt het gevoel dat we dit traject samen met elkaar doorlopen.’

Over Ikbenfrits.nl

Ikbenfrits heeft zich de laatste jaren ontwikkeld tot een zeer snelgroeiend hypotheekplatform. Consumenten kunnen via de website van Ikbenfrits inzicht krijgen in de mogelijkheden voor het afsluiten van een hypotheek. Op 11 oktober 2021 is Ikbenfrits door Deloitte genomineerd voor de Technology Fast50 awards 2021. Met deze ranking worden de vijftig snelst groeiende technologiebedrijven van Nederland erkend voor hun uitzonderlijke groeiprestaties.