LFE

Reden voor vernieuwing

Door haar voorliefde voor HR is Isabella, samen met collega Frank den Hartog director business
process management nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe HR-visie. Ook collega
Marlene Uijttewaal, account assistent retail, was bij het voortraject betrokken. Persoonlijke
ontwikkeling vindt zij erg belangrijk en vanwege de onduidelijkheid daaromtrent heeft zij zich ook
aangesloten bij het team. Frank: ‘De belangrijkste reden voor vernieuwing was dat wij de
medewerkers meer in de lead willen hebben bij hun eigen ontwikkeling. Meer vooruitkijken in
plaats van achteraf beoordelen. Onze oude systematiek van beoordelen en ontwikkelen was niet
meer van deze tijd. Het was allemaal vrij statisch. Eén keer per jaar waren er gesprekken,
resultaten werden genoteerd in Excel. Het sloot totaal niet meer aan bij zowel onze ambitie als
organisatie als de wensen van onze mensen. Wij wilden veel meer toe naar een gesprekscyclus
gericht op continue ontwikkeling en veel minder op beoordeling. We zochten een tool die een
actieve bijdrage levert aan een cultuur waarin het veilig voelt om elkaar feedback en
complimenten te geven.’

Wensen LFE in ’t kort:

∙ Meer vooruitkijken in plaats van achteraf beoordelen
∙ Geen statische lijstjes meer bijhouden in Excel
∙ Toe aan continue beoordeling in plaats van één jaarlijks beoordelingsgesprek
∙ Medewerkers meer verantwoordelijkheid geven voor eigen ontwikkeling

“Wij wilden veel meer toe naar een gesprekscyclus gericht op continue ontwikkeling en veel minder op beoordeling. We zochten een tool die een actieve bijdrage levert aan een cultuur waarin het veilig voelt om elkaar feedback en complimenten te geven.”

Op zoek naar kennispartner

Om dit handen en voeten te geven heeft het MT een HR adviesbureau in de armen genomen om
allereerst samen een nieuwe visie en ambitie te formuleren: Waar willen we naartoe en wat vinden
we belangrijk? De nieuwe visie luidt: Leren = ontwikkelen = groeien = duurzaam samenwerken.
De ambitie is dat alle medewerkers bewust bezig zijn om zichzelf, hun collega’s en LFE te laten
groeien. Aan de hand hiervan is LFE samen met Shapr op zoek gegaan naar de juiste partner die
hen kon ondersteunen om dit te vertalen naar de dagelijkse praktijk. Uit een selectie van drie
partijen viel de keuze op Treams. Frank: ‘Qua partij passen zij heel goed bij ons. De software zit
heel goed in elkaar en is vanuit klantperspectief ontwikkeld.

Tijdens de gesprekken die we met
hen hadden, merkten we bovendien dat zij ons ook inhoudelijk heel goed konden helpen. Treams
levert software, maar is geen softwarebedrijf dat alleen een tool levert. Nee, Treams heeft heel
duidelijk kennis van HR en hoe je mensen stimuleert om zelf aan de slag te gaan met hun
persoonlijke ontwikkeling en doelstellingen. Zij zijn dan ook een hele fijne kennispartner die
meedenkt, maar vooral ook kritisch durft te zijn. Dat heeft ons zeker geholpen om zelf goed na te
denken over wat wij als LFE belangrijk vinden in de ontwikkeling van onze mensen. En, niet
geheel onbelangrijk, de klik was er ook gewoon.’

Leerpunten

Toen eenmaal de keuze voor Treams was gemaakt, volgden meerdere sessies over de manier
waarop het alles-in-één Treams platform het beste ingericht en geïmplementeerd kon worden
binnen LFE. Tijdens deze gesprekken ervaarde Isabella al snel de toegevoegde waarde van
Treams. ‘Zelf hadden we bepaalde ideeën over de inrichting, maar Treams heeft ook een
duidelijke visie en veel ervaring. Om bijvoorbeeld als leidinggevende en medewerker het goede
gesprek aan te gaan met elkaar, adviseerde Treams om minimaal een aantal dagen van te voren
de antwoorden met elkaar te laten delen. Wij hebben dit in eerste instantie losgelaten, maar
ervaren nu in de praktijk dat dit wel degelijk helpt bij de voorbereiding en dus ook om een echt
goed gesprek te voeren. Ander leerpunt was dat de leidinggevenden in de tool maar drie vragen
konden stellen. Ook dat zijn we nu aan het uitbreiden.’ De samenwerking met Treams was
gedurende het traject intensief. ‘Ik had wekelijks contact met Luciënne van de Kar. Ook werd onze
ICT-afdeling goed begeleid bij de implementatie van de software. We hebben een superuser
training gehad en toen het platform gereed was voor gebruik, hebben Marlene en ik een kick-off
dag georganiseerd waarbij het Treams platform aan iedereen is geïntroduceerd.’

Eerste ervaring

Sinds het voorjaar van 2023 werkt LFE met het Treams platform. Hoe ervaren de medewerkers
deze nieuwe manier van elkaar feedback geven? Zijn er leerpunten? Marlene: ‘Het platform is
allereerst heel gebruiksvriendelijk. Iedereen binnen LFE, van manager tot magazijnmedewerker,
kan er goed mee werken. Zelf vind ik het platform erg eenvoudig in gebruik. En dat zie ik ook terug
in onze statistieken. Er wordt regelmatig gebruikgemaakt van Treams en de meeste
leidinggevenden loggen wekelijks in. Zo’n 80 procent van de medewerkers heeft inmiddels een
gesprek gevoerd en onderling zijn er 189 complimenten gegeven. Ook mooi om te zien is dat de
helft van onze medewerkers op eigen initiatief al feedback heeft gevraagd aan één of meerdere
collega’s. Het begin is er!’

Hoe nu verder?

Isabella ziet dat een deel van de mensen enthousiast met de feedbacktool aan de slag is gegaan,
een ander deel heeft nog wat extra stimulans nodig. ‘Het is nu aan ons om de mensen daarin
meer te begeleiden. Hierin worden we bijgestaan door Treams. Onlangs ben ik bijvoorbeeld naar
een communitydag van Treams geweest. Erg fijn om via deze weg te sparren met andere
bedrijven. Verder willen we weer een opfrispresentatie geven en zijn we van plan om maandelijks
een interne mailing te sturen met tips & trics. En voor de teamleiders organiseren we deepdive workshops om van elkaar te leren hoe we onze teams kunnen motiveren om het goeie gesprek
met elkaar aan te gaan.’