HR software systemen zijn te onderscheiden in totaaloplossingen en specialistische systemen. HoorayHR is een totaaloplossing. Dat betekent dat je met HoorayHR al je HR administratie kunt regelen. Het is daarmee een gebruiksvriendelijke basis voor je HR zaken. Wil je meer diepgang, ondersteuning en functionaliteiten op bepaalde HR thema’s, dan kun je door middel van koppelingen de specialistische HR software toevoegen. Zo haal je alles wat je nodig hebt uit verschillende software systemen, zonder dat je steeds tijdrovende dubbele handelingen hoeft uit te voeren.
Inhoud van dit artikel
Producten en diensten van HoorayHR
Wat biedt HoorayHR software? Een kort overzicht:
Verlofbeheer: HoorayHR biedt een simpele manier om verlofaanvragen te verwerken en goed te keuren. Medewerkers kunnen via een online portal hun vakantiedagen aanvragen, waarna deze automatisch worden bijgehouden in een centrale verlofkalender. Managers krijgen overzicht en kunnen verlof eenvoudig goed- of afkeuren.
Urenregistratie: Met HoorayHR kunnen medewerkers hun gewerkte uren eenvoudig bijhouden. Deze functionaliteit is vooral handig voor teams die op projectbasis werken of waar flexibele werktijden gebruikelijk zijn
Contractbeheer: Het platform helpt bedrijven bij het opstellen, beheren en verlengen van contracten. Alle documenten worden veilig opgeslagen, en managers krijgen automatisch meldingen wanneer contracten vernieuwd of aangepast moeten worden.
Declaraties: Medewerkers kunnen hun onkosten eenvoudig indienen via het systeem. Deze worden dan door HR of de manager beoordeeld en afgehandeld. Dit stroomlijnt het proces en voorkomt lange wachttijden voor terugbetalingen.
Verzuimbeheer: Het bijhouden van verzuim wordt met HoorayHR een stuk makkelijker. Het systeem registreert ziekmeldingen en geeft overzichtelijke rapportages over verzuimpercentages, zodat bedrijven actie kunnen ondernemen wanneer nodig.
Medewerkerdossiers: HoorayHR biedt een veilige plek voor het beheren van personeelsdossiers, waarin alle relevante gegevens en documenten van medewerkers bewaard worden. Dit zorgt ervoor dat informatie makkelijk toegankelijk is voor HR-managers en dat alles centraal wordt bijgehouden.
HoorayHR is een waardevolle basis voor je HR zaken. Wil je meer inhoud en diepgang, zodat je medewerkers ook in hun dagelijkse praktijk kunt ondersteunen met meer inhoudelijke HR thema’s? Denk dan aan een koppeling met een specialistisch HR systeem zoals Treams voor performance management, talentontwikkeling en engagement. Met Treams kun je bijvoorbeeld laagdrempelig AI functionaliteiten gebruiken die je mensen daadwerkelijk ondersteunen bij het uitwisselen van kwalitatief goede feedback of het opstellen van eenduidige, concrete en haalbare doelen. Een waardevolle aanvulling op HoorayHR!
HoorayHR en Treams: de link snel gelegd?
HoorayHR is een easy to use platform waar je eenvoudig en efficiënt mee uit de voeten kunt. Treams biedt je alles wat je nodig hebt om je mensen en teams te laten floreren. En beide partijen hebben klantenservice heel hoog in het vaandel staan. Een waardevolle én praktische combi die je naadloos op elkaar kunt laten aansluiten!
Wil je meer weten over de integratiemogelijkheden tussen HoorayHR en Treams? We laten je graag zien hoe je die eenvoudig zelf tot stand kunt brengen. Je kunt er hier meer over lezen.
Meer weten over HoorayHR?
Je kunt ons op onze blauwe ogen geloven, maar wil je het zekere voor het onzekere nemen, check dan de reviews, of lees meer over HoorayHR op hun website. En bij vragen staan ze je vast graag te woord. Je vindt hun contactgegevens hier.
Meer weten over Treams?
We horen graag van je! People first organisaties zitten in ons hart en van technologie worden we blij. Samen met onze unieke en actieve klant community maken we ons iedere dag sterk voor organisaties waar je graag wilt werken. Ons product is software, en het echt centraal zetten van mensen is wat ons drijft. Heb je specifieke vragen of wil je vrijblijvend van gedachten wisselen, we denken graag met je mee!
Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief.
Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.
Binnen HR software systemen maken we onderscheid naar HR totaaloplossingen en naar specialistische HR systemen. Afas HRM behoort tot de eerste categorie. Afas HRM is een onderdeel van Afas Software, dat een breed pakket aan bedrijfssoftware ontwikkelt. De HRM-module van Afas biedt bedrijven een oplossing voor personeelsbeheer, gericht op het automatiseren van administratieve taken en het verhogen van de efficiëntie binnen HR-processen.
In Afas HRM regel je dus alle administratie rondom HR zaken. Een specialistisch HR systeem daarentegen ondersteunt je bij meer specifieke en inhoudelijke HR thema’s. Zo is Treams een software oplossing die meer functionaliteiten en diepgang biedt bij performance management, talentontwikkeling en engagement. Met Afas heb je het totaaloverzicht van al je HR zaken. Met Treams heb je de inhoudelijke ondersteuning die je mensen laat floreren. Een waardevolle combinatie dus.
Inhoud van dit artikel
Wat zijn kenmerken van AFAS HRM Software?
Personeelsadministratie AFAS HRM zorgt voor een centraal systeem waarin alle personeelsgegevens kunnen worden bijgehouden, zoals contracten, salarisinformatie, contactgegevens, en verlofdagen. Dit maakt het eenvoudiger om informatie terug te vinden en up-to-date te houden.
Verlof en Verzuim Het systeem biedt uitgebreide functionaliteiten voor het bijhouden van verlof- en verzuimregistratie. Werknemers kunnen hun verlofaanvragen via een online portal indienen, en HR kan het verzuim eenvoudig monitoren en analyseren.
Salarisadministratie AFAS integreert salarisadministratie naadloos met HRM. Hierdoor kunnen salarissen automatisch worden berekend op basis van de meest actuele personeelsinformatie. Dit helpt om handmatige fouten te verminderen en de salarisverwerking te automatiseren.
Self-service portalen AFAS HRM biedt self-service mogelijkheden voor zowel werknemers als managers. Werknemers kunnen via een online portal hun gegevens inzien en wijzigingen doorvoeren, zoals adreswijzigingen, verlofaanvragen en het indienen van declaraties. Managers kunnen personeelsgegevens beheren en rapportages bekijken.
Rapportages en analyses Een krachtig aspect van AFAS HRM is de mogelijkheid om data te analyseren en rapportages te genereren. Bedrijven kunnen via dashboards inzicht krijgen in belangrijke HR-statistieken, zoals ziekteverzuim, personeelsverloop en salarisontwikkelingen.
Wet- en regelgeving AFAS zorgt ervoor dat de HRM-software up-to-date blijft met de Nederlandse wet- en regelgeving rondom personeelsadministratie en salarisverwerking. Dit geeft HR-afdelingen de zekerheid dat hun processen compliant blijven met de laatste eisen.
Integratie met andere modules Een groot voordeel van AFAS HRM is de naadloze integratie met andere modules van AFAS, zoals de financiële administratie en projectmanagement. Hierdoor kunnen HR-processen worden gekoppeld aan bredere bedrijfsprocessen. Daarnaast heeft Afas koppelingen met enkele specialistische HR systemen, waaronder Treams.
Afas en Treams: de link snel gelegd?
AFAS Software wil organisaties inspireren om beter te ondernemen. En daar vinden Treams en Afas elkaar in. Geen tijd verspillen aan onnodige zaken, maar efficiënt en doelgericht bezig zijn met waar het echt om draait: inhoud, kwaliteit en werkplezier! Daar waar Afas ervoor zorgt dat jij de HR basis op orde hebt en houdt, helpt Treams je om je bezig te houden met de kern van HR: het laten floreren van je mensen. Met de software van Treams bied je diepgang en ondersteuning bij performance management, talentontwikkeling en engagement. De link tussen Afas en Treams is snel gelegd. Letterlijk en figuurlijk. Wil je weten hoe dat eruit ziet en wat er voor nodig is? We vertellen je graag meer over de integratie mogelijkheden tussen Afas en Treams.
Meer weten over Afas software?
Wil je weten hoe de ervaringen zijn met Afas? Uiteraard kun je reviews bekijken. Maar wil je weten hoe Afas voor jullie kan werken? Lees meer op hun website en is je interesse gewekt, neem dan even contact met ze op. Ze vertellen je graag meer.
Meer weten over Treams?
Dat is mooi! Software is ons product en people first organisaties zijn onze drijfveer. We bespreken graag wat jouw gedachten of uitdagingen zijn. Met onze uitgebreide en actieve klantcommunity hebben we flinke expertise opgebouwd. Als we ook jou daarmee kunnen ondersteunen, dan doen we dat graag!
Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief.
Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.
Vergelijk de kosten van HR software pakketten. Ontdek welk systeem het best bij jouw organisatie past.
HR software kosten vergelijken 2024
Inhoud van dit artikel
Yes! De kogel is door de kerk en je hebt groen licht om met HR software aan de slag te gaan. Je weet dat HR software jullie gaat helpen en je hebt het MT er ook van overtuigd. Dat was stap 1. Op naar stap 2: het kiezen van de juiste HR software. Je hebt een wensenlijst en je weet wat je budget is. Hoe moeilijk kan het nu zijn om een leverancier te kiezen?
In de praktijk kan het kiezen van HR software een inspannende aangelegenheid zijn. Er komt vaak meer bij kijken dan je op voorhand overziet. Er zijn verschillende soorten HR software, van algemene systemen tot specialistische systemen. Leg je, op het eerste gezicht vergelijkbare systemen naast elkaar, dan kom je erachter dat de functionaliteiten in de praktijk toch echt essentieel anders werken. En je komt erachter dat het vergelijken van tarieven verwarrend is omdat je vaak verschillende kostenstructuren naast elkaar legt.
We begrijpen heel goed hoe lastig het kan zijn om tot een verantwoorde en juiste beslissing te komen. Je wilt geen appels met peren vergelijken. Dus hoe nu verder? We helpen je graag meer wegwijs te worden.
Software systemen in Nederland vergelijken
Een eerste stap die je zet in het kiezen van HR software is het bepalen van het soort systeem. Ga je voor een totaaloplossing of kies je voor specialistische software?
1. Totaaloplossing
Het woord zegt het al: in deze software kun je vrijwel al je administratieve en juridische HR zaken vastleggen. Soms bieden deze systemen ook modules voor meer inhoudelijke HR thema’s. Denk aan recruitment of beoordelingsgesprekken. Een totaaloplossing kan goed klinken; grote stappen, snel thuis. Maar realiseer je wel dat deze oplossingen op specialistische thema’s tekort schieten in vergelijking tot specialistische systemen. Voor thema’s als talentontwikkeling, groeipaden, feedback en doelen zul je meer hebben aan een specialistisch systeem.
2.Specialistisch HR systeem
Een specialistisch HR systeem ondersteunt je bij meer inhoudelijke thema’s. Deze systemen zijn niet alleen bedoeld voor digitale registratie, maar ze helpen je daadwerkelijk om meer diepgang te creëren op de bewuste HR thema’s. Als voorbeeld noemen we een doordachte 360 graden feedback module die je ondersteunt bij talentontwikkeling en loopbaanpaden. Denk ook aan een doelenmodule, waarmee je inzicht creëert in de bijdrage van medewerkers of afdelingen aan organisatiedoelen. Of denk aan een skillsmodule waarmee jij en je medewerkers inzicht krijgen in het werk waarin zij kunnen floreren. Steeds vaker worden deze systemen verrijkt met AI functionaliteiten.
Overigens kunnen systemen vaak aan elkaar gekoppeld worden. In de praktijk worden daarom geregeld combinaties gemaakt van een algemene totaaloplossing en specialistische systemen. Door de koppeling worden bepaalde data automatisch van het ene systeem overgenomen in het andere. Dat scheelt dubbele administratieve handelingen.
Naast de keuze voor een totaaloplossing, een specialistisch HR systeem, of een combinatie van beide middels een koppeling, kom je nog andere soorten software tegen.
1. Open source versus Closed source HR software
In je verkenning zul je ook de begrippen ‘open source’ en ‘closed source’ tegenkomen. Het verschil zit hem in de rechten die de software je geeft om zelf met de broncode aan de slag te gaan. Bij ‘open source’ software krijg je de beschikbaarheid over de broncode. Vergelijk het met het recept van een uniek gerecht. Je kunt het aanpassen naar wens, maar daar staat in de regel tegenover dat je die aanpassingen openbaar maakt. Het werken met ‘open source’ software vergt expertise. Dit soort software is dus alleen te overwegen als je zelf die expertise aan boord hebt, of als je het budget hebt om deze in te huren.
Bij ‘closed source’ software krijg je geen toegang tot de broncode van de software. Om de vergelijking met het recept weer te hanteren: je kunt terecht in het restaurant en je kunt er eten, maar je krijgt geen recept. Het voordeel is dat je meelift op de verbeterslagen die gemaakt worden. Je hoeft je niet druk te maken om hiccups. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt bij de leverancier. Het nadeel is dat je je wensen zelden voor de volle 100% terug zult zien in de software. Het is generieke software die voor alle klanten van de software moet werken. Daar staat tegenover dat je ook profiteert van ontwikkelingen waar je zelf misschien nog niet eens over had nagedacht.
2. Saas of ‘On Premise’
Waar vroeger de meeste software ‘On premise’ was, heeft ‘SaaS’ de laatste jaren een enorme vlucht genomen. ‘On premise’ betekent dat de software is geïnstalleerd op servers in beheer van de organisatie zelf. De verantwoordelijkheid van alles wat daarmee te maken heeft ligt dus ook bij de organisatie. Denk niet alleen aan IT infrastructuur, maar ook aan privacy en security zaken. Werk je met ‘On Premise’ software, dan heb je dus ook de expertise en faciliteiten nodig om het te ondersteunen. Dat kost geld en is dus een belangrijke overweging als het om budget gaat. Tegenwoordig zien we ‘On Premise’ software vooral nog bij organisaties die met heel gevoelige en vertrouwelijke data werken. Zij willen de touwtjes volledig zelf in handen hebben als het gaat om security en privacy.
‘SaaS’ is een afkorting voor ‘Software as a Service’. De leverancier ontwikkelt de software en is verantwoordelijk voor de hele IT infrastructuur en de servers waarop de software is geïnstalleerd. De leverancier levert de software daarom niet zozeer als een product, maar als een dienst. Je maakt er als klant gebruik van. Het voordeel van een ‘SaaS’ oplossing is dat je beduidend minder kopzorgen en kosten hebt omdat ontwikkeling en onderhoud bij de leverancier liggen. Een bijkomend voordeel is dat je kosten daarom meer voorspelbaar en beheersbaar zijn.
Kosten vergelijken: waar moet je op letten?
Je hebt waarschijnlijk al gemerkt dat de verschillende soorten software ook verschillende consequenties hebben voor je budget. Het maakt nogal uit of je software inhouse ontwikkelt en onderhoudt, of dat je een maandelijkse licentie bij een externe leverancier afneemt. Word je zelf verantwoordelijk als organisatie voor de software, dan zul je vooral ook je interne kosten in kaart moeten brengen. Denk daarbij sowieso aan de volgende kosten:
Software developers: je hebt expertise inhouse nodig voor de ontwikkeling, hosting, onderhoud. Dit betekent dus extra personeelskosten met alles wat daarbij komt kijken.
IT infrastructuur: je bent zelf verantwoordelijk voor de hele infrastructuur die bij de software komt kijken. De kosten die dit met zich meebrengt betreffen niet alleen de technische kant, maar ook de personeelskant.
Kies je voor externe inhuur? Neem dan ook de kosten en risico’s in je berekening mee bij gebrek aan continuïteit en voor overdracht bij de inhuur van flexibele krachten.
Kans op downtime? De oplossing moet je zelf aandragen. Welke risico’s brengt eventuele downtime mee voor je organisatie?
Security en Privacy: een belangrijke reden om voor software in eigen beheer te kiezen is het thema Security en Privacy. Dit thema zal zwaar wegen en heeft ook weer consequenties voor je kosten. Het grijpt terug op zowel je personeelskosten (juridische zaken, IT en development, verantwoording en communicatie) als op de technische IT en development kant.
Kies je voor een externe leverancier middels een ‘closed source’, SaaS oplossing, dan weet je wat je krijgt en wat je gaat betalen. Dit is de meest voorspelbare en beheersbare keuze als het om je budget gaat. De kosten, zoals hierboven besproken, liggen vooral bij de leverancier. Als organisatie zelf zul je met name de leverancier op voorhand moeten controleren, bijvoorbeeld op (ISO)certificeringen, en je zult contracten moeten sluiten die waterdicht zijn. Let daarbij ook op de verwerkersovereenkomsten en de SLA’s (Service Level Agreements).
Prijsmodellen in Nederland
Ga je software afnemen van een leverancier, dan komen we een aantal prijsmodellen tegen. We noemen de meest voorkomende:
1.Licentie
De meeste leveranciers werken met een licentiemodel. Dat wil zeggen dat je gebruik maakt van de software van de leverancier voor een bepaalde periode, tegen een bepaald, periodiek terugkerend bedrag. Contracten worden meestal voor minimaal een of twee jaar afgesloten en betalingen vinden meestal maandelijks, per kwartaal of jaarlijks plaats. Hoe langer de contractduur (hoe meer jaren je op voorhand afspreekt), hoe lager de prijs. En betaal je niet maandelijks, maar een langere periode ineens (jaarlijkse facturatie bijvoorbeeld) dan ben je vaak iets goedkoper uit.
2.‘Perpetual’ licentie (eeuwigdurende licentie)
Deze licentievorm lijkt het meest op het ‘kopen’ van de software. Je betaalt een bedrag, waarmee je het voortdurende recht krijgt om de software te gebruiken. Het gaat hier vrijwel altijd om een On Premise constructie. Houd goed in de gaten wat wordt afgesproken over updates en onderhoud. In de meeste gevallen ligt dit bij de licentiehouder ( de ‘koper’) en niet bij de leverancier. Je ROI zal op den duur waarschijnlijk het hoogst zijn bij een perpetual licentie, maar het vergt een heel flinke, initiële investering en voortdurende personeelskosten voor IT, development, security en compliancy.
3.Afkoopmodel
In sommige gevallen is het mogelijk om een afkoopmodel overeen te komen. Dit is een gewone licentie, waarbij wordt afgeweken van het reguliere tarief. Op voorhand wordt het jaarlijks gebruik ingeschat. De afnemer betaalt een jaarlicentie vooruit en krijgt daarvoor een lager tarief. Soms wordt na afloop van het jaar het daadwerkelijke gebruik geverifieerd en eventueel verrekend. Hierover worden op voorhand afspraken gemaakt. Dit model komen we minder vaak tegen en het is slechts bij enkele leveranciers relevant.
Factoren die het licentietarief beïnvloeden
Er zijn verschillende factoren die de hoogte van de licentie beïnvloeden. We noemen de belangrijkste:
Pakketkeuze: vaak wordt er een aantal pakketten aangeboden. Van een basis-, of instappakket tot een PRO of enterprise pakket. Het verschil zit hem in het aantal modules of functionaliteiten dat je binnen het pakket krijgt. Hoe uitgebreider de mogelijkheden, hoe hoger de pakketprijs. Bekijk de pakketten goed en anticipeer op de toekomst. AI functionaliteiten worden bijvoorbeeld steeds belangrijker en gebruikelijker. De overstap naar een pakket dat deze AI functionaliteiten biedt kan op (korte) termijn een wens worden. Check ook hoe de leverancier omgaat met nieuw ontwikkelde functionaliteiten binnen je huidige pakket. Voorkom daarmee opgelegde, toekomstige budgetoverschrijdingen.
Aantal gebruikers: het aantal gebruikers is een belangrijke factor voor het tarief van de licentie. Hoe hoger het aantal gebruikers, hoe lager de prijs per gebruiker. Het komt erop neer dat je totale licentietarief met meer gebruikers hoger wordt, maar het relatieve bedrag per gebruiker wordt lager. Meestal wordt in deze structuur met staffels gewerkt. Let er op bij de bepaling van je tarief, dat de staffels meestal ‘gestapeld’ worden. Dat betekent dat het lagere tarief per gebruiker pas gaat gelden binnen een volgende staffel, en dus niet eveneens geldt voor alle gebruikers die in lagere staffels vallen.
Aantal rollen: niet iedereen zal dezelfde rechten hebben om met de software te werken. Een reguliere medewerker zal minder, of andere, rechten nodig hebben dan een manager. En een HR manager zal ook weer andere, of aanvullende rechten hebben. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot de data en analytics. Een admin (dat is de beheerder) heeft over het algemeen de meest uitgebreide rechten, maar ook daar kunnen weer specifieke beperkingen op zitten. Het kan voorkomen dat specifieke rollen zijn gelinkt aan de eerder genoemde pakketten. En daarmee aan de licentieprijs.
Modules of functionaliteiten: in de meeste gevallen zijn aanvullende modules of functionaliteiten gekoppeld aan een pakket. Dit is niet altijd het geval. Bij sterk gemoduleerde software kunnen soms verschillende combinaties van modules gemaakt worden die van invloed zijn op de licentieprijs.
Bijkomende kosten
We vatten het nog even samen: bij het bepalen van je keuze voor een leverancier heb je nu, grofweg, de volgende zaken in je kostenoverwegingen meegenomen:
Een HR totaaloplossing, specialistische HR software of een combinatie van beide
HR software in eigen beheer of een externe leverancier
Je vereiste en gewenste functionaliteiten
Het aantal gebruikers en rollen
De duur van het contract
Je kunt nu al gemakkelijker leveranciers met vergelijkbare software naast elkaar gaan leggen. Maar om een uiteindelijke keuze te maken zul je in je kostenoverweging ook de bijkomende kosten mee moeten nemen. We noemen de belangrijkste.
Implementatiekosten
Je keuze voor interne HR software ontwikkeling of een samenwerking met een externe leverancier is natuurlijk sterk bepalend voor hoe een implementatietraject eruit ziet. In het eerste geval heb je dit, als het goed is, al meegenomen in je kostenoverwegingen. Was je nog niet zover, dan is dit het moment om daar aandacht voor te hebben.
Kies je voor een samenwerking met een externe partij, verwacht dan niet dat de software met een druk op de knop gelijk door jullie gebruikt kan worden. Schrik niet. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Maar de software moet wel worden ingericht naar jullie behoefte en wens en jullie data zullen moeten worden ingevoerd. De inrichting is over het algemeen niet heel complex. Vaak kan een organisatie dat zelf. Maar dat is niet altijd het geval. Check dit goed voordat je een definitieve keuze maakt voor een leverancier.
In veel gevallen worden er online instructies gegeven waarmee je zelf vooruit kunt met de inrichting. Er is meestal ook de optie van persoonlijke begeleiding. Dit helpt je meer op weg en is over het algemeen aan te raden. Vervolgens is het meestal mogelijk dat de leverancier de inrichting voor je uitvoert. In enkele gevallen is dat zelfs de enige optie. Dat is veelal afhankelijk van de complexiteit van de software en de mate van maatwerk. Bedenk dat voor niets de zon op gaat. Hoe meer je zelf doet, hoe goedkoper het zal zijn. Maar bedenk ook dat goedkoop soms duurkoop is. Dat is hier niet anders.
Het is overigens wel raadzaam om zelf vertrouwd te raken met het systeem. Als je ‘de achterkant’ beheert, ben je minder afhankelijk van de leverancier en kun je zelf sneller wijzigingen doorvoeren.
Het invoeren van je data, denk aan medewerkersgegevens, kan handmatig, maar afhankelijk van de data en de software is een import vanuit bijvoorbeeld Excel ook vaak mogelijk. Import via een koppeling met andere systemen is ook meestal mogelijk. Hierover straks meer.
Houd dus in je vergelijking van tarieven rekening met factoren als
jullie eigen tijdsinvestering
persoonlijke begeleiding door de leverancier
afhankelijkheid van de leverancier voor toekomstige handelingen
Trainingen
We gaven al aan dat het raadzaam is om zelf de achterkant van het systeem te kunnen beheren. Eigenlijk leent alle HR software zich daar in meer of mindere mate toe. Je doet er goed aan om af te stemmen met de leverancier van je keuze, of je trainingen moet volgen. Denk aan trainingen voor de beheerkant van de software (de ‘achterkant’), maar ook trainingen voor het gebruik van de software op de werkvloer. Is de software intuïtief, zijn er online instructies, of moeten gebruikers vooraf een training volgen?
Aan trainingen zijn vaak kosten verbonden, dus check dit vooraf bij de leverancier.
Bij veruit de meeste leveranciers zijn trainingen gericht op het werken met de software. Een enkele partij, zoals Treams, gaat verder dan dat. Er wordt dan niet alleen gelet op het werken met de software, maar ook op het effect ervan binnen de organisatie. Software is niet een doel op zich, het is een middel om een doel te bereiken. We nemen als voorbeeld tooling voor feedback. Met een tool kun je het werken met feedback faciliteren. Maar stel dat binnen de organisatie geen veilig klimaat wordt ervaren, of dat mensen geen idee hebben hoe ze met feedback om moeten gaan. Dan is een feedback tool niet direct de ultieme oplossing. Er is meer voor nodig om mensen in beweging te krijgen. Treams biedt ook daarvoor workshops en trainingen. Ze richten zich niet alleen op implementatie, maar ook op adoptie van de software. Richt je dus bij je keuze niet alleen op de software, maar anticipeer ook op hoe je met de software het gewenste effect gaat bereiken.
Support
In de meeste gevallen is er een support afdeling bij de leverancier. Support is van onschatbare waarde als het gaat om de gebruikerservaring met de software. Support kan worden geleverd in de vorm van een chatbot, FAQ’s, een online community, of een supportmedewerker. Vormen van persoonlijke support zijn soms inbegrepen in de licentieprijs, maar soms zijn er kosten aan verbonden. En vaak is er onderscheid naar support opties voor gebruikers en support opties voor beheerders. In dat laatste geval wordt er bijvoorbeeld gewerkt met een soort ‘strippenkaart’ waarmee je support uren afneemt. In de regel betreft de support in die gevallen de meer technische vragen. Zijn er hiccups in de software, dan ligt de verantwoordelijkheid uiteraard bij de leverancier zelf.
In dit kader is ook de klantcommunity van Treams interessant om te noemen. In de online klantcommunity worden allerlei tips, best practices, templates en ervaringen gedeeld. Naast reguliere support en Ask me Anything sessies, kunnen klanten ook hun specifieke, inhoudelijke HR vraagstukken voorleggen. Organisaties kunnen zo ook van elkaar leren en dat scheelt heel wat wielen die niet opnieuw uitgevonden hoeven te worden.
Koppelingen met andere systemen
Eerder spraken we al over de mogelijkheid van een koppeling met een ander HR softwaresysteem binnen de organisatie. Een dergelijke koppeling zorgt ervoor dat data van het ene systeem automatisch worden overgenomen in het andere systeem. Veel HR systemen hebben onderlinge, generieke koppelingen al gemaakt. Check dus altijd of een dergelijke koppeling al bestaat en hoe de precieze werking is. Maar ook als een koppeling nog niet bestaat, dan is die in veel gevallen te maken. Beide leveranciers van de HR systemen moeten daar aan mee willen werken.
Wil je met koppelingen werken, check dan of er eenmalige implementatiekosten worden gerekend en of dat er terugkerende kosten zijn voor het onderhoud van de koppeling.
Kosten: koste wat het kost?
De kosten zullen een belangrijke overweging vormen in je keuze voor HR software. Niemand zal de impact van kosten onderschatten. Maar de impact van een verkeerde software keuze is minstens zo groot. De impliciete kosten die daarmee gepaard gaan zijn lastiger in een business case te vatten, maar daarmee niet minder ernstig. Zoals gezegd: software is uiteindelijk geen doel op zich, maar een middel om je doel te bereiken.
Ons advies is dan ook om software te kiezen die nu en in de toekomst bij jullie past en die jullie daadwerkelijk ondersteunt. Kies een leverancier of partner die ook gewoon ‘goed voelt’ en ga voor een duurzame relatie.
Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 15 september 2024 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Technology Advice, People HR, Tech.co, SPD load.
Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.
Meer weten?Verken alle mogelijkheden en word een onvergetelijke werkgever met Treams!
Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief.
Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.
Ontdek gratis HR software. Bekijk hier welke systemen er beschikbaar zijn en hoe je ze gebruikt. Leer alles over gratis HR software.
Gratis HR software
Inhoud van dit artikel
HR software is onmisbaar in elke professionele organisatie. Je kunt natuurlijk nog veel handmatig doen, maar streef je zelfs maar een beetje efficiëntie na, dan kijk je verder. Je komt er dan al snel achter dat de zoektocht naar passende HR software ingewikkeld is.
Er zijn heel veel verschillende aanbieders van HR systemen. Van totaaloplossingen voor al je HR vraagstukken, tot specialistische HR systemen die specifieke HR thema’s ondersteunen.
Er zijn veel verschillende soorten software. Enkele voorbeelden zijn Open Source vs Closed Source en SaaS vs On Premise software. De gemiddelde HR manager is sterk in zijn of haar HR vakgebied. Kennis van software is over het algemeen geen veld van expertise.
En dan komen daarbij nog de verschillende kosten en tariefstructuren bij kijken. Je komt ook mogelijkheden voor gratis software tegen.
Gratis software is natuurlijk aantrekkelijk en zal je in eerste instantie aanspreken. Maar voor niets gaat de zon op. De vraag welk addertje er onder het gras steekt, komt misschien bij je op. We geven je daarom meer inzicht in de achtergrond en valkuilen van gratis HR software. We helpen je graag de eerste, stevige stappen te maken in het moeras dat HR software op het eerste gezicht kan zijn.
HR systemen: totaaloplossing vs specialistische ondersteuning
Voordat we je meenemen in de verschillende soorten software en de voor- en nadelen van gratis software raden we je aan om stil te staan bij het doel van je HR software. Welk probleem heb je opgelost als je met de HR software gaat werken? Welke wensen voor de toekomst kun je nu al in kaart brengen en meenemen in je keuze?
In HR systemen kun je grofweg onderscheid maken tussen:
Totaaloplossingen: deze HR systemen kun je zien als een digitaal personeelsdossier waar je al je administratieve en juridische zaken mee kunt regelen. Denk daarbij aan salarisadministratie, verzuim, verlof, payroll management en contractuele zaken. Soms bieden deze HR systemen ook ondersteuning op meer specifieke HR thema’s zoals recruitment, persoonlijke ontwikkeling en de HR gesprekscyclus. In de regel schieten deze systemen echter tekort op die specifieke thema’s, ten opzichte van de specialistische HR systemen.
Specialistische HR systemen: deze systemen ondersteunen je bij specifieke HR thema’s. Enkele voorbeelden van die HR thema’s zijn performance management, talentontwikkeling, medewerkerstevredenheid en -betrokkenheid. Deze systemen bieden functionaliteiten waarmee je beduidend meer diepgang op die HR thema’s kunt bieden aan je mensen. Daarnaast geven de analytics waardevolle inzichten voor HR en management. Overigens is het goed te weten dat deze specialistische HR systemen veelal gekoppeld kunnen worden aan de meer algemene HR totaaloplossingen. Daarmee omzeil je tijdrovende, dubbele, administratieve handelingen en inlog issues terwijl je wel per thema de inhoudelijke diepgang en praktische ondersteuning biedt.
Zit je nog in een sterk oriënterende fase en heb je geen goed beeld bij het soort HR systeem dat je wilt? Lees dan het stappenplan dat je helpt om daarin een keuze te maken.
Heb je wel al een duidelijker beeld bij het doel dat de HR software moet dienen, dan is de volgende vraag welke soort software het beste bij jullie past. Inzicht in de verschillen is belangrijk omdat het consequenties heeft voor je budget.
Welke soorten HR software zijn er?
Software is voor de meesten van ons ‘een systeem dat je digitale programma’s biedt’. En dat klopt. Net zoals een ‘auto’ voor velen van ons gewoon een vervoermiddel met vier wielen en een stuur is. Maar hoe meer verstand je hebt van auto’s, hoe beter je je keuze kunt maken. Ook in verhouding tot het kostenaspect. Niet alleen de prijs speelt een rol, maar ook de motorrijtuigenbelasting, onderhoud en reparaties. Je zult ook letten op eventuele garanties. En misschien is het leasen van een auto wel de beste oplossing. Zeker als je er verder geen omkijken naar wilt hebben.
Ook bij de keuze voor software kom je meer opties tegen. Zonder er een al te technisch verhaal van te maken, nemen we je mee in de belangrijkste overwegingen die je tegen gaat komen. We belichten daarbij ook de, soms verborgen, kosten die erbij komen kijken. En we bespreken de voor- en nadelen van gratis software.
Open Source HR Software
Open Source HR software is software waarvan de broncode wordt vrijgegeven. De broncode bij software kun je vergelijken met een (vaak ingewikkeld) recept bij het koken van een gerecht. Zonder recept kun je het gerecht niet maken. Zonder broncode kun je de specifieke software evenmin bouwen.
De broncode is openbaar en beschikbaar voor iedereen. Dat wil niet zeggen dat het altijd gratis is. Vaak betaal je wel gewoon voor de licentie. Het voordeel van Open Source is dat iedereen bij kan dragen aan optimalisatie van de software. Door de bijdragen van een hele community zullen ook eventuele hiccups eerder aan het licht komen. Een bijkomend voordeel voor de individuele gebruiker is dat de software helemaal naar eigen wens kan worden aangepast.
Een nadeel is dat je gedegen software kennis in huis moet hebben om met deze software te werken. Je kunt hier natuurlijk ook een deskundige partner voor inschakelen. Een overweging zal dus zijn of je die expertise in huis hebt, wat de arbeidskosten inhouden of wat de inhuur van een externe partner gaat kosten.
Open Source HR software wordt onder licentie gebruikt, waarbij wordt vastgelegd wat wel en niet is toegestaan in relatie tot de broncode. In de licentie wordt ook bepaald in hoeverre er openbaarheid van jouw gebruik van de broncode is vereist. Om de vergelijking met het recept weer te maken: je krijgt het recept en mag er je eigen ingrediënten aan toevoegen, verhoudingen aanpassen enzovoort. Afhankelijk van de licentie met de chef kok moet je jouw eigen versie van het recept al dan niet openbaar maken.
Enkele voorbeelden van Open Source HR software systemen zijn:
Odoo (HR totaaloplossing)
Orange HRM (HR totaaloplossing)
WordPress HRM plugins (WordPress is een veel gebruikte Open Source website builder met heel veel additionele opties: plugins. Heb je een WordPress website, dan kun je die eens verkennen.)
HR Software Closed Source
Bij Closed Source software wordt de broncode (het recept) niet vrijgegeven. Het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid liggen bij de organisatie die de software ontwikkelt. Het voordeel is dat je je niet hoeft bezig te houden met het oplossen van hiccups en de doorontwikkeling van functionaliteiten. Dat ligt bij de eigenaar. Je maakt van tevoren prijsafspraken en je budget blijft daarmee voorspelbaar en beheersbaar.
Een bijkomend voordeel is dat de software met een doelgroep in het achterhoofd is ontwikkeld en al oplossingen biedt voor jouw vraagstuk. Het nadeel is dat je de software mogelijk niet voor de volle 100% tegemoetkomt aan jouw wensen.
Voorbeelden van Closed Source HR software systemen zijn:
Treams (Specialistische HR software)
Dialog (Specialistische HR software)
Learned (Specialistische HR software)
Om het je gemakkelijker te maken hebben we vast een vergelijking van onder andere deze drie leveranciers gemaakt.
Software as a Service (SaaS)
Een ander onderscheid dat je tegen gaat komen is enerzijds Software as a Service (Saas) en anderzijds Software on Premise.
Een SaaS oplossing is software die je als een dienst afneemt. Dat wil zeggen dat je het gebruik van de software afneemt. De software staat dus niet op jouw eigen eigen server. Het enige dat je nodig hebt om gebruik te maken van SaaS is uiteraard een internetverbinding en een apparaat om het te ontsluiten, zoals een laptop. Groot voordeel is dat je zelf niet verantwoordelijk bent voor de hele IT infrastructuur die bij de software komt kijken. Dat ligt allemaal niet bij jou, maar bij de leverancier van de SaaS oplossing. De kosten van het gebruik van een SaaS licentie zijn dus voorspelbaar en beheersbaar.
Een nadeel kan zijn dat je afhankelijk bent van de security regels en naleving daarvan bij de SaaS leverancier. Zorg daarom dat je met een ISO 27001 gecertificeerde partij werkt en check hun Service Level Agreement voor Privacy en Security.
De hierboven genoemde voorbeelden van Closed Source HR Software, namelijk Treams, Dialog en Learned, zijn alle drie SaaS oplossingen.
Software on Premise
Software on Premise is downloadable software die bij een bedrijf zelf is geïnstalleerd. Het beheer van de software ligt bij het bedrijf zelf. De software draait op de eigen servers. Het gebruik van deze software vergt dus een hoge mate van expertise. Vaak is dit voor kleinere organisaties geen praktische oplossing. De kosten voor beheer en onderhoud zijn relatief hoog.
Software on Premise lijkt dus vanuit kostenoverweging en de vereiste IT expertise alleen geschikt voor grote organisaties. Maar werk je internationaal, dan zul je ook IT-ers in dienst moeten hebben die 24/7 problemen met downtime direct kunnen oplossen. Voldoende argumenten om de keuze voor On Premise goed te overwegen.
Waar On Premise tot een jaar of 20 geleden nog de meest voorkomende software was, is het inmiddels flink ingehaald door SaaS.
Kostenoverwegingen samengevat
Je weet nu wat meer over de soorten HR software die je tegen kunt komen in je zoektocht. Samenvattend heb je jezelf antwoord gegeven op de volgende vragen:
Wil ik een HR totaaloplossing of een specialistisch HR systeem?
Wil ik koppelingen tussen systemen?
Wil ik een Open Source of een Closed Source oplossing?
Wil ik een SaaS oplossing of een On Premise oplossing?
Je zult hebben gemerkt dat bij de antwoorden op deze vragen je budget een belangrijke rol speelt. Dit is mogelijk zelfs een van de belangrijkste criteria in het bepalen van je keuze. Je bent je er nu van bewust dat je niet alleen de prijzen van verschillende HR software systemen moet vergelijken, maar ook rekening moet houden met de bijkomende kosten van het onderhoud en beheer van de software. Denk daarbij aan de kosten voor werving, selectie en salarissen van een IT afdeling, arbeidstijd voor onderhoud en beheer, eventueel bij externe inhuur, de kosten van inactiviteit bij downtime (je kunt niet werken als het systeem plat ligt).
Gratis HR software
Eerder gaven we al aan dat je gratis software tegen gaat komen in je zoektocht. Dit lijkt heel aantrekkelijk. En misschien is het dat ook wel voor jullie. Maar om te voorkomen dat goedkoop uiteindelijk duurkoop wordt, nemen we je graag mee in de valkuilen.
Gratis alternatieven voor HR Software
Bestaande templates
Een aantal alternatieven heb je misschien al overwogen. Voorbeelden van bestaande templates zijn Notion Templates, Jotform Templates en Etsy Templates. Wat je met deze templates bereikt is dat je de hard copy formulieren waar je nu misschien mee werkt, digitaliseert. Voor plannings- of administratieve boekhoudkundige zaken misschien enigszins afdoende. Maar realiseer je dat dit geen HR software is voor een degelijke, inhoudelijke en veilige ondersteuning van je HR beleid.
Word, Excel en Google documenten
Hoewel niet echt helemaal gratis, kun je ook denken aan Word of Excel documenten om je operationele HR zaken te ondersteunen. Je betaalt al voor je Google of Microsoft licentie. Daarmee heb je toegang tot verschillende ondersteunende documenten en templates. Je kunt gebruik maken van bestaande templates voor bijvoorbeeld Payroll, online calculators, planning van roosters enzovoort. Je leest meer over de mogelijkheden op Vertex42.
Met Excel of Google sheets kun je ook zelf templates bouwen die bij jullie passen. Vrijwel iedereen heeft ervaring met het werken ermee. De leercurve is dus relatief vlak. Om een goed template te bouwen heb je wel een Excel wizard nodig. Realiseer je ook dat je afhankelijk wordt van de expertise van die persoon. Tijdens vakanties, of bij het vertrek van die persoon, kan dat problemen opleveren.
Valkuilen:
Het werken met Excel of Google sheets is foutgevoelig. Een menselijk fout is snel gemaakt. Werk je met veel formules, koppelingen of filters, dan is het bijvoorbeeld vaak lastig om de fout te achterhalen en te herstellen.
Wil je aanpassingen maken in het template, dan moet je dit in het bronbestand doen. Het gebeurt al snel dat mensen zelf aanpassingen maken in eigen versies. Je raakt zo het overzicht kwijt en de data kloppen niet meer.
Excel bestanden kunnen doorgemaild worden en de beveiliging is daarom niet altijd gegarandeerd.
Groeit je organisatie of heb je behoefte aan meer functionaliteiten, dan loop je tegen de grenzen van Excel aan. Aan de ene kant lijkt Excel heel eenvoudig (en dat is het ook), maar wil je iets meer, dan stijgt de complexiteit exponentieel.
Excel is een bestand waarin je data invult. En hoe handig dat soms ook kan zijn, dat is wel ook de beperking. HR software daarentegen is een leidend systeem waar je veel meer mee kunt. Denk aan AI functionaliteit, het actief activeren van processen, het aan elkaar koppelen van data waardoor nieuwe inzichten ontstaan, hoge mate van interactiviteit, centrale opslag van verschillende data, email notificaties enzovoort.
Je kunt geen specifieke functie rollen toekennen in Excel, of vergelijkbaar bestand. De behoeften van een HR manager, operationeel manager, coach, medewerker of beheerder zijn specifiek en kennen andere toestemmmingsrechten. In HR software is dit vaak wel in te regelen.
Je kunt Excel bestanden niet automatisch koppelen aan andere HR software systemen. Dit betekent dat je aanpassingen in je personeelsbestand dubbel in alle systemen moet uitvoeren.
Bedenk welk signaal je wilt uitstralen naar je medewerkers. Excel kan soms wat houtje-touwtje zijn. Daarmee geef je een signaal af aan je mensen. Werk je met professionele HR software, dan geef je daarmee tegelijk aan hoe belangrijk je het vindt.
Is gratis ook echt gratis?
Ben je tot de conclusie gekomen dat je met HR software wilt werken, maar je hebt een beperkt, of geen, budget? Er zijn gratis versies van HR systemen. Deze systemen zijn overigens geen specialistische HR software voor performance management en talentontwikkeling zoals Treams dat is. Maar misschien voldoet het wel aan jouw specifieke vraag. We noemen er een paar:
Deel (voor payroll, HR administratief en compliance)
Remote (gratis versie voor HR administratieve taken)
Monday (HR projectmanagement)
Gratis is natuurlijk aantrekkelijk. Maar ook hier geldt: voor niets gaat de zon op. Hou daarom rekening met de volgende valkuilen.
Valkuilen:
Je krijgt gratis toegang tot een beperkt aantal functionaliteiten. In de praktijk merk je dat je meer nodig hebt. Je hebt je data dan al ingevoerd en je tijd erin geïnvesteerd. Voor meer functionaliteiten moet je (vaak fors) gaan betalen.
Je krijgt gratis toegang voor een beperkt aantal medewerkers. Wil je het team uitbreiden, dan ga je (vaak fors) betalen. Hoe meer mensen je HR software gebruiken binnen je organisatie, hoe groter het gebruiksgemak dat je ervan hebt. Je hebt immers alle data centraal en kunt analytics gaan benutten. Realiseer je dus wel dat je daar uiteindelijk flink meer voor gaat betalen.
Data is het nieuwe goud. Is een HR systeem echt gratis, kijk dan heel goed naar GDPR en security. Zijn je gegevens veilig? Met welke andere partijen worden jouw data gedeeld? Is het bedrijf ISO 27001 gecertificeerd? Allemaal zaken om nauwlettend in de gaten te houden.
Wordt de software goed onderhouden? Wat staat daarover vastgelegd in de Service Level Agreement van de leverancier?
Worden er advertenties getoond? Sommige gratis software heeft als verdienmodel het vertonen van advertenties. Realiseer je goed of je dat wilt voor je mensen. En vraag je ook af hoe de doelgroep van de advertenties wordt bepaald. Met andere woorden: wat geef je prijs van jouw data?
Al met al genoeg redenen om niet overhaast te zwichten voor gratis software.
Gratis proefversie
Tot slot zijn er nog gratis proefversies van HR software. Hiermee kun je een eerste indruk krijgen van de look and feel, het gebruiksgemak en de functionaliteiten. Om Treams als voorbeeld te nemen: tijdens een proefperiode kun je, onder andere, snuffelen aan de AI functionaliteit bij het stellen van doelen of het werken met feedback. Je hebt mogelijk nog geen ervaring met dit soort opties. Het biedt een zee aan mogelijkheden. Het zijn concrete oplossingen van vraagstukken waar je nu misschien tegenaan loopt.
Een gratis proefversie kan je dus waardevolle inzichten bieden. Realiseer je wel dat je vaak in een lege omgeving werkt, terwijl de software meestal juist optimaal werkt als er voldoende data zijn ingevoerd. Een gratis proefversie is dus echt een tipje van de sluier en niet meer dan dat.
In veel gevallen kan een gratis proefomgeving worden omgezet in een daadwerkelijke omgeving voor jouw organisatie. Je krijgt dan toegang tot alle functionaliteiten die passen bij de licentie die je hebt gekozen. Check voordat je start met een proefperiode of dit zo werkt bij de betreffende leverancier. Voorkom daarmee dat je met een vervuilde trial gaat werken waarin je herstelwerk moet verrichten.
Een proefperiode is overigens ook een tijd waarin je de leverancier zelf beter leert kennen. In een duurzame samenwerking is de match met de organisatie waarmee je werkt ook belangrijk. Passen jullie bij elkaar? Hoe ziet een implementatietraject eruit? Welke diensten biedt de leverancier, buiten alleen de software, verder aan? Neem ook dit mee in je keuze.
Meer weten?Verken alle mogelijkheden en word een onvergetelijke werkgever met Treams!
Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 16 september 2024 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: SourceForge, Capterra, Vertex42, People managing People. Heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.
Wij zijn Treams 👋
Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief.
Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.
Vergelijk de beste HR software voor 2024. Bekijk hier welk systeem het beste past. HR systemen zoals Treams, Dialog, Learned, Welder, Leapsome en Teampeak.
HR software vergelijken 2024
Inhoud van dit artikel
HR software is niet meer weg te denken uit organisaties. Vroeger werden HR systemen vooral gebruikt om efficiëntie te bereiken. Het werken met Word documenten of Excel formats kon beter. Met HR software kon iedereen eenvoudiger en sneller data registreren, vinden en monitoren.
Tegenwoordig zijn HR systemen daarnaast onmisbaar door alle aanvullende functionaliteiten die ze bieden. We noemen er een paar:
360 graden feedback
doelen alignment
onderlinge interactie
vlootschouw of talent review
medewerkertevredenheid
analytics
en natuurlijk AI
Deze aanvullende functionaliteiten bieden veel waardevolle mogelijkheden. Een HR systeem helpt je niet alleen als tool om data bij te houden. Het helpt je tegenwoordig ook om je HR beleid in de praktijk toe te passen.
Welke HR systemen zijn er?
Het begrip HR systeem is veelomvattend. Er is HR software voor salarisadministratie, juridische en administratieve personeelszaken, recruitment, selectie en nog veel meer.
Het soort HR systeem dat als digitaal personeelsdossier dient, wordt ook wel HRIS (Human Resource Information System) genoemd. Voorbeelden daarvan zijn Humanwave en Workday en Personio.
Daarnaast zijn er HR systemen die een meer specialistische insteek hebben. Deze HR systemen ondersteunen vooral bij specifieke HR thema’s. Als voorbeeld noemen we het thema recruitment, dat vaak ondersteund wordt met een ATS (applicant tracking system).
In de praktijk zul je een keuze moeten maken in wat je echt belangrijk vindt. We geven je enkele overwegingen zodat je de beste keuze maakt.
Tips
Je kiest voor een HR systeem waar je alles mee kunt doen. Het voordeel is dat je veel HR zaken kunt regelen in één systeem. Bovendien heb je met maar een leverancier te maken. Of hooguit twee als je ook met een implementatiepartner werkt. Het nadeel is dat je van alles misschien wel wat hebt, maar niet voldoende. Je levert eigenlijk altijd in op diepgang per HR thema.
Je kiest voor specialistische HR systemen. Het voordeel is dat je de HR thema’s die voor jou belangrijk zijn echt goed kunt ondersteunen. Wil je als werkgever uitblinken op deze arbeidsmarkt, dan zul je serieus aan de slag moeten met thema’s als ontwikkeling en betrokkenheid van medewerkers. Neem dit dus mee in je keuze voor een HR systeem. Het nadeel is dat je met meer leveranciers te maken hebt. Aan de ene kant kost dit meer tijd. Tegelijkertijd zijn zij expert in hun vakgebied en kunnen ze je vaak sneller en beter helpen bij specifieke vragen.
Je combineert HR systemen. In de praktijk zien we vaak dat organisaties kiezen voor een HRIS voor hun algemene personeelsadministratie. Daarnaast kiezen ze voor specialistische HR systemen op belangrijke HR thema’s. Deze systemen zijn doorgaans goed te koppelen met een HRIS. Zo benut je wel de expertise per HR systeem maar heb je geen extra administratieve handelingen of inlog-gedoe.
HR systemen vergelijken: dit past het beste bij jou
Om tot de beste keuze voor een HR systeem te komen stel je jezelf een paar vragen.
Tips
Wat wil je met een HR systeem bereiken?
Welk probleem heb je opgelost als je met het HR systeem werkt?
Welke HR ontwikkelingen voorzie je bij je organisatie?
Hoe kun je daar op anticiperen?
Antwoorden op deze vragen geven je een beeld van de noodzaak en wens voor een HR systeem. Ze geven je ook inzicht in wat je nu nodig hebt en wat in de toekomst.
Blijk je in de toekomst functionaliteiten te missen, dan kun je altijd overstappen naar een ander HR systeem. Bedenk wel dat je vaak vastzit aan een contractduur. Nu gelijk een duurzame keuze maken is dus wel zo handig.
Nou zullen budgettaire motieven ook een rol spelen. Het is daarom goed te weten dat de meeste HR systemen een modulaire opbouw kennen. Je kunt daarom nu al rekening houden met je wensen van de toekomst. Vaak kun je beginnen met een basispakket of instapmodel en van lieverlee functionaliteiten, modules of pakketten uitbreiden.
HR systemen voor performance, development en engagement
In deze vergelijking zoomen we in op HR systemen voor performance management, development en employee engagement. Vaak worden deze Engelse termen gebruikt. In de Nederlandse praktijk ondersteunen deze HR systemen bij:
functioneringsgesprekken
beoordelingsgesprekken
HR cyclus
talentontwikkeling
persoonlijke ontwikkeling
medewerkerstevredenheid of medewerkersbetrokkenheid
HR systemen die deze thema’s ondersteunen, richten zich er idealiter op dat medewerkers tot hun recht komen en hun talenten benutten. Medewerkers dragen zo optimaal bij aan de organisatie. Zeker in deze tijd van snelle ontwikkelingen en veranderend werk is het belangrijk om hier continu aandacht voor te hebben. Cruciaal dus om hiervoor het beste HR systeem te kiezen!
Kies een HR systeem voor organisatie, manager en medewerker
Ben je eruit dat je een specialistisch HR systeem zoekt voor performance management, development en engagement? Dan dient de volgende vraag zich aan: welk specialistisch HR systeem past het beste bij jullie organisatie?
Logischerwijs begin je te kijken naar requirements en functionaliteiten. Breng daar structuur in aan door te denken in doelgroepen. Hoe dient het HR systeem de verschillende doelgroepen? Betrek hen daarbij. Vul hun wensen niet allemaal zelf in, maar vraag er naar.
Tips
De organisatie Met ‘de organisatie’ bedoelen we de totale organisatie, vertegenwoordigd in directie, hoger management en Human Resources.
Denk vanuit de visie van de organisatie
Onderzoek leveranciers die passen bij die visie
Breng de data in kaart waar het HR systeem inzicht in moet geven
Maak een lijst van requirements
Verdeel die naar must haves, should haves en nice to haves
Een voorbeeld van een requirements list vind je hieronder
Voor het maken van een vergelijking op alle functionaliteiten houd je je requirement list bij de hand. Maar functionaliteiten alleen zijn geen garantie voor succes. In onze vergelijking van aanbieders kijken we daarom vooral naar andere punten.
Onderscheidende factoren
Inhoudelijke expertise
Klantenservice
Adoptiegraad
De laatstgenoemde ‘adoptiegraad’ is niet te onderschatten. Een HR systeem is uiteindelijk een middel om een doel te bereiken en geen doel op zich. Een overweging in je keuze is dus ook: gaan je mensen er mee werken?
Treams
Treams: onderscheidende factoren
Wat gelijk opvalt aan Treams is dat zij werken vanuit een mensgerichte visie. Ze combineren hun kennis van techniek met hun kennis van HR. Treams is daarmee niet alleen een software leverancier, maar ook een inhoudelijke HR partner. Treams heeft als enige partij een actieve online en offline klantcommunity.
Sterke punten
flexibiliteit van het platform
pulse surveys of MTO met optie voor anonieme dialoog
interactief
doelen alignment
skillsmodule en flexibele loopbaanpaden mogelijk
gebruiksvriendelijk
sterke analytics
AI functionaliteit voor het stellen van doelen
AI functionaliteit bij het geven van feedback
AI functionaliteit voor het maken van competenties
Verbeterpunt
Toevoeging van een assessment module zou Treams nog meer kunnen onderscheiden.
Treams: inhoudelijke expertise
Treams is een inhoudelijk sterke partij met veel kennis op het gebied van techniek, people, culture en change. Oprichtster en CEO Iris Zonneveldt heeft door de jaren heen diverse HR, tech en ondernemers awards gewonnen. Zij heeft haar kennis en visie verwerkt in het platform. Treams geeft gratis masterclasses over HR thema’s en biedt veel informatie op hun site aan. Hun inhoudelijke kennis zie je ook terug in het implementatietraject.
Treams: klantenservice
De klantenservice van Treams wordt erg hoog gewaardeerd: een score van 98,8% door klanten als gemiddelde waardering in Crisp chatservice.
Treams: adoptiegraad
Treams onderscheidt zich door een gedegen implementatie aanpak. Aan het begin van het traject biedt Treams een workshop Visie en Veranderen. Dat is de basis voor de inrichting van het platform. Ook biedt Treams trainingen over coachend leiderschap, feedback en het stellen van doelen. In de online klantcommunity staan templates, tips and tricks en best practices. Klanten zoeken ook elkaar op om van elkaar te leren. Motto van Treams: ‘lanceer je visie, niet een tool’.
Leapsome
Leapsome: onderscheidende factoren
Leapsome is een Amerikaans/Duitse leverancier met een internationale focus. Leapsome is beschikbaar in diverse talen. De website is alleen in het Engels of Duits. Dat neemt niet weg dat Leapsome zich ook richt op de Nederlandse markt. Leapsome heeft een wat meer OKR gedreven benadering.
Sterke punten
sterk modulair opgebouwd
internationaal georiënteerd
in veel talen beschikbaar
AI functionaliteit om 360 graden feedback te vertalen naar OKR’s
AI functionaliteit om comments uit een survey om te zetten naar een samenvatting
ROI calculator op de Leapsome website
veel koppelingen met andere HR systemen
Verbeterpunt
Leapsome is vrij complex en kan daardoor als minder gebruiksvriendelijk worden ervaren
Geen kantoor in Nederland
Leapsome: expertise
Op de website van Leapsome worden artikelen aangeboden over relevante HR thema’s. De artikelen hebben veel verwijzingen naar externe sites en zijn in het Engels geschreven. Ook zijn er Engelstalige podcasts te beluisteren.
Leapsome: klantenservice
De klantenservice van Leapsome wordt goed gewaardeerd. De klanten waarderen de supportafdeling met een 4,8 op een schaal van 5. Leapsome merkt daarbij wel op dat klanten pas persoonlijk worden ondersteund bij een minimale jaarlijkse contractwaarde van €6.000.
Leapsome: adoptiegraad
Klanten krijgen online informatie en instructies om Leapsome te implementeren. Bij een jaarlijkse contractwaarde van >€6.000 krijgen zij persoonlijke begeleiding. Daarbij zijn de organisatiedoelen leidend. Leapsome stelt samen met de klant een actieplan op voor de implementatie.
Learned
Learned: onderscheidende factoren
Wat opvalt bij Learned is met name het accent dat Learned legt op het verkrijgen van data. Het meten en verbeteren van prestaties en retentie staan centraal. AI functionaliteit voor het bouwen van je functiehuis is een key feature.
Sterke punten
AI functionaliteit voor het genereren van een functiehuis
AI functionaliteit voor het koppelen van KPI’s, competenties en vaardigheden aan functies
MTO
AI functionaliteit voor verbeteracties naar aanleiding van MTO resultaten
benchmark MTO
Verbeterpunt
Meer inzicht in de werking van de AI functionaliteit is wenselijk. AI kan leiden tot meer inclusie, maar het kan in de praktijk ook het tegenovergestelde bewerkstelligen.
Learned: expertise
Learned is, op het eerste gezicht, duidelijk een software platform. De inhoudelijke HR thema’s en visie op mensen in organisaties vinden we minder terug. Op de website van Learned worden enkele artikelen en gespreks templates gedeeld. Learned is vooral een objective driven platform.
Learned: klantenservice
Learned vermeldt geen scores voor klantenservice op de website. Google geeft evenmin reviews weer.
Learned: adoptiegraad
Learned werkt met een gepersonaliseerd implementatieplan per klant. Of hier een minimum contractwaarde voor geldt is niet bekend. Ook zijn er helpdesk video’s, webinars en artikelen. Daarnaast zijn er check-ins waarin data worden geanalyseerd en geoptimaliseerd. Voor zover bekend betreft de dienstverlening de technische implementatie en biedt Learned geen dienstverlening gericht op het inhoudelijke veranderproces.
Dialog
Dialog: onderscheidende factoren
Vergelijkbaar met Treams, wil Dialog het goede gesprek binnen organisaties bevorderen. Het platform faciliteert de gesprekken over performance en talentontwikkeling. In de markt wordt Dialog nog wel eens gezien als onderdeel van NMBRS, een HRIS met het accent op salarisadministratie. Dat is echter niet het geval. Wel heeft Dialog een koppeling met NMBRS, maar dat geldt voor veel van de leveranciers in deze vergelijking.
Sterke punten
eenvoudige interface
pulse surveys of MTO met optie voor anonieme dialoog
successie planning
link tussen salaris en KPI’s mogelijk
alignment van OKR’s
Verbeterpunt
Dialog heeft geen AI functionaliteit
Het volgen van de HR gesprekscyclus mist flexibiliteit
Dialog: expertise
Net als bij Treams biedt de website van Dialog veel informatie over de relevante HR thema’s. Niet alleen vanuit de techniek van het platform benaderd, maar ook vanuit HR inhoudelijk perspectief. Zo zijn er video’s, webinars en artikelen.
Dialog: klantenservice
Dialog geeft geen scores over ervaringen met de klantenservice weer.
Dialog: adoptiegraad
Dialog kent drie opties voor de implementatie:
Doe het zelf: de klant doet de implementatie zelfstandig
Samen: Dialog maakt het ontwerp en begeleidt leidinggevenden. Dialog speelt geen rol in de adoptie bij de klant.
Dialog: Dialog neemt de lead en zorgt voor de hele implementatie.
Voor zover bekend biedt Dialog geen HR inhoudelijke trainingen of workshops. Deze zouden de adoptie van het platform nog kunnen bevorderen.
Welder
Welder: Onderscheidende factoren
Welder is een beetje een vreemde eend in de bijt in deze vergelijking. Welder neigt namelijk naar een totaaloplossing. Welder richt zich niet alleen op functioneren en ontwikkelen, maar op interne communicatie binnen de organisatie in brede zin. Doelgroep van Welder zijn vooral organisaties met uitvoerende beroepen.
Sterke punten
veel mogelijkheden voor add ons
diversiteit aan modules, waaronder een LMS
digitale onboarding
intern communicatieplatform
medewerkersonderzoek
Vebeterpunt
Welder biedt veel en is daarmee een generalist. Op thema’s mist het daarmee de diepgang en opties van een specialistische partij.
Welder: expertise
Welder heeft een praktische aanpak voor organisaties met vooral uitvoerende beroepen. Inhoudelijke HR expertise staat minder op de voorgrond. Over HR vakinhoudelijke thema’s deelt Welder weinig tot geen kennis of expertise.
Welder: klantenservice
De klantenservice van Welder wordt beoordeeld met een 8,2.
Welder: adoptiegraad
Welder werkt met HR professionals en bureaus als partners. Partners van Welder dragen het platform van Welder aan bij hun klanten. Welder heeft een aantal online tutorials over het gebruik van de app voor beheerders, leidinggevenden en medewerkers.
Teampeak
Teampeak: onderscheidende factoren
Teampeak focust op groei, niet op controle. Net als Treams heeft Teampeak een mensgerichte benadering. Teampeak gaat uit van eigenaarschap. Groei en ontwikkeling staan aan de basis van performance.
Sterke punten
doelen alignment
coach marktplaats
opleidingengids gekoppeld aan competentiebibliotheek
positieve benadering
Verbeterpunt
Geen AI functionaliteit
De HR cyclus kan niet vooraf worden ingericht
Teampeak: expertise
De oprichter van Teampeak heeft een HR achtergrond en visie op mensen in organisaties. Dat is terug te zien in de benadering van de software. Tegelijkertijd is Teampeak een jonge organisatie in ontwikkeling. De inhoudelijke visie is nog niet overal omgezet in modules in de software. Een voorbeeld hiervan is een document dat de visie op MTO en pulse surveys beschrijft. In de software is deze module niet verwerkt. Een aantal modules en features worden nu ontsloten door koppelingen met andere apps.
Teampeak: klantenservice
Teampeak geeft een score van 9 aan op klantwaardering. Er wordt niet aangegeven op basis van welke criteria, aantallen of wijze die score tot stand is gekomen.
Teampeak: adoptiegraad
Teampeak neemt, evenals Treams, in het implementatietraject de visie van de organisatie als uitgangspunt. Een inhoudelijke voorbereiding is het startpunt voor het gebruik van Teampeak. Teampeak heeft een toolkit voor de implementatie.
Denk ook Security en Privacy bij de keuze voor een HR systeem.
Als je alle zaken op een rijtje hebt gezet en een keuze wilt maken, vergeet dan niet om ook te kijken naar Security en Privacy zaken. Dit is een minder sexy onderwerp, maar in de praktijk wel heel erg belangrijk. Check bij je keuze voor een leverancier daarom altijd het volgende:
is de leverancier ISO 27001 gecertificeerd?
is de leverancier GDPR (ook wel AVG) compliant?
wat is de uptime van de leverancier?
wordt de software door een externe partij gemonitord en structureel getest (pentest bijvoorbeeld)?
is Single Sign on mogelijk met 2FA?
kent de software verschillende autorisatieniveaus van gebruikers en beheerders?
is encryptie mogelijk?
hoe en hoe vaak worden backups gemaakt?
waar worden data opgeslagen?
Deze webpagina is geschreven door Iris Zonneveldt. De oprichter van Treams. Dit artikel is 1 juni 2024 voor het laatst geüpdatet. De volgende bronnen zijn geraadpleegd bij de totstandkoming van deze webpagina: Treams, PeopleManagingPeople, Capterra, PeopleHR. Zie je content die niet klopt? Of heb je vragen over deze content? Neem dan contact op via 040 744 08 88 of stuur een e-mail naar info@treams.nl.
Meer weten?Verken alle mogelijkheden en word een onvergetelijke werkgever met Treams!
Met de eenvoudige software van Treams geef je medewerkers wat hen écht motiveert: duidelijke doelen, feedback en ontwikkelperspectief.
Onze data vertelt je precies wat er speelt en hoe je het maximale uit je mensen haalt.