Feedback, Een hot topic. Of het nou digitaal of fysiek is, steeds meer bedrijven zijn er mee bezig. Het wordt tegenwoordig vaak zelfs gezien als dé manier om teamwork te verbeteren en personen optimaal te laten groeien en ontwikkelen. Echter merken wij in de praktijk vaak dat het voor velen toch moeilijk is om de juiste feedback te geven en vragen. Feedback waarmee je iemand helpt groeien en ontwikkelen. Wij geloven dat het begint met het vragen van feedback. Maar hoe stel je nou de juiste vragen zodat het de gewenste resultaten oplevert? Wij spraken met expert Yolande van der Veer over hoe je nou de juiste feedback vragen stelt.
Het belang van feedback vragen en geven
Waarom is het vragen en geven van feedback zo belangrijk? Yolande: “Wij mensen zijn sociale wezens. Wij willen graag een goede bijdrage leveren aan het werk wat we doen, of aan het team waar we in werken. Daar komt bovenop dat we graag waardering krijgen voor wat we doen. We willen gezien worden. Als je steeds checkt of je op de goede weg bent, geeft dat zekerheid. En daarmee groei je veel harder dan iemand die geen feedback ophaalt.” Het geven en ontvangen van feedback helpt dus bij de groei en ontwikkeling van medewerkers, maar ook bij de groei van teams en organisaties. “Feedback zorgt ervoor dat je niet vervalt in vaste patronen en niet vast komt te zitten in ‘hoe we het altijd al deden’. Iedere keer wanneer je mensen of teams aanspreekt op hoe ze het beter zouden kunnen doen of hen vraagt hoe je het zelf beter kunt doen, kom je een stapje verder. Maar daarvoor moet je wel de juiste feedback vragen stellen. Als je namelijk op de juiste manier feedback vraagt en geeft komt er meer dynamiek en vertrouwen tussen mensen. Dat vertrouwen zorgt er weer voor dat je sterkere verbindingen krijgt tussen mensen, mensen meer tegen elkaar durven te zeggen en dat maakt een team sterker.”
Angst
Feedback vragen is eng en vooral wanneer je het nog nooit hebt gedaan. “Het voelt alsof je ineens met je andere hand moet gaan schrijven, heel ongemakkelijk dus. Het is anders en je moet er echt aan wennen, maar als je het feedback vragen eenmaal onder de knie hebt is het enorm verrijkend”, vertelt Yolande. “Daarnaast ben je echt niet de enige die feedback geven en vragen eng vindt. Het is fijner om te bedenken dat het je uiteindelijk heel veel oplevert. Een beetje zoals het behalen van je rijbewijs; als je het rijden onder de knie hebt, heb je er een leven lang plezier van. Dat geldt ook voor feedback vragen.”
Feedback = vragen stellen
Het moment is nooit verkeerd om feedback te vragen. Wat wel belangrijk is is dat je de ander de tijd geeft om een goed antwoord te formuleren. Maar verder: just start asking, “Begin gewoon met het stellen van vragen! En dan vooral vragen over dingen waar je het antwoord écht van wilt weten. Bedenk wat je leerpunten zijn, aan wie je feedback wil vragen, wanneer je het wilt vragen en hoe (bijvoorbeeld schriftelijk, mondeling of met een app) . Maar het belangrijkste is: maak het vooral leuk!” vult Yolande aan.
De juiste vragen stellen
Wij geloven dat feedback begint bij vragen stellen. Maar hoe doe je dat nou: de juiste feedback vragen stellen? Vragen die ervoor zorgen dat je waardevolle feedback terugkrijgt. Yolande: “Als je jezelf serieus neemt in waar je in wilt groeien, zal de ander dat ook doen. Daarnaast is het goed om open feedbackvragen te stellen die beginnen met: hoe, waarom, wat, waar, wie, wanneer en hoezo. Daarmee vraag je de ander om zijn gedachten te verwoorden en krijg je de meest eerlijke feedback terug. Een andere tip is om aan te geven hoe je je ergens over voelt. Bijvoorbeeld: ‘ik heb de indeling van mijn presentatie niet goed verwoord, ik voelde me daar onzeker over. Heb jij dat ook gezien? Hoe zou ik dat beter kunnen doen?’.” Op de vraag wat het maximaal aantal feedbackvragen is dat je moet stellen in één verzoek heeft Yolande een duidelijk antwoord: “Het gaat denk ik niet om het aantal, maar om de kwaliteit. Het hangt natuurlijk ook van het doel af. Voor een gesprek met je manager mag je bijvoorbeeld gerust doorvragen, maar als het gaat om snelle feedback aan een collega zou ik niet gauw meer dan drie vragen stellen.”
Ga het gesprek aan
Ook bij feedback vragen gaat het uiteindelijk om het gesprek dat je met elkaar hebt. Met tooling kan je dat ondersteunen, maar het is belangrijk om altijd over de feedback een 1-op-1 gesprek aan te gaan. Yolande vult aan: “Feedback kan wel eens verkeerd geïnterpreteerd worden. In een gesprek is dat natuurlijk gemakkelijker te voorkomen dan wanneer je het via een app of op papier doet. Ga altijd het gesprek aan, vooral als je het idee hebt dat je boodschap niet overkomt zoals je hem bedoeld hebt. Anders gaat de feedback een eigen leven leiden en dat is niet wat je wil. Controleer bij je gesprekspartner of hij/zij je goed heeft begrepen.”
Nog een laatste tip van Yolande: “Vergeet niet om mensen te bedanken voor hun moeite en feedback. Ook al is het misschien niet helemaal wat je ervan gedacht had. Laat bijvoorbeeld weten wat je met de feedback gedaan hebt. Zo bouw je een versterkende relatie op.” Succes met het vragen van feedback!