Bij Bufab Flos hebben managers hun overzicht weer terug

Alles werd vastgelegd. Er gebeurde alleen niks.

Marie-José van Eck startte ruim vier jaar geleden bij Bufab Flos, net na de fusie van Flos en Bufab Benelux. De organisatie zocht een strategisch partner, en de Managing Director wilde people aan de MT-tafel brengen. Inmiddels werken er zo'n 140 mensen in Eindhoven, met tien nationaliteiten en een sociale inslag die er altijd al was.

Aan aandacht voor mensen lag het bij Bufab dus niet. Toen Marie-José in 2022 begon, werden er al gesprekken gevoerd: een functioneringsgesprek in juni en een eindejaarsgesprek in december. De uitwerking gebeurde in Word en verdween in het personeelsdossier. "Maar op deze manier verandert er natuurlijk niks", zegt ze. "Er is geen automatische opvolging. De manager of de medewerker moet er zelf aan denken: oja, we hadden nog wat afgesproken, daar moeten we op terugkomen." In de praktijk gebeurde dit natuurlijk niet. Wat ze terughoorde op de werkvloer: er is mij een training beloofd, maar er gebeurt niks.

In het najaar van 2022 startte Bufab Flos met de implementatie van een softwarepakket. Dit was al besloten voordat Marie-José startte. Een verbetering ten opzichte van Word, maar in de praktijk liep het vast. Het systeem was niet intuïtief: een manager die ook medewerker is, moest omslachtig tussen rollen schakelen, en HR kreeg er de vragen over. Er zat geen echte trigger tot opvolging in, en afgeronde doelen verdwenen simpelweg uit beeld, terwijl die nodig zijn om goede gesprekken te blijven voeren. Verder kon het systeem te weinig. Geen AI-ondersteuning, geen 9-grid. En wilde je iets aanpassen, dan moest dat via de leverancier.

Vorig jaar stelde ze zichzelf de vraag: "Ga ik door met iets waar ik zelf bijna niet meer in geloof, of ga ik om?" Ze ging om.

Gekozen mét de managers, niet vóór ze

De aanleiding was groter dan de software alleen. Bufab Flos scherpte zijn leiderschapsvisie aan: elke dag bezig zijn met het verbeteren van je team. Dit vraagt de nieuwe generatie die we graag als talent aan ons binden, maar ook onze klanten zijn veeleisend als het gaat om kwaliteit. ASML is daar wellicht het bekendste voorbeeld van. Daaruit volgde ook het strategische beleid: standaardiseren, digitaliseren en AI gebruiken waar het kan. "Dan zoek je ook software die dat ondersteunt", zegt Marie-José. "Je wilt vanuit HR je managers helpen om hen met hun teams hun allerbeste werk te laten doen. Want zij hebben ongelooflijk veel op hun bord liggen."

Vanuit die visie volgden de eisen die ze aan software stelde om haar managers zo goed mogelijk te ondersteunen. Toevallig kende ze Treams al, omdat ze Iris ooit had zien spreken op een event. En toeval wilde dat er intern al een ambassadeur rondliep: een manager die na tien maanden bij een andere werkgever terugkwam, waar ze met Treams had gewerkt. "Zij zei: dat is veel fijner. En ze was meteen veel actiever met haar team bezig dan de andere leidinggevenden."

Uiteindelijk maakte Bufab Flos de keuze voor Treams samen met de General Manager Operations, HR en de managers. Juist die laatste groep is misschien wel de belangrijkste: dat zijn de mensen die erin moeten geloven en het voor je moeten doen.

Van strategie naar dagelijkse operatie

Ook in de implementatie trokken alle lagen samen op. We deden de tweedaagse workshop met onze General Manager, HR en een manager. De sessies van Marlie waren heel inspirerend. "Interactief, leerzaam en gewoon erg leuk. We kwamen alle drie op beide dagen vol inspiratie thuis."

De toegevoegde waarde zat voor haar in het uitzoomen. Niet direct beginnen met de implementatie van nieuwe software, maar echt stilstaan bij: hoe past dit bij onze strategie? Wie moeten dit gaan gebruiken? Hoe past dit binnen ons werk? "Zo bouw je uiteindelijk een sterk fundament. Vanuit daar maak je de vertaling naar individuele doelstellingen en dagelijkse operatie veel makkelijker. Want mensen willen weten: what's in it for me?"

De tweedaagse was interactief, leerzaam en gewoon erg leuk. We kwamen alle drie op beide dagen vol inspiratie thuis. Twee dagen nadenken over wat wij als organisatie willen terugzien: die luxe hebben we normaal nooit.

Vlak voor de livegang organiseerde Bufab Flos een testmiddag met tien medewerkers uit de operatie én van kantoor, begeleid door Aafke en met iemand van techniek van Treams erbij. Kleine, praktische issues werden direct getackeld of meegenomen om te verbeteren. "Ik voelde de betrokkenheid enorm. Die mensen voelden zich al een soort ambassadeur." Tot slot was er de deepdive van Lizanne voor alle leidinggevenden, in twee groepen met elk een heel eigen dynamiek. "Inspirerend, en nodig om de leidinggevenden echt aan te zetten. Lizanne voelde bij allebei goed aan wat nodig was."

Managers hebben hun overzicht weer terug

Op 15 juni ging Bufab Flos live, bewust vlak voor de zomer. Zes weken later stond de teller op 360 doelen en waren 97 van de 122 gesprekken gestart of afgerond. Bij assemblage waren twee weken vóór de deadline op twee na alle gesprekken gevoerd.

Wat ze terughoort, is overwegend enthousiasme, vooral over de AI-ondersteuning. Het mooiste moment kwam van de manager Business Development, verantwoordelijk voor heel sales, die elk half jaar vastliep op de gesprekkenronde. "Die kwam dolenthousiast met zijn laptop naar me toe: dit is echt zo fijn, ik heb mijn overzicht terug. Daar doe ik het voor."

Managers hebben ongelooflijk veel op hun bord. Juist daarom helpt de AI enorm: bij het opstellen van doelen en subdoelen, bij het samenvatten en met het opnemen van gesprekken.

De grootste verandering zit onder de cijfers: de medewerker is aan zet. Wie zich wil ontwikkelen, neemt zelf eigenaarschap, en managers leren loslaten dat ze alles aan de voorkant willen voorbereiden. Verder kijkt Marie-José al vooruit naar de volgende stappen, zoals de competentieprofielen en de vaardighedenmatrix. "Ik heb er alle vertrouwen in dat we over een jaar zoveel meer informatie hebben, dat we echt grote stappen kunnen maken."