Bij Van Oers ging de cyclus van HR-gestuurd naar eigen regie

Een cyclus die op HR leunde

Bij Van Oers is AFAS het HRIS. Daar staan de personeelsgegevens, de salarisverwerking en het personeelsdossier. Ook de gesprekkencyclus liep jarenlang via AFAS. Brenda van der Vinde werkt er volgend jaar twintig jaar en zag het kantoor groeien van 150 naar 600 medewerkers. Samen met Brenda Verberk-Lutters, die sinds 2023 bij Van Oers werkt, ontwierp zij een nieuwe cyclus die past bij hun nieuwe visie.

In de oude opzet begon een gesprek pas als iemand zelf het formulier opstartte. HR stuurde de herinneringen met de hand, per mail. Het formulier bestond vooral uit een veld voor het verslag en een score op de oude competenties. Dat gaf veel vrijheid, en daar konden niet alle medewerkers goed mee omgaan. Voor HR was ook moeilijk te zien welke gesprekken al gevoerd waren. "Het was heel facultatief", zegt Van der Vinde.

Zo werd het gesprek vooral iets om af te vinken, terwijl Van Oers juist een doorlopend gesprek over groei en ontwikkeling wilde.

Waar de nieuwe visie om vroeg

Uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek kwam een duidelijk signaal: mensen wilden meer weten over hun ontwikkelmogelijkheden en hun doorgroeiperspectief. Vooral de jongere collega's vroegen om meer gespreksvoering.

Maar er gebeurde meer. We hadden een persoonlijk kompas geïntroduceerd: een vaste set vragen waarmee iemand zelf bepaalt waar hij naartoe wil, wat hij daarvoor nodig heeft en wie hij daarbij nodig heeft. Er kwam een nieuw functiehuis, met nieuwe competenties eraan gekoppeld. Daarnaast liepen talentontwikkeling, groeipaden en leiderschapsontwikkeling als losse projecten.

Het lag voor de hand om dat allemaal op één plek samen te brengen. Het kompas bestond nog uit een PowerPoint en een vragenlijst, en dat wilden ze digitaliseren. Ook voor de competenties en de groeipaden zochten ze een plek waar medewerkers er zelf mee aan de slag konden.

Daarom kozen ze ervoor om naast AFAS een platform te zoeken dat speciaal voor ontwikkeling en gesprekken is gemaakt.

Onze visie is dat iedereen talent heeft. Of je nu horizontaal of verticaal wilt groeien, het gaat om de beste mensen op de juiste plek.
Brenda Verberk-Lutters

Waarom het Treams werd

Van Oers onderzocht meerdere platformen en keek daarbij niet alleen naar functionaliteit. Drie punten gaven de doorslag.

Het eerste waren de AI-mogelijkheden. Gesprekken opnemen, een samenvatting laten schrijven, geholpen worden bij het formuleren van doelen. Ieder uurtje telt binnen onze business, dus hoe minder administratie, hoe beter.

Het tweede was de koppeling met AFAS. Ondanks dat voor performance management we overgingen op een ander systeem, blijft AFAS de basis als HRIS. Taken moeten over en weer geschoten worden en de gegevens moeten aan beide kanten kloppen. "Accountancy is toch nog wel een beetje controlerend", zegt Van der Vinde. "De gesprekken moeten uiteindelijk ondertekend worden in het dossier. Het moet formeel bevestigd worden." Een afgerond gesprek staat zo ondertekend in beide systemen.

Het derde punt ging om initiatief. De meeste systemen sturen vanuit HR. Treams legt de regie bij de managers en medewerkers, en ondersteunt hen om alles zo makkelijk mogelijk te maken.

Wat er nu anders is

Inmiddels is er veel veranderd bij Van Oers. De nieuwe cyclus ging per 1 januari live en loopt in drie gesprekken: het kompasgesprek, het koersgesprek en het performancegesprek.

De formulieren geven nu meer richting en komen voort uit de eerder gevormde visie. Dat klinkt klein, maar het verandert het gesprek. "Het geeft managers meer handvatten om het goede gesprek te voeren en verdieping te vinden", zegt Verberk-Lutters. Mensen bereiden zich voor, omdat er iets is om je op voor te bereiden.

En voor HR is het najagen en herinneren een stuk minder geworden. Wat voorbereid moet worden, wordt als taak klaargezet. Reminders gaan automatisch. En de tijdlijn is overzichtelijk, waardoor HR beter kan monitoren dan voorheen. Ook zien ze dat medewerkers nu meer initiatief nemen en hun gesprekken zelf inplannen zodat er niet telkens herinnerd hoeft te worden door HR of managers.

Wat mensen in het medewerkerstevredenheidsonderzoek vroegen, structuur en zicht op hun ontwikkeling, is precies wat ze nu terugkrijgen. Welke functies er nog meer zijn, welke stappen mogelijk zijn, welke competenties daarbij horen.

Het mooie is dat alles elkaar nu versterkt, in plaats van los naast elkaar te staan. En dat het samenkomt op het moment dat het ertoe doet: in het gesprek zelf.