De prompt die je managers gebruiken voor hun 1-op-1. Nu met HR erin.

Je hoort het niet, want niemand vertelt het. Maar de manager met een 1-op-1 om half tien en vijf minuten om zich voor te bereiden, plakt zijn notities in ChatGPT en vraagt: waar moet ik het over hebben?

Dat is niet lui. Dat is precies wat je zou doen met vijf minuten.

Alleen zitten er dertig van die managers in je organisatie. Dertig eigen promptjes, dertig manieren om een gesprek in te richten, en geen enkele die iemand van HR ooit heeft gezien. Het beleid waar je een half jaar aan hebt gewerkt zit er in geen van die dertig.

Een prompt zonder kader geeft een voorbereiding zonder bodem

Vraag een AI-tool om vragen voor een 1-op-1 en je krijgt vragen. Nette vragen zelfs. Hoe gaat het met je? Waar loop je tegenaan? Wat heb je van mij nodig?

Ze passen op elk teamlid. Dat is het probleem.

De tool weet niet wat er in maart is afgesproken. Niet welk doel is bijgesteld, niet welke feedback er twee weken geleden binnenkwam, niet dat dit de derde keer is dat hetzelfde onderwerp terugkomt. Wat de tool niet weet, vult hij aan met wat gemiddeld waar is.

Het klinkt als een goed gesprek. Het is een gesprek over niemand.

Wat er in de prompt zit

De prompt bestaat uit vijf blokken. Ze staan in de download uitgeschreven, met per blok waarom hij erin zit.

1. De rol en het kader

Wie de AI is, voor wie hij werkt en wat een 1-op-1 bij jullie is. Zonder dit valt de tool terug op een Amerikaanse coachingstijl die niet past bij hoe jullie werken.

2. Wat de manager aanlevert

Vier dingen die de manager erbij plakt: de afspraken van vorige keer, de lopende doelen, recente feedback en wat hem zelf opvalt. Dit is het deel dat de meeste managers overslaan, en precies het deel dat het verschil maakt.

3. De talking points

De onderwerpen die bij jullie in elk gesprek horen. Hier vervang je onze voorbeelden door die van jou. Dit is de plek waar je beleid de prompt in gaat.

4. Het format van de uitkomst

Een voorbereiding van één A4: openingsvraag, drie onderwerpen met de aanleiding erbij, en de vraag die de manager liever niet stelt. Geen essay dat toch niemand leest.

5. De grenzen

Wat de AI niet doet. Geen oordeel over de medewerker, geen beoordelingstekst, geen conclusies die de manager zelf hoort te trekken. De manager voert het gesprek, de tool bereidt het voor.

Zo maak je hem eigen

Vervang de talking points door die van jullie. Kies of je hem in het Nederlands of het Engels deelt. En zet hem op de plek waar je managers al kijken: het intranet, de onboarding, of gewoon de mail waarmee je de volgende ronde aankondigt.

Waar een prompt ophoudt

Bij context. De prompt is zo goed als wat de manager erin plakt. Dat betekent dat hij elke keer opnieuw de afspraken, doelen en feedback moet opzoeken en overtypen. De eerste keer doet hij dat. De vierde keer plakt hij alleen zijn eigen notities erin, en dan ben je terug bij de nette vragen die op iedereen passen.

In Treams staan de talking points al klaar, ingericht door HR. Treams AI gebruikt ze samen met wat er al ligt: eerdere gesprekken, doelen, feedback. De manager opent het gesprek en de voorbereiding staat er. Niks opzoeken, niks overtypen.

En wat de AI niet doet, doet hij ook daar niet. Geen oordeel, geen beoordelingstekst. De mens blijft aan het stuur.

Wil je zien hoe dat eruitziet? Een half uur is genoeg. Plan een demo